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建築業に携わる方必見!情報の一元管理で業務の効率化を図る

2022.06.28

コラム

一元管理とは、個々で管理しているデータなどをひとつに集約して管理することです。

一元管理をおこなうことで、データの紐づけができていなかった業務を結びつけることができるようになり、業務の全体像が見えやすくなります

建築業界でも一元管理を取り入れることで、次のことが可能となります。

  • 連携不足が招く人的ミスを防ぐ
  • コスト削減
  • 業務の効率化 など

ここでは一元管理を取り入れることで得られるメリットと注意点について解説いたします。

一元管理とは?

最初にもお伝えしたとおり、一元管理とはいくつもに散らばって管理されていた複数のデータを1か所に集約して管理することをいいます。

また、情報を管理するだけでなく、必要なときに関連するデータすべてを取り出せるようにデータの紐づけをおこない取り出せる状態にして保管しておくことです。

つまり、情報を1か所に集約して管理し、効率的に活用できるような状態にすることです。

建築業の一元管理で出来ること

建築業界も工程管理や発注管理、顧客管理など、それぞれの部門にさまざまなシステムが取り入れられるようになりました。

しかし、システム同士が紐づけられて一元管理されているとは言い難い状態です。

一元管理をおこなうということは、この個々で管理されている情報を集約して管理して活用することです。

例として、次のような情報の一元管理をおこなうことで業務の効率化につなげることができます。

一元管理の効率化①:顧客の管理

顧客の管理とは、お客様の基本的な情報だけでなく、次のようなお客様の詳細な情報のすべてを含みます。

  • 建築物件の詳細
  • 工事の工程スケジュール
  • 定期点検
  • アフターフォロー など

バラバラに管理されていた顧客に関わる情報を集約することで、連携不足でおきる工程の見落としや発注忘れなどの人的ミスを防ぐことができます。

一元管理の効率化②:在庫の管理

建築業において、資材の在庫管理は必須です。

資材の発注状況や在庫状況の管理ができていないと、工事の進行を妨げる原因となります。

一元管理をおこなうことで、過剰な在庫数や不足をなくすことができます

一元管理の効率化③:工事の管理

工事の売上や利益を予想するためにも、工事の進捗状況を把握しておくことは必須です。

また、工事工程の適切なタイミングで現場に資材が届くことで、現場で資材があふれる事態を防ぐことができます。

天気以外に工程を妨げる原因を防ぐことができれば、業務の効率化へとつなげることができます。

一元管理の効率化④:お金の管理

1つの工事には、次のような会社を経営していくうえで把握しておかなければならないお金が無数に存在しています。

  • 契約金額
  • 業者に支払う金額
  • 資材の原価
  • 会社としての売上や残高 など

このお金の流れや金額を把握しておくことが工事にかかる金額の予測精度をあげることができ、ムダを省くことに繋がります。

一元管理の効率化④:情報の管理

工事に関わるルールなどの情報を共通化しておかないと、現場で混乱を招くことになります。

また、建築業は個人で動くことが多く、属人化しやすいスキルやノウハウの共有化が難しくなっています。

しかし、こうした属人化されやすい情報やスキルを共有化することは、会社の質を上げることに繋がります

また、高齢化が進む建築業界において、個人のスキルを共有することは若手の育成へとつなげることができます。

一元管理で業務の効率化ができるわけ

時間と手間の削減

例えば、システム同士の紐づけがおこなわれていない場合があります。

重複したデータの入力が必要だった顧客データも、一元管理をおこなうことで重複するデータの入力をおこなう時間と手間を省くことができます。

また、紙で確認していた案件などもデータで確認できるようになり、印刷と配布の手間が省きコスト削減に繋げることができます。

リアルタイムな現場との連携

一元情報管理は、現場に関連するデータをまとめて管理し取り出すことができます。

現場の進捗状況も更新・管理ができるので、担当者が会社に戻って作業をおこなわなければならないというタイムロスが発生しません

無駄な時間を省いていくことで、従業員のワークライフバランスを保つことができます。

スムーズな現状把握

リアルタイムに現場と連携がとれることで、発注漏れや納品遅れなどがあった場合にもスムーズに対応することができます。

1つの現場でも分かれていた発注管理や現場管理を集約することで、連携するデータを探す手間を削減することができ、業務の効率化を図ることができます。

建築業で一元管理を取り入れるポイント

一元管理を取り入れるといってもポイントを押さえて取り組まなければ、せっかくの機能を活用することができません。

ここでは、建築業で一元管理システムを取り入れる際のポイントについてご説明いたします。

建築業専門の一元管理システムを取り入れる

建築業界以外でも、一元管理システムは多く存在します。

建築業務は、多岐にわたる業務内容が存在しています。

そのため、建築業に特化した一元管理システムを取り入れる必要があります

使用計画を立てずに見切り発車で導入してしまうと、結局活用できないままという事態も起こりえます。

使用しているツールと連携が取れるシステムを導入する

発注業務・顧客管理管理など建築業の多岐にわたる業務では、それぞれ異なる専用ツールを使用している場合があります。

一元管理システムを取り入れたときに、使用しているツールとの連携がとれなければなりません。

連携がとれていなければ、新しく導入したシステムに再度入力しなおす手間が増え、人的ミスを招くことにもなります。

そのため、取り入れるシステムは既存のツールと連携が取れるものを選びましょう。

一元管理を取り入れるときの注意点

一元管理システムを取り入れる場合は次のことに注意する必要があります。

  1. 導入にかかるコスト
  2. 新システム操作性の時間確保

新しいシステムを導入するということは、基本的に導入にかける費用が必要となることです。

トライアル期間のあるシステムで操作性をチェック

導入にするシステムによっては、運営費用やメンテナンス費用、ライセンス費用がかかる場合もあります。

できるだけ費用を抑えて新しいシステムの導入を検討されている場合、トライアル期間を設けているシステムを検討されてみるもの良いかもしれません。

自社の目的にあったシステムなのか、操作性はどうかなど継続して使用していくことを想定して選ぶようにしてください。

サポートの厚さも決めての一つ

新しいシステムは慣れるまでは前のほうが良かったという意見も多く上がるかと思います。

新しいものに対して、使いこなせるまで時間がかかるのはある程度仕方がないことです。

しかし、なるべく業務に支障をきたさないように、使い方の講習やオンライン対応などのサポートが手厚いシステムを導入するようにしましょう。

まとめ

社内で散らばっていた情報を1つに集約して管理し、取り出しやすいようにする一元管理。

工事工程管理や顧客管理、発注管理など業務内容が多岐にわたる建築業界でぜひ導入していただきたいシステムです。

一元管理は次のことを実現させます。

  • 人的ミスの削減
  • 時間と手間の削減
  • コスト削減
  • 会社の利益向上
  • 業務の効率化
  • 従業員のワークライフバランスの向上

そのため、一元管理とはどういったものなのか、導入するメリットはどこにあるのか、また導入におけるポイントと注意点も把握しておく必要があります。

情報を一元管理し活用することで、社内の連携を円滑にし、各自の仕事に集中できる環境を作り出すことができます。

ぜひこの機会にサポート体制が整ったシステムを導入して、働きやすい職番環境を目指してください。

 

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