建設業界では人手不足が慢性化し、業務効率化や生産性向上が早急の課題となっています。

その障壁となるのが「業務の属人化」です。業務を属人化させていると業務手順や進捗状況が特定の人にしかわからず、担当者の負担も大きくなります。

人手不足のなかで効率よく業務を行うためには「業務標準化」が必要不可欠です。

業務を標準化すれば業務効率化や生産性向上だけでなく、属人化の解消など多くのメリットが得られます。

この記事では業務標準化の概要や目的、実施メリット、標準化の進め方についてわかりやすく解説しています。

「特定の人にしかできない作業がある」「担当者によって成果物にばらつきがある」など属人化による問題を抱えている建設業者の方はぜひ参考にして下さい。

業務標準化とは

業務標準化とは社員全員で共通の基準を定め、その基準をもとに誰もが業務を習得し実行できる状態をいいます。

共通の基準とは、社員全員でどうやるべきか、どういう手順で行うかなど最適な基準を決めたマニュアルのことです。

同じ業務であっても人によってやり方が違ったり、職人のようにその人にしかわからなかったりする、いわゆる属人化を解消する手法が業務標準化になります。

業務標準化には次の2つの手法があります。

業務フローの標準化

業務フローの標準化とは、業務の流れを見える化して、誰もが内容を把握できる状態にすることです。

業務内容を把握していなければ、担当者が入れ替わったときに作業の引き継ぎがスムーズにできず、現場の作業効率が悪くなります。

そうならないためにも、最適な業務フローを設計し、会社全体で業務に対する認識や考え方を同一化することが重要です。

タスクの標準化

タスクの標準化とは、誰がいつ作業をしても、同じ品質をキープできる状態にすることです。

異動や退職で担当者が変わったり、新入社員が配属されたりした場合でも、マニュアルを用いて誰もが業務に携われる環境を作ります。

そのためには、社員によって作業効率や品質にばらつきが出ないように、誰が見てもわかりやすいマニュアルや作業手順書の作成が必要です。

業務標準化の目的・理由

業務標準化を進める理由は属人化の解消です。

業務が属人化していても仕事は回せますが、人に頼り切って業務をこなしているとさまざまなリスクが生じます。

例えば、スキルを持った人が急に退職したり、病気で休職したりした場合に引き継ぎが上手く行えず、作業ミスや対応の遅れが発生するかもしれません。

また、社員のスキルや知識によって作業時間や品質、作業量が偏る可能性もあります。

品質や仕上がりが不安定になれば、顧客からの継続依頼や信頼がなくなり、売上に大きく影響します。

そうならないためには、人に頼り切った体制から組織的に業務標準化を進めて、安定的な体制に変えていく必要があるでしょう。

このように業務標準化には作業効率や品質の向上だけでなく、急な人員変更にもスムーズに対応できるといった目的があります。

業務標準化のメリット・効果

業務標準化を進めると次のようなメリットや効果が生まれます。

• 品質が安定する
• 属人化を解消
• 業務効率の向上

どのようなメリットが得られるのか、わかりやすく解説します。

品質が安定する

業務標準化の実行により、全員が同じ手順で業務に取り組めるため、個人差による作業のばらつきがなく、会社全体の業務品質が安定します。

業務品質が安定するとミスや不具合がなくなり、顧客からの信頼を得て売り上げや利益拡大が期待できるでしょう。

属人化を解消

業務標準化はマニュアルや作業手順書の作成など、誰にでもできる環境づくりを行うため、特定の人にしかできなかった仕事をなくし属人化を解消できます。

人任せの仕事をしていると、急に担当が変わった場合、速やかに対応できません。また、その人ばかりに仕事が集中すると残業時間が増加するなど社員のモチベーションや満足度も低下しかねません。

業務標準化の実施は特定の人に頼る属人化を解消し、社員全員で業務に取り組める体制づくりを可能にします。

業務効率の向上

業務標準化は次のような状況を生み出します。

• 仕事の幅が広がる
• 作業内容がわかる
• 誰にでも取り組める

そのため、時間配分を考えながら作業をこなしたり、次の段取りを並行して進めながら仕事を回したりできるため、効率的に業務を行えるでしょう。

多くの仕事に携われることで社員にやりがいや自信、積極性が生まれます。

また、適切な業務フローは無駄な作業を削減でき、社員一人一人の業務負担も軽減（業務負担の分散化）できるでしょう。

業務標準化を進める5つのステップ

業務標準化は前述したように、共通の基準を定めて社員全員で共有することです。下記は業務標準化を具体的に進めていくための5つのステップです。

1. 現状把握・業務の洗いだし
2. 標準化する業務の選定
3. 業務フローの整理
4. 業務フロー・マニュアル作成
5. 定期的な見直し・改善

1と2は共通の基準を決める準備段階、3で共通の基準を決めます。4で社内共有を行い、5は業務標準化の状態を維持していく段階になります。

各ステップについて解説します。

1.現状把握・業務の洗い出し

社内でどのような業務が行われているか、どの工程が遅れやすいか、属人化している業務はないかなど業務状況の全体像を把握します。

すべての業務を標準化するためには時間もコストもかかるだけでなく、社内で徹底できずに挫折してしまう可能性があります。

そのため、標準化する対象業務の内容や作業手順を洗い出して、分析し見える化することが大切です。

2.標準化する業務の選定

1のステップで整理した結果から、次のような業務に対して標準化に取り組む優先順位を決めていきます。

• 属人化している業務
• 工程が遅れやすい業務
• ムダが多い・手間がかかる業務
• 品質にばらつきがある業務

標準化の成果がでやすい業務から選ぶと、成功事例となって社員のモチベーション向上につながるでしょう。

いきなり、多くの業務標準化を目指しても、上手くいかない可能性があります。まずは優先順位や緊急度の高い業務から標準化を進めるべき業務を選択して下さい。

3.業務フローの整理

標準化する業務が決まれば、次に業務フローの整理を行います。

まず、作業担当者にヒアリングを行って、業務内容や作業手順を明文化します。ただ単に作業の流れだけを確認するのではなく、作業のコツや注意点も合わせて整理しておくことが重要です。

作業のコツがわかっていると業務をスムーズに行えるだけでなく、作業に慣れていない社員が行っても安定した品質を保てます。

また、業務フローを整理するときには専門用語などの難しいことばを避けて、誰が見てもわかりやすい内容を心がけましょう。適宜、写真などを盛り込むと全体像が掴みやすくなるのでオススメです。

4.業務フロー・マニュアル作成

業務フローの整理が終われば、マニュアル作成に移ります。マニュアルが出来上がれば、誰もが業務を行える状況になり、業務標準化の根幹となる段階です。

いきなり完璧なマニュアルを作成することは困難なので、まずは業務の簡単な流れを記載しておいて、少しずつプラスしていきながら完成形に近づけていくと良いでしょう。

マニュアルには次のような項目について記載します。

• 業務の概要
• 作業目的
• 具体的な業務の流れ
• 具体的な業務手順
• 注意点
• 作業のコツ
• トラブル対処法

マニュアルの読み手は業務については全くの素人かもしれません。そのような目線で未経験者でもわかりやすい構成に仕上げることが大切です。

5.定期的な見直し・改善

業務標準化はマニュアル作成が目的ではありません。

マニュアルを元に業務を実践してみると、問題のある箇所や改善ポイントが見えてきます。マニュアルが完成したからといって安心していると、予期せぬ事態やトラブルが発生するかもしれません。

前述した業務標準化の3つのメリット（品質が安定する・属人化を解消・業務効率の向上）が得られるように、社員と定期的に意見交換を行いながら、内容の見直しを繰り返してマニュアルの改善に努める必要があります。

まとめ

この記事では業務標準化の概要や目的、メリット、標準化の進め方について解説してきました。

業務標準化の実施には、業務効率・作業性の向上や品質の安定化などの効果があり、属人化の解消に有効的です。

特に建設業の場合は業務内容が多岐にわたるため、適切な標準化が求められます。

適切に業務標準化を進めていけば施工品質も安定し、顧客満足度の向上に加えて、更なる企業成長と収益アップが期待できるでしょう。

今回の記事を参考にして、社内の業務標準化に取り組まれてはいかがでしょうか。