さまざまな業種において、業務効率の向上が期待されている一元管理。

個々の従業員が持っている様々な情報を集約・管理したうえで、活用することを目的としています。

ところがいざ一元管理を取り入れようと検討するにあたり、「どんなことが便利になるの？」と、まだ漠然としたイメージしか浮かばない人が多いのではないでしょうか？

そこでこの記事では、一元管理によって建築業界の仕事において、どんなメリットがあるのか解説します。

併せて、一元管理の課題や解決策も提示しますので、システムの利用も含め、導入を考える際の参考にしてみてください。

 

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建築業界の一元管理とは？

一元管理とは、社内において人事や営業、経理など様々な種類のデータを一カ所に集約して管理することです。

建築業界で言えば、顧客情報から見積、施工、入金などあらゆる業務を各個人でバラバラに利用するのではなく、一括で管理する方法です。

各個人でも一元管理された情報にアクセス、共有することによって業務効率の向上を目的としています。

見積情報や新規顧客など最新の状況を一元管理することにより、営業担当だけでなく、経理部門や経営陣までリアルタイムで共有できるため、無駄な作業を省くことに繋がります。

一元管理のメリット

一元管理は、従来通り紙によるファイリングやクラウド上でのデータ利用など各個人でのバラバラな処理方法と違い、次のように4つのメリットが考えられます。

1. 業務効率化
2. 情報をリアルタイムで共有
3. 予実管理
4. データ加工・修正

業務効率化

必要な情報がある場合、社内のどの部署の誰が管理しているか不明だと、探すだけでも手間がかかってしまいます。

各個人で入手したデータは、一元管理の下、関係のある社員全員に情報共有することで仕事の効率をはかることができます。

資料を探す時間や問い合わせの時間を減らすことで、必要な業務にすぐに取り掛かることが可能になります。

業務効率を上げることで、作業時間の短縮から工期短縮へと結びつき、労務費や人件費の削減につながることでしょう。

業務効率化①：重複入力作業を排除

例えば、ある担当者が入札情報を得た場合や仕入先から見積を取った場合など、関係部署の各社員が同時に情報にアクセスできることで無駄な問い合わせが無くなります。

また一元管理のファイルに担当者が入力することで、同じ内容を別の社員が自分専用に再度重複入力する手間をなくすことができます。

業務効率化②：ミスを減らす

各担当者が一元管理されたデータに入力やアクセスすることで、「ミスが減る」メリットがあります。

打合せスケジュールや顧客データ、仕様書など、一元管理されたデータに常に多くの社員の目が届くことで、ミスに気付きやすくなるのです。

もし個人で管理しているデータが適切な更新が行われず、何度も同じようなミスが起こると、会社に対する顧客からの信頼を失うことになります。

個人で管理するよりも「情報を共有する」一元管理でトラブルを防ぐことになるのです。

業務効率化③：人材を適材適所へ配置

一元管理されたデータを各社員が見ることで、今まで直接仕事としてかかわっていなかった業務も知ることができます。

各部門毎にまとめられていたデータも全社で確認できるようになり、新たな顧客への提案が出来るかもしれません。

また人事担当者が一元管理されたデータを確認することで、各社員の働き方に直接触れることができます。

人事考課や人事異動において、人材を適切な配置へ結び付けることができるようになるでしょう。

情報をリアルタイムで共有

情報化社会から一歩進んだIT革命以降、モノや資産・資本のような財力に変わって「情報」や「知識」が仕事を優位に進める手段の一つとなっています。

常に新しい情報を社内で共有することで、会社全体で顧客や得意先へ質の高いサービスを提案し、受注が増えることも期待できます。

またテレワークにおいても一元管理された情報に、リアルタイムでアクセスできるので、工事の進捗状況の確認もできます。

情報をリアルタイムで共有①：顧客情報把握

具体的には、新築工事を請負った顧客情報を共有することで、その後のリフォームの提案もできます。

あるいは、顧客側からリフォームの依頼があった場合、情報をリアルタイムで管理共有していれば担当者が退職や異動していてもスムーズに対応可能です。

情報をリアルタイムで共有②：見積

建築業界では、見積や発注作業にミスが起こると利益の確保が難しくなることも多くあります。

見積を作成するには、仕様書や図面、仕入先情報など様々な書類が必要です。

必要な書類を一元管理をすることで紛失を防ぎ、バラバラに行っていた書類の保存・保管の手間が削減し、見積業務を効率よく行えるようになることでしょう。

情報をリアルタイムで共有③：施工状況確認

施工管理において情報が一元管理されていないと、材料の発注や納期の確認がスムーズに行われなくなってしまいます。

日々の工程確認や労務人員の配置など、必要な情報を共有し、工期の遅れをなるべく少なくすることで利益確保につながります。

情報をリアルタイムで共有④：入出金

建築業界では、規模の大きな工事の場合など、工期が半年から1年以上にわたることもあります。

工事が完了しても検査や手直しがあり、工事完了後払いなどの契約を結んでいる場合、入金までに数か月以上かかる場合も多いのが現状です。

一方で、仕入・労務費・諸費用などの必要経費は毎月の支払期日に合わせ入金が数か月先でも支払用の資金を準備しなくてはなりません。

一元管理をすることで、経理部門だけでなく経営者も随時、資金の流れを確認できます。

中長期的な融資や投資の予定も立てやすく、経営の安定に繋がります。

予実管理

予実管理においても一元管理をすることで、問題がある現場にリアルタイムで対応可能です。

工事途中での実行予算との差額を確認しながら随時担当者に、再見積もりや契約金額の増額請求などのタイムリーな助言もできるでしょう。

予実管理①：粗利

新築工事や修繕のような工事の場合、仕入の高騰や労務費などの原価が上がると、予定していた粗利が少なくなり、資金繰りが不安定になってしまいます。

一元管理された現場では、作業工程や材料の準備など、共有された情報をもとに過不足なく手配が可能です。

発注不足や計算ミスによる無駄な手配を減らすことで追加の費用を抑え、粗利の減少を防ぎましょう。

データ加工・修正

企業にとって、人事や会計、販売管理などバラバラに管理されていると、決算時の会計処理や年間計画策定時、それぞれのデータを抽出・加工が必要になり、手間がかかります。

一元管理されている場合、必要なデータだけを簡単に取り出し、加工や修正ができるので人的ミスも防ぐことができます。

一元管理のデメリット

業務効率化による企業経営の安定を図るには、メリットの多い一元管理ですが、一方で課題もあるのが現状です。

高価なシステム導入によるコスト増

一元管理を行うためには、新しく必要なシステムを導入するため、初期費用がかかります。

既存のシステムを利用しバージョンアップやオプション機能の追加で可能となる場合もありますが、ある程度の費用がかかります。

また導入後もメンテナンスや更新などのサポート費用も必要です。

導入に向けた社内準備

新しくシステムを導入するためには、社内において十分な事前準備が必要です。

• 各部署の要望等のヒアリング
• 既存システムや社内ツールなどのデータの加工や移行準備
• 新規システムツールの研修
• 移行時期における旧システムとの並行稼働による二重作業

不要なシステムも

業務効率向上や施工管理・経営改善など、様々な課題を一元管理するシステムは数多くあります。

一元管理システムの全てのサービスが自社の要望に合っていなかったり、不要なサービスも標準装備されている場合もあります。

一元管理導入によるデメリットの解決策

一元管理を行うシステム導入は、サポートも含め導入費用がかかります。

システム導入については、補助金の活用も検討できます。

参考：経済産業省　中小企業向け補助金・総合支援サイト

自社に合ったシステムを

一元管理システム導入には、社内準備を通して必要なサービス機能を選びます。

不要なサービスが含まれている一方で、自社に必須なサービスがある場合は、オプション機能を追加してカスタマイズする方法もあります。

まとめ

業務効率の向上を目指す一元管理についての記事でした。

各部署や個人でそれぞれ取り扱っていた情報を一元管理することで多くのメリットを享受できます。

一方、高額なシステムを導入したものの、準備不足で使いこなせずに無駄な費用ばかり増えてしまっては意味がありません。

一元管理を考えている方は、是非この記事を参考にして検討してみてください。

 

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