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業務効率化に必要な一元管理とは?システムのポイントも併せて解説

2022.12.02

コラム

一元管理は業務をスムーズかつ効率的に回すために有効と言われています。

しかし、「現実問題として一元管理って何?」「いまいちメリットがわからないし、導入する価値は本当にある?」と悩む人も多いでしょう。

本記事では、一元管理について解説します。

一元管理とはそもそも何か?という話からメリット・デメリットも含めて理解し、自社の状況に照らし合わせて、業務効率化の役に立ててください。

一元管理とは

一元管理とは管理方法を一元化すること、つまりひとつのシステムにまとめることを指しています。

「一元管理」という言葉自体は管理方法の呼び方であり、具体的に何を管理するのかということまでは規定されていません。そのため同じ「一元管理」であっても、業界や企業によって何を一元管理しているのかは異なります。

また同様に、管理の方法も一元化すること以外は定義されていません。コンピューター上で電子管理しても構いませんし、紙でできた帳簿で管理しても構いません。ひとつにまとめられていれば、一元管理と呼べます。

一元管理すべき情報

具体的に何を一元管理すべきなのかは企業により異なりますが、多くの企業が以下の4つを一元管理すべきものとしてシステム導入しています。

【一元管理すべきもの】

  • ヒト
  • モノ
  • カネ
  • 情報

上記の4つは「経営資源」とも呼ばれているもので、会社を動かすにあたってとても重要な役割を持っています。

そのため、これら4つをしっかり管理することは、会社全体の動きをしっかり管理することに繋がります。

また、建築業界においても上記4つの管理が大切であることは変わりません。

ただし、あくまで一般論であって決まりではないため、自社の状況に当てはめて検討することも覚えておきましょう。

ヒト

ヒトとは「人」のことであり、会社における人材に関するすべての情報を示しています。

従業員のデータはもちろんですが、他に以下のようなものもすべてヒトに関するデータとして扱われます。

【ヒトに関するデータ】

  • 従業員の個人情報
  • 人材育成に関するデータ
  • 人材採用に関するデータ
  • 勤怠情報
  • 給与情報
  • 人事評価

給与情報は、カネの部分に含まれる場合もあります。

人材は、会社にとって無くてはならないものです。

会社を回すにあたり、最重要としている経営者も少なくありません。

だからこそ、「ヒト」に関する情報を一元管理してデータをしっかりまとめ、従業員を守るのは大切なことです。

モノ

モノとは一般的に、商品の在庫や生産量などです。

ただし建設業界の場合、工場で定量の商品を作成しているわけではありません。

そのため、資材の発注状況や社内管理している施工用の備品などが該当します。

ひいては現場監督が管理しやすいことが重要です。

そして、現場監督は常に上等なデスクトップPCに触れられるわけではないため、操作性の高さをよく考慮してシステムを選ばなければなりません。

カネ

カネとは会社の資金のことです。

収入は工事を行って得た利益などであり、支出は資材の発注代や社員の給与、設備の経費などです。

建築企業において、カネの管理は重要かつ複雑です。

工事金額は金額が大きければ、一度に請求できず分割することもあるためです。

同時に、資材の発注は工事費用が振り込まれる前に行われるケースも多く、最終的な利益が「いつ・どのくらい」得られるのか見失いがちです。

また、建築企業は建設業で利益を得るかたわら、不動産などでも利益を得ているケースがあります。

目の前の利益が何に対する報酬なのか、きっちり管理して把握しておきましょう。

情報

情報とは、会社ごとのノウハウなど物質的に表されない知的財産のことです。

建築企業の場合は図面や標準仕様、企業が作成した業務マニュアルなどもこれにあたります。

建築企業は情報の管理が難しい業種です。他業種に比べ、かかる時間が膨大になるためです。

一般的にこうした情報は、外へ持ち出さない前提でシステムを組まれます。

しかし建築業界の場合、社外の現場がつきものです。

割り当てられたデバイスが、常にスムーズに共有システムと繋がる企業は多くありません。

その上図面作成のスキルなどは属人化しがちであり、ノウハウを言語化してマニュアル作成までできている企業はほとんどありません。

システム導入検討以前に、情報を整理する時間を取りましょう。

一元管理のメリット

一元管理を行う具体的なメリットは以下のとおりです。

【一元管理のメリット】

  • 情報の錯綜を防ぐ
  • 誰でも同レベルの仕事ができるようになる
  • 業務の効率化

企業に勤めている人であれば、上記の内容はいずれも大きな魅力に感じることでしょう。

一元管理を行うことでこれらが実現可能となります。

今現在自社の状況を顧みて、情報の錯綜が多いと感じたり、業務に無駄が多いと考えられる場合は、ぜひ一元管理システムの導入を検討してみてください。

情報の錯綜を防ぐ

会社の各種情報の一元管理を行うことで、各々の情報の錯綜を防ぐことができます。

一元管理されていない場合、誰が持っている情報が最新なのか?どの情報が間違っていて、どれが正しいのか?ということがはっきりしません。

その状態で業務を行うと混乱やミスが生じ、そのつど後戻りすることになるのは明らかです。

建築業界にありがちですが、「自分しかこの情報を使わないから、ひとりで抱え込んでいても大丈夫」と思うのは禁物です。

極端な話、その人がいつ休んでも業務に支障が無いよう、情報はすべて共有することが大切です。

誰でも同レベルの仕事ができる

一元管理システムを導入することにより、誰でも同レベルの仕事ができるようになります。

一元管理するということは、すべての情報が同じ所に集約されるということです。

そのため、誰でも随時同じ情報にアクセスすることが可能になり、業務レベルの底上げに繋がります。

情報が属人化しており、「〇〇の件はAさんに聞かなくてはわからない」という状況が常態化していると、新人や他部署の従業員はどこに必要な情報があるのかわかりません。

結果として間違ってしまったり、話しかけづらく感じている間に、業務に余計な時間がかかってしまうのです。

業務の効率化

一元管理を行うことで、業務の効率化を図れます。

データが集約されることで、ミスや修正作業などが削減されるのはもちろん、会社全体の情報量をスリム化できます。

無駄な情報が削減され有用な情報が整理されることで、より業務がスムーズになりコストが削減されていきます。

一元管理のデメリット

一元管理にはデメリットもあります。具体的には以下のとおりです。

【一元管理のデメリット】

  • 導入コスト
  • 操作に慣れる時間

どちらも一元管理のためのものに限らず、システム導入にあたってつきもののデメリットと言えます。

ただし、一元管理システムの導入は社員全員に関係のあることです。その点を踏まえて検討しましょう。

導入コスト

新しいシステムには導入コストがかかります。

特に一元管理のシステムは影響が社内全体に及ぶため、システムそのものの料金だけでなく、社内マニュアルを作成したり使い方を説明したりと、人手としてのコストもかかります。

選んだシステムによっては継続的にコストがかかっていく場合もあるため、安い買い物にはならないでしょう。

しかし、上手く運用できればコスト以上の成果が出せるのも一元管理システムの特徴です。

操作に慣れる時間

新しいシステムを導入した後は、必ず操作に慣れる時間が必要です。

従業員だけでなく、システムの管理者も手探り状態の中で運用するため、ときには思い通りにシステムが動かないこともあるでしょう。

些細なことでシステムエラーに繋がったり、行いたい操作ができないということも珍しくありません。

ストレスになるのは確かですが、それを理由に新しいことを取り入れられないことは、結果的に会社にとってマイナスになります。

必要なコストだと割り切り、少しでも早く慣れましょう。

一元管理には目的意識が大切

一元管理システムの導入には、目的意識が重要です。

現在の自社の問題点は何か?ということを確認し、一元管理することでどのようになりたいのかを十分に検討しましょう。

また、建築業界は機密も数多くある業種です。

企業によっては部署間であえてデータを共有せず、同じ社内の人間にも原則見せないというルールがあるほどです。

リスク回避という意味では、ある程度情報を分散させることも必要です。

どのデータをまとめるのか、分けておくべき基準はどこなのかをはっきりさせてから、システムを選びましょう。

まとめ

一元管理は確かにシステム導入のコストがかかりますが、きちんと運用できれば業務を大幅に効率化できます。

建築業界は他業種に比べてやや運用が困難と言えるのは事実ですが、言い換えると上手く運用できれば、競合他社に差を付けられます。

自社の状況を踏まえてシステムを検討し、会社をさらに成長させていきましょう。

 

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