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建築業の方は必見次の仕事につなげる!工事完了報告書

2022.01.20

コラム

工事完了報告書は、名前の通り工事を請け負った業者(請負会社)が工事を発注した会社(元請先会社)に工事の完了を報告する書類です。

この完了報告書を提出することで、工事にどれだけの材料費、工事日数が係り、またどのような費用が発生したのかが分かります

また、条件はありますが、工事現場までの高速道路代やガソリン代の請求をすることもできます。

工事完了報告書を提出することは、工事を完了したことを伝えるだけではなく、詳細に報告することで工事への取り組み方など、次の仕事につなげる信用関係を築くためのものでもあります。

次の仕事にもつながる工事完了報告書の作成方法をお伝えいたします!

 

 

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工事完了報告書にはどんな項目が必要?

工事完了報告書は、会社によって専用フォーマットが準備されている場合などもあり、書式はバラバラですが以下の項目を記入します。

  • 工期
  • 工事現場名・工事場所
  • 施工部分
  • 請負金額
  • 工事担当者
  • 工事完了写真

①工期

工事が行われた期間です。工事開始日と完了日を明記するようにします。

②工事現場名・工事場所

見積書や依頼書に記載されている現場名(工事名)・住所を明記します。

ショッピングモールなどの大型物件の場合は、様々な業者が大型物件の工事を請け負っています。

そのためにも、正確な工事名を記載しなければ、担当した現場の報告を正しく行うことができません

担当した現場名・場所は細かく記載するようにしましょう。

③施工部分

施工する場所によっては、電気工事や水道工事など様々な工事を担当している業者が出入りしています。

例えば、「○棟○階新築工事」と書かれているだけでは、具体的にどこの場所を工事したのか分かりません。

また、どの部分の施工を請け負ったのかも伝える必要があります。

一言で内装工事といっても、それがキッチンのクロス工事なのかリビングの建具工事なのか工事内容・施工場所も様々です。

どの部分のどの工事を施工したのか、具体的に書くようにしましょう。

④請負金額

工事の請負契約を結んだ際に定めた請負金額を記入します。

元請先・クライアントと認識の違いが起こりやすくなるため、必ず契約書の内容を確認し、細心の注意を払いましょう。

また、請負金額には具体的な費用の明細、どの工事が含まれているかなどの記載も必要となります。

さらには、費用の明細には領収書や明細のコピー、納品書などの提出が必要となる場合もあります

完了報告書を提出するまでは必ず保管するようにしましょう。

⑤工事担当者

会社名はもちろん、工事担当者の名前も必要です。

複数人で現場を担当している場合は、「現場責任者」の名前を記入しましょう。

また、記名だけではなく会社印・担当印の捺印が必要です。

忘れずに対応しましょう。

⑥工事完了写真

元請先またはクライアントに、「完了報告書」と合わせて提出が必要となる場合があります。

また、工事完了写真だけではなく、工事の工程を含む施工写真の提出を求められる場合もあります

配筋工事や設備工事など、基礎工事の段階で撮影しておかないと二度と撮影できない工事場所などもあるので、工程ごとの撮影が必要です。

撮影したデータは、工事に関わる人すべてが共有できるようにしておきましょう。

そうしておけば、データを間違えて削除した場合でも、共有されていることで、提出できなくなるといったトラブルを回避することができます。

 

>>関連記事:リフォーム工事で工程表を活用するなら?バーチャートとガントチャートの違いとは?

工事完了報告書の注意するポイント

完了報告書に必要な6項目をあげてきましたが、ここではさらに注意すべきことをお伝えしたいと思います。

工事完了報告書は、提出する先によって、さらに次の内容の詳細な情報を求められる場合があります。

  • 使用した材料や素材
  • 工事写真
  • 費用
  • 提出期限

①使用した材料や素材

提出先が元請先などの場合、使用した材料や素材の品質報告を求められる場合があります。

  • JIS規格に準じた素材を使用しているか
  • ホルムアルデヒドの発散量が少ない
  • 使用面積が制限されていない製品を使用している(F☆☆☆☆) など

これらは品質証明となります。

また、基礎工事のコンクリート配合計画書の提出を求められる場合もあります。

提出時に慌てないように、どのような書類が必要になるのかを提出先に確認することが大切です。

施工中の写真撮影や出荷証明の取り寄せをするなど適切に対応しましょう。

②工事写真

先にも述べた通り、完了写真だけではなく工事途中の施工写真の提出を求められる場合があります。

どの工程のどのような場所のどの写真の報告が必要なのか、請け負う工事によっても異なります。

提出が必要な施工箇所を必ず確認しましょう。

③費用

工事には材料などの費用だけではなく、有料道路代やガソリン代などの移動に伴う人件費が発生します。

ただし、請求できるのは、請負契約時に交通費などは「別途支給する」という記載がある場合のみです。

また、領収書がない場合だと承認されないこともあるので、領収書は必ず発行して保管するようにしましょう。

指定商品以外のものでも、道具や材料などが工事の途中で至急必要になった場合など、ホームセンターなどで直接購入する事もあります。

ホームセンターなどで購入する場合でも請求対象となるので、必ず納品書や領収書は発行してもらい保管するようにしてください。

④提出期限

見積書だけでなく、提出する書類には必ず提出期限があります。完了報告書も例外ではありません

提出する先によって期限はちがいますが、提出期限は必ず守りましょう。

また、報告書の作成は比較的早く完了することが多いですが、添付する書類の準備が必要となってきます。

提出間近になって慌てなくてもよいように事前に準備しておきましょう。

 

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工事完了報告書のフォーマットを選ぼう

最後に作成する工事完了報告書のフォーマットについてです。

自社で使用しているフォーマットもあれば、指定された報告書のフォーマットで提出する場合もあります。

しかし、今まで作成したことがないといった方はどのようなフォーマットを使用すればよいでしょうか。ご自身で一から作成する場合、エクセルを活用して作成される方が一番多いのではないかと思います。

一方で、エクセルを普段からあまり触らないという方には難しく感じるかもしれないと思います。そういった場合には、次の方法があります。

  • インターネットで公開されている無料の工事完了報告書のフォーマットを利用する
  • アプリを活用する

工事完了報告書のフォーマットを選ぶときの注意点

公開されているフォーマットやアプリを使用する際は、必要な項目を必ず確認するようにしてください。

確認しないまま作成を続けて、内容が不十分な報告書となってしまっては会社の信用にも影響します

また、使用するフォーマットの種類を選択することも大切で、社内や提出先の状況に応じて、適切な形のものを選ぶようにしましょう。

フォーマットにはシンプルな構成のものや、工事手法や工期が入力できるものなど複雑な構成なものまでさまざまな種類が用意されています。

このような場合も自社や提出先に適した構成のフォーマットを選ぶようにしましょう

工事完了報告書のフォーマットをオリジナルなものに仕上げよう

また、公開されているフォーマットにアレンジを加えることができるかどうかも大切です。

アレンジを加えることができれば、より適した完了報告書を作成することができます。

アレンジすることを前提にフォーマットを選ぶときは、なるべくシンプルな構成のものを選ぶようにしてください。

複雑な構成のフォーマットを選んでからアレンジを加えようとしては余計な手間だけが増えてしまって、中途半端な完了報告書になる危険性があります。

さいごに

完了報告書は工事の完了を伝える大切な報告書です。

過不足のない報告書を作成するためにも事前の確認、また情報の共有を必ず行うようにしましょう。

 

 

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