• タスクを 細かく管理できていない
• 管理は紙ベースもしくはエクセルなどに頼っている
• そもそも管理のやり方が分からない

リフォーム業など建設業界における業務は非常に多くのタスクを抱えています。

システムを上手に活用すれば、皆様の会社の管理業務が驚くほど楽になります。

この記事ではシステムを活用した一元管理と、業務効率化の方法について詳しく解説します。

一元管理とはどういうこと？

一元管理とは経営における「ヒト・モノ・金・情報」などを集中的に管理することです。

複数に分かれた管理項目を一か所にまとめて運用することで業務効率化が図れます。

この記事では一元管理を行うポイントやメリット・デメリットについて詳しく解説します。

建設業こそ一元管理が必要

慢性的な人手不足である建設業こそ情報の一元管理を行い、一人当たりの生産性を高めることが必要です。

生産性が高まることで時間に余裕が生まれ、良好な職場環境が形成されます。

職場環境が良くなると離職率の改善にもつながります。

一元管理を行うと業務効率化を図れる

建設業における一元管理の項目は以下のものが挙げられます。

• 工程、進捗管理
• 予算、原価管理
• 顧客管理
• 受発注管理
• 写真、書類管理

多岐にわたる管理項目を一元管理することで情報が整理され、書類管理もスムーズに行えるので業務効率化が図れます。

一元管理を行うメリット

一元管理を行うメリットは以下のものが挙げられます。

• 情報が管理しやすくなる
• 作業時間が短縮できる
• コスト削減
• 業務フローの簡素化
• 人員削減

社内の複数の業務が統一化され、スムーズに業務を行えるようになるので時間に余裕が生まれます。

また、情報の共有化も促進されるので指示間違いや発注ミスなども無くなり、業務が正確に行えるメリットがあります。

複数の情報を正しく把握できる

建設業の管理項目は多岐にわたります、ヒト・モノ・金・情報の整理を行い、部門ごとに分かりやすく管理することが業務効率化につながります。

一元管理することで複数の情報を正しく把握できるようになり、発注ミスや管理ミスが減るメリットがあります。

無駄な作業が減る

システムを導入するメリットの一つとしてペーパーレス化が挙げられます。

紙に書いたりとじたりする作業が無くなるので大幅な時間短縮が可能となります。

コスト削減につながる

建設業では書類の作成や情報管理、保管業務に多くの人員が必要です。

システムを導入することでこれらの業務を効率的に行うことができ、人員削減やペーパーレス化が進みコスト削減につながります。

一元管理を行うデメリット

一元管理を行うデメリットとしては管理を行うためのシステムを導入しなければならない点です。

システムの導入には相当の費用がかかります、またこれまでの体制を大幅に変更しなければならないので移行までの準備でかなりの時間を要します。

導入した後も慣れるまでに時間がかかるので慎重に検討する必要があります。

社内の意識改革が必要

システムを導入する際は導入する意図や得られるメリットについて従業員に事前に周知しておくことが重要です。

トップダウンで突然システムを導入しても従業員が戸惑いシステムもうまく機能しません。

段階的な社内の意識改革、準備がシステム導入の成功ポイントです。

覚えるのに時間がかかる

建設業においてはＩＴリテラシーが低い傾向にあるのでシステムの操作性や簡易性も重要なポイントとなります。

覚えるには一定の時間がかかってしまうので操作方法が分かりやすいシステムを選定しましょう。

一元管理を行うポイント

なぜ一元管理を行うのか、その目的を明確にしておくことが大切です。

• メリット・デメリットを洗い出す
• 自社に適したシステムを選ぶ
• 費用対効果を考えて導入する

一元管理を行えば業務効率化が期待できますが、導入目的を明確にしておかなければ適正な効果は得られません。

目的やコストをしっかり把握し、本当に役立つシステムの選定が重要です。

参考：厚生労働省　建設業の事例 – 働き方改革特設サイト

自分の会社に合うものを選ぶ

システムの導入にあたっては会社の規模や営業スタイルに合うものを選ぶことが重要です。

的外れなシステムの導入は逆に経営を悪化させる原因となります。

自社の業務効率化につながる機能があるかよく確認した上で導入を検討しましょう。

使いやすいものを選ぶ

いくら機能性が高くても操作が複雑だと覚えるのに時間がかかるのでうまく効果を発揮できません。

まずはスタンダードで使いやすいものから導入して必要に応じて機能を追加するようにしましょう。

また、取り扱いのサポートがしっかりしたシステムを選ぶことも重要なポイントです。

システムを活用した一元管理のメリット

システムを導入することによるメリットは多くあります。

• 無駄な作業が減る
• 情報の共有化ができる
• コスト削減
• 時間の短縮

システムを活用した一元管理は企業にとって様々なメリットをもたらします。

費用やサービスの内容を十分考慮して導入を検討しましょう。

作業時間が短縮できる

システムを導入することにより、複数の社内情報をパソコン一つで一括管理できるので業務の効率化が図れます。

また、一度情報を入力すればその後は簡単に修正ができるのでかなりの時間短縮が見込めます。

過去の記録を見ることができる

システムを活用すれば社内情報をデータで管理でき、ペーパーレス化が図れるとともに過去の記録を瞬時に検索することができます。

また、部門ごとに分けて情報を管理できるというメリットもあります。

システムを活用した一元管理のデメリット

一元管理を行うにはシステムの導入が欠かせません。

様々なツールがあり、費用も異なりますが自社の規模や営業スタイルに適したシステムを選ぶことが大切です。

また、ハイスペックなシステムを導入しても使いこなせなければ意味がありません、環境に応じた使いやすいシステムの導入を行いましょう。

システムの導入やメンテナンスに費用がかかる

システムの導入には相応の費用がかかります、自社の規模や環境に合ったシステムの選定が必要です。

初期費用に加え、システムの保守、更新費用が発生するケースもあるのでその点も注意が必要です。

システムを覚えるまでに時間がかかる

システムの導入は業務効率化につながりますが、初めて使う人にとっては使いこなせるまでに時間がかかります。

まずは自分の業務に関する機能を覚えて段階的に必要な機能を追加していくなど、工夫しながら使っていきましょう。

まとめ

アナログな情報管理を行うことが多い建設業において、一元管理を行うことは業務効率化につながる重要なポイントです

より効果的な一元管理を行うにはシステムの導入が必要となります。

システムにも様々な種類があるので、会社の規模や営業スタイルに合うシステムを導入し、業務効率化を進め経営環境を整えましょう。

 

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