「基幹システムとは何ですか？」と聞かれて、以下の点について明確に回答できる経営者は少ないのではないでしょうか。

• どのようなシステムであるか
• どのような機能があるか
• デメリットや注意点は何かに

実は、基幹システムには多くのメリットがあるため、知らないことは今の建設業界を生きるならば大きな損失です。

そこで、この記事では以下の点について解説します。

• システムの概要について
• メリット・可能になること
• どんな機能があるか
• デメリット・注意点
• 選ぶポイント

ちなみに、リフォーム統合管理システムSAKSAKというシステムはこれらの点で威力を発揮します。

記事を読み終わるころには、SAKSAKを含む基幹システムの利点について把握できていることでしょう。

基幹システムとは何か①…システムの概要について

基幹システムは企業の基幹となる業務を管理するシステムです。

ところで、建築会社の業務の例を考えると、次のものが重要です。

• 顧客管理
• 施工管理
• 資金管理

これらが上手く行かないと、状況によっては会社そのものが回りません。

実際、資金管理がドンブリ勘定過ぎて、施工が終わる頃に赤字になることが分かり、対処に苦労した…といった事例があります。

しかし、ここに基幹システムを導入するならば、資金管理も見えやすくなり、ミスも低減されるのです。

基幹システムとは何か②…メリット・可能になること

さて、基幹システムの導入によるメリット・可能になることは次の4点が主な点です。

• 業務の効率化
• 業務の標準化
• 情報の一元化
• 情報の可視化

イメージ的には次の図となります。

それぞれについて解説します。

業務効率化

基幹システムによって可能になる第1の点は業務の効率化です。

建築業の仕事は人・モノ・カネが複雑に入り混じっています。

例えば、ある会社には人件費込みで丸ごと発注する場合があり、別な会社には資材だけ発注したりと、実に多種多様。そのため、案件が混同してしまいやすいです。

しかし、基幹システムは発注管理や資金管理の機能があるのでミスが少なくなります。

このように、様々な業務のミスは減るため、基幹システムよって業務効率はアップするのです。

• 関連記事：工務店の業務効率化で会社の悩みを一気に解決！！

業務の標準化

業務の標準化も可能です。

業務の進め方が部門間で違うことは経営管理の上でマイナス要因です。

例えば、工務部門と営業部門の間で進め方の認識が違っていたならば、混乱することがあるかも知れません。

特に、人事異動の後などは危険です。

しかし、業務の標準化が出来ているならば、部門間での認識のズレが無くなるので、混乱するリスクが大きく下げられます。

このように、業務の標準化は非常に大切。基幹システムによって可能となるのです。

• 関連記事：建設業の業務標準化とは？実施メリットや目的、標準化の進め方を解説

情報の一元化

基幹システムを導入すると情報の一元化も可能です。

情報を一元化すると様々な部門から閲覧が可能となるので、会社内の風通しが良くなります。

例えば、営業が打ち合わせた工事のスケジュールを工務部門が把握していないと、社内が混乱してしまいます。

しかし、営業の打ち合わせ内容を開示するならば、工務部門も動きやすくなり、混乱することは無くなります。

このように、情報の一元化は重要です。基幹システム導入によって生まれる大きなメリットなのです。

• 関連記事：業務効率化に必要な一元管理とは？システムのポイントも併せて解説

情報の可視化

情報の可視化においても基幹システムは有益です。

複雑な数値は見てもイメージがなかなか出来ません。

そのため、数値を比較するときなど、見誤ってしまうこともあり得ます。

そして、そのようなミスは時として大きな弊害にもなり得るのです。

しかし、数値データを可視化して共有できれば、そのようなミスは大きく減ります。

しかも、意思決定もスピーディーになり、大きなメリットとなるのです。

• 関連記事：建設業の可視化とは？可視化する目的や成功させるポイントを解説

基幹システムとは何か③…どんな機能があるか

ここで、基幹システムの機能の代表例を3つに分けて挙げてみます。

次の表は基幹システムの機能を「営業・工務関連」「事務関連」「資金関連」を表にまとめたものです。

 

営業・工務関連	事務関連	資金関連
顧客管理 進捗管理	書類作成 写真管理 帳票作成	見積り作成 発注管理 入出金管理

 

いずれも標準化・共有されていれば業務の効率がアップする機能と言えます。

例えば、紙ベースの顧客リストを作ったとしても、共有化されていなければ情報が混乱してしまい、場合によっては顧客に迷惑を掛けてしまいます。

しかし、基幹システムを導入すれば、そのようなリスクは発生しません。

基幹システムの導入のメリットは機能の幅だけ増えます。導入は企業を有利な立場にするのです。

基幹システムとは何か④…デメリット・注意点

基幹システムにもデメリットは存在します。次の点が弱点です。

• 導入コストが必要
• 操作には慣れが必要

それぞれについて解説します。

導入コストが必要

新しいシステムの導入にはコストが掛かってしまいます。

仮に、コストの割に機能が劣っているならば、経営の足を引っ張りかねません。

「1番費用の掛かるシステムが優秀」と思うかも知れませんが、必ずしもそうとは限りません。コストを抑えた高性能のシステムもあるのです。

いずれにせよ、費用対効果の低いシステムの投入は良くありません。導入の際には費用対効果をしっかりと調べましょう。

操作には慣れが必要

新しいシステムは操作に慣れが必要です。

慣れる時間はシステムによっても異なりますが、場合によっては数ヵ月に及ぶこともあり得ます。

当然ながら、そのようなシステムではパフォーマンスが上がりません。経営の足を引っ張ってしまうこともあるのです。

システム導入を検討する際には、視覚的に認識しやすいなど、操作の点でも工夫をしたシステムを選びましょう。

基幹システムを選ぶポイント

次に基幹システムを選ぶポイントを挙げてみましょう。

主な選ぶポイントとしては次のような点があります。

• 自社の弱点をカバー出来るか
• 機能面で十分か
• 使いやすいか
• サポート体制はどうか
• コストパフォーマンスはどうか

それぞれについて確認します。

自社の弱点をカバー出来るか

自社の弱点をカバー出来るかは大きなポイントです。

例えば、情報の一元化に弱い会社が一元化に成功したならば業務効率がアップします。

また、写真や図面などの管理に弱い会社が導入したならば、会社としての体力アップに繋がります。

このように、システムが弱点をカバー出来るかは大きなポイント。システムを選ぶ上で重要なのです。

機能面で十分か

機能面で十分であることも重要なポイントです。

特に、自社の弱点を網羅したシステムを選ぶことは重要となります。

仮に、機能面で劣るならば、業務の効率化が上手く行かず、せっかくのシステム導入の意味が半減してしまいます。

システム選定の際には機能について確認し、十分なものを選びましょう。

使いやすいか

使いやすさも大きなポイントです。

前述のように、新しいシステムは操作に慣れるのに時間が必要です。

その点、使いやすいシステムであれば、慣れるのに時間は掛かりません。

視覚的なイメージで分かるシステムが慣れやすいのでオススメです。

サポート体制はどうか

サポート体制も選ぶ上で大きなポイントです。

新しいシステムを十分に活用するためには支援が必要ですし、トラブル発生の際にも対応が必要です。

仮にサポート体制が不十分であればパフォーマンスは上がりませんし、トラブルが発生したら大変な事態になり得ます。

その対策として、会社としてのサポート体制は重要。選ぶ上で重要なポイントなのです。

コストパフォーマンスはどうか

コストパフォーマンスも重要なチェックポイントです。

設備の導入には費用対効果の確認が不可欠。機能面で十分であるかの確認と同様に、コストパフォーマンス性も重要なのです。

仮に、コストが合わなかったら、効果が期待出来ても魅力は薄れます。

まとめ

基幹システムについて取り上げました。

基幹システムの概要からメリット・デメリット、そして選ぶポイントが把握出来たことでしょう。

また、SAKSAKの持つ利点もイメージ出来たのではないでしょうか。

今は基幹システムが多く出ていますが、SAKSAKは機能からコストまで優れたシステムです。

導入を検討する際には、ぜひともご相談ください。