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無料工程表作成ソフト・アプリのメリット・デメリット【選び方も!】

2021.12.08

コラム

現場管理には欠かかすことができない工程表ですが、近年では工程表を作成できるソフトやアプリが多数登場しています。

単に工程表を作成するだけではなく、より効率よくスピーディーに情報を共有できるツールとして普及しているのが工程表アプリです。

近年ではデジタル化が進んだことにより、PCやスマホ、タブレットからでも手軽に工程表を作成することができるようになりました。

工程表アプリを使用することで、工程表の作成から業務処理までをアプリだけで完結させることができるようになっています。

したがってリフォームの業務全体を通してみても、工程表作成ソフト・アプリを使用するメリットは非常に大きいといえるでしょう。

そこで本記事では、工程表作成ソフト・アプリのメリットとデメリット、良いソフト・アプリの選び方について紹介します。

無料工程表ソフト・アプリの『メリット』

エクセルで作成した工程表は作成したパソコンに保存されるため、ノウハウの共有や会社全体の現場の進捗状況(工程)が把握しにくいという問題があります。

また、工事の工程や進捗状況を把握する際には、工程表だけではなく、現場の写真や図面などと合わせて確認したいものです。

ところがエクセルで工程表を作成している場合には、写真や図面などのファイルの保管場所はどうしても工程表とは別の場所になってしまいます。

こうした問題を解決するためには、単に工程表の作成・管理ができるだけでなく、施工管理全般を管理することができるアプリがおすすめです。

工程表アプリの中には、全体工程や写真・資料の共有、日報作成までできるものもあります。

ここでは無料工程表ソフト・アプリのメリットを紹介します。

  • ➀スマホやタブレットから容易に確認できる
  • ➁情報の共有ができる
  • ➂複数の現場をまとめて管理することができる
  • ➃現場内のコミュニケーションが向上する

無料工程表ソフト・アプリのメリット➀:スマホやタブレットから容易に確認できる

アプリならダウンロードのみで簡単に開始することができ、導入へのハードルは低いといえます。

そして工程表アプリはスマホやタブレットで利用できるものが多いので、場所を選ばず工程の確認ができるようになります。

無料工程表ソフト・アプリのメリット➁:情報の共有ができる

工程表アプリを利用することで、工程表のほかにも写真や図面、資料などの共有もできるので、現場の理解を深められます。

また現場での変更点も、場所や時間を気にすることなくスマホやタブレットから手軽にチェックすることが可能になります。

無料工程表ソフト・アプリのメリット➂:複数の現場をまとめて管理することができる

住宅リフォームでは複数の現場を掛け持ちで管理するのが一般的なので、工程表アプリで複数の現場状況をまとめて管理できることは大きなメリットといえます。

また会社全体でアプリを利用することにより、突然のトラブルにも対応しやすくなります。

無料工程表ソフト・アプリのメリット➃:現場内のコミュニケーションが向上する

工程表アプリでは、チャットやビデオ通話を使ってコミュニケーションが取れるものが多いので、現場内の必要な情報を手軽に共有することができるようになります。

無料工程表ソフト・アプリの『デメリット』

非常に便利な工程表ソフト・アプリですが、デメリットもあることを知っておく必要があります。

この章では工程表ソフト・アプリのデメリットを紹介します。

  • ➀人によっては操作が難しい場合がある
  • ➁使用するソフト・アプリによっては十分な機能を備えていない場合がある
  • ➂使えるOSが限られている

工程表ソフト・アプリのデメリット➀:人によっては操作が難しい場合がある

ベテラン社員の中には、これまで長い間手書きの工程表で現場を管理してきたという人が少なくありません。

年配の社員にとっては手書きの工程表で管理する方が慣れているということもあって、ITツールを使うこと自体が負担になってしまうことがあります。

そのような場合には、かえって業務効率が落ちてしまうことにもなりかねません。

したがって、ITツールが苦手な方へのサポート体制が必要になる可能性があります。

工程表ソフト・アプリのデメリット➁:使用するソフト・アプリによっては十分な機能を備えていない場合がある

工程表アプリは無料であっても比較的十分な機能が備わっているものが多いといえます。

しかし一部の無料ソフトでは有料サービスと比較して機能面で大きく劣り、必要な機能が備わっていないことがあります。

そのような場合には、本来必要な業務の改善につながらない可能性があります

まずは無料のアプリを実際に使用してみてから有料の工程表アプリに移行するというやり方もあります。

工程表ソフト・アプリのデメリット➂:使えるOSが限られている

工程表ソフト・アプリは使用できるOS(基本ソフトウェア)がWindousやMac、iPhone、Androidなどに限られている場合があります。

また、古いバージョンのパソコンを使用している場合には対応していない工程表アプリもあるので、必ず事前に対応するOSと動作環境を確認しておく必要があります。

工程表ソフト・アプリを選ぶ際のポイント

工程表ソフト・アプリを導入する際には、どんなソフト・アプリを導入するのかが非常に重要になります。

工程表アプリを上手く使うことができれば、飛躍的に作業効率のアップが見込めます。

しかし選択を誤ってしまうと、業務改善につながらないばかりか逆に業務効率が下がってしまうことにもなりかねません

そこで工程表ソフト・アプリを選ぶ際のポイントを紹介します。

  • ➀現場で利用することを意識して選ぶ
  • ➁操作のしやすさを考慮する
  • ➂PC以外からも管理できる
  • ➃会社で使用しているPCに対応している
  • ➄必要な機能を有している

工程表ソフト・アプリを選ぶポイント➀:現場で利用することを意識して選ぶ

工程表アプリを選ぶ際には、ついアプリごとのスペックの違いなどに注目しがちです。

しかし、管理者と現場の双方で使いやすいものでなければ、なかなか現場では受け入れられません。

有効なツールとして浸透させるためには、現場管理者だけでなく現場の職人にも受け入れてもらう必要があります

そのためには、現場で使ってメリットがあるものを選ぶことが大切です。

工程表ソフト・アプリを選ぶポイント➁:操作のしやすさを考慮する

年配の社員や職人の中には、ITツールになかなか馴染めないという人もいます。

ITツールが苦手な人、ITツールを使い慣れていない人にも操作しやすい工程表ソフト・アプリを選ぶことが大切です。

工程表ソフト・アプリを選ぶポイント➂:PC以外からも管理できる

工程表ソフト・アプリがPCだけではなく、スマホなどでも管理できることが大切です。

PCを現場に持ち込むには手間がかかってしまうので、どこでも容易に持ち運びができるスマホで管理できるものを選びましょう。

スマホに対応していれば、場所を選ばず持ち運びしながらいつでも管理が可能になります。

工程表ソフト・アプリを選ぶポイント➃:会社で使用しているPCに対応している

導入したい工程表ソフト・アプリが会社で使用しているPCに対応しているかどうかを必ず確認しましょう。

また古いバージョンのPCを使っている場合には、対応していないアプリもあるので注意が必要です。

工程表ソフト・アプリを選ぶポイント➄:必要な機能を有している

工程表アプリには様々なものがありますが、無料の工程表ソフト・アプリの場合には最低限の機能しか備わっていないことがあります。

たとえば、工程管理はできても原価管理はできないといったことも考えられます。

情報の共有機能のほかに、自分が求める機能が備わっているかどうかを必ず確認しておきましょう。

そして必要に応じて、有料の工程表ソフト・アプリも検討してみることが大切です。

まとめ

工程表ソフト・アプリは単に工程表の作成・管理ができるだけではなく、施工管理全般を管理することができる便利なツールで、現場でのコミュニケーションやリアルタイムでの情報共有にも役立ちます。

そのため伝達ミスを防ぎ、活用方法によっては業務改善にも役立つといえるでしょう。

そして結果的に作業メンバーやお客様とのやり取りがスムーズになるので、作業効率の向上が見込めます。

本記事の内容を参考にして、自社に合った工程表アプリの導入を検討してみてください。
 

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