【建設業】受注管理とは？エクセルで管理するメリット・デメリットを解説
2023.06.29
- 「エクセルで受注管理するメリットってなんだろう」
- 「そもそも受注管理ってなぜ必要なのかな」
こんな悩みありませんか？
本記事では建設業の受注管理・エクセルで管理するメリット・デメリットを解説します。
最後まで読むことで受注管理をエクセルで行う理由がわかります。
この記事を参考にぜひエクセルで受注管理してください。
そもそも受注管理とは
受注管理とはお客様から注文を受けて管理する業務のことです。
受注して終わりではなく、受注に関係する一連の流れをすべてこなすことをいいます。
受注管理は会社からの信頼がないとできない業務で大きな役割の一つとされています。
受注管理の業務内容
受注管理の業務内容は以下のとおりです。
- 見積作成
- 契約
- 注文内容登録
- 在庫・納期確認
- 請書の作成
見積作成は漏れがないよう、確認が必要です。
他の担当者に確認してもらうことでミスを防げます。
受注管理の必要性
受注管理はお客様と会社をつなぐ重要な役割です。
ミスなくスムーズに受注管理すると、お客様から信頼されて次の仕事につながります。
どうしたら人的ミスを防げるか考えながら仕事するとよいでしょう。
【建設業】受注の流れ
受注の流れは以下のとおりです。
- 設計業者の選定
- 設計・積算
- 見積
- 工事内容のすり合わせ
- 発注
設計業者の選定
工事の依頼者が設計業者を決めます。
設計業者の選定ポイントは、過去にどのような実績があるのか、効率よく品質の高い建物が作れるかが重要です。
建築物は建てたら終わりではないため、アフターフォローも大切です。
いろいろな面を考慮した上で設計業者を決めましょう。
設計・積算
設計業者が作成した図面をもとに、設計管理業者で積算をします。
設計管理業者とは発注者と受注者をつなぐ役割の会社のことです。
見積
積算が終わり次第、見積をだしてもらいます。
業者は相見積もりをして選びましょう。
相見積もりとは同じ条件で複数の会社に見積をとることです。
納得のいく金額がでたら工事業者に依頼します。
工事内容のすり合わせ
次に設計管理業者と工事業者を交えて協議や調整をします。
密に工事内容をすり合わせることで認識のずれがなくなります。
発注
最後に発注して契約を結びます。
発注する際は再度、不備がないか確認しましょう。
受注管理をエクセルで行うメリット
受注管理をエクセルで行うメリットは以下のとおりです。
- 費用を抑えられる
- テンプレートがある
- 操作が簡単
費用を抑えられる
元々パソコンにエクセルが入っているなら費用を抑えられます。
エクセルは仕事する上で受注管理以外にも使用します。
そのため、会社のパソコンに入っている場合が多いでしょう。
会社のパソコンに入っていない場合でも、20,590（税込）で購入できます。
テンプレートがある
エクエルには受注管理するためのテンプレートがあります。
テンプレートを使えば誰でも簡単に作成できます。
実際にエクセルのテンプレートを使用している会社もあります。
操作が簡単
エクセルは操作が簡単というメリットがあります。
基本的な操作が簡単な上、使用歴が長い方が多いため、慣れるまでに時間がかかりません。
誰でも簡単に操作ができるのがエクセルのメリットです。
受注管理をエクセルで行うデメリット
受注管理をエクセルで行うデメリットは以下のとおりです。
- リアルタイムで情報共有できない
- データが消える可能性がある
- 入力の手間がかかる
- 処理速度が遅い
- 互換性が悪い場合がある
リアルタイムで情報共有できない
エクセルはリアルタイムで情報共有できないデメリットがあります。
受注管理システムの場合はリアルタイムで共有できますが、エクセルではできません。
リアルタイムで共有できないがゆえに、情報の伝達が遅れてしまうデメリットがあります。
データが消える可能性がある
受注管理をエクセルで行うと、データが消える可能性があります。
たとえば、同じファイルを他の人と自分の二人同時で開いていたとします。
自分が保存した後に他の人が保存をかけると自分のデータが上書きされてしまいます。
データが消える可能性があるのは最大のデメリットです。
実際にデータが消えて仕事ができなくなったことはよくありました。
対策としては、重複して開かないように他の人とコミュニケーションをとることです。
入力の手間がかかる
入力の手間がかかるのは受注管理をエクセルで行うデメリットです。
表計算の設定をしていないと、すべての項目に入力をしないといけないため、時間がかかります。
手入力の場合はミスが発生しやすくなるデメリットもあるため、注意しましょう。
処理速度が遅い
処理速度が遅いのはエクセルで受注管理するデメリットです。
エクセルのバージョンによっては処理速度が遅いため仕事に影響します。
対策としては、バージョンを最新にしてから受注管理することです。
互換性が悪い場合がある
互換性の問題で古いファイルを開けない場合があるのがデメリットです。
古いファイルを開けないと履歴管理ができないので確認ができません。
受注管理システムの選定ポイント
受注管理システムの選定ポイントは以下のとおりです。
- 自社のニーズに合っているか
- 操作性は問題ないか
- コストは問題ないか
- 他のソフトと連携できるか
- サポート体制
自社のニーズに合っているか
受注管理システムを選ぶ際には自社のニーズに合っているか考えましょう。
高機能の受注管理システムでも自社のニーズを満たしていない場合には意味がありません。
自社が使いたい機能を洗い出してから、受注管理システムの機能と照らし合わせましょう。
操作性は問題ないか
操作性は受注管理システムにおいて重要な選定基準です。
受注管理システムによっては無料トライアル期間を設け、操作できる場合があります。
その際に操作してみて、実際に仕事に役立つかイメージしてみましょう。
操作性に問題なさそうなら、仕事の生産性が上がります。
最初は違和感があると思いますが、徐々に慣れていくため、多少の違和感は問題ありません。
コストは問題ないか
コストは問題ないか検討してから受注管理システムを導入しましょう。
受注管理システムはクラウド型とインストール型があります。
クラウド型は毎月もしくは一年で維持費が発生します。
インストール型は一回の購入費で済みますが、費用が高いでしょう。
どちらも見積をとり、自社の予算と照らし合わせて検討しましょう。
他のソフトと連携できるか
他のソフトと連携できるか確認してから受注管理システムを導入しましょう。
ものによっては他のソフトとできない場合があります。
公式ホームページを確認して、使用したいソフトと連携できるか確認しましょう。
サポート体制
サポート体制の有無は重要です。
受注管理ソフトを導入しても、始めは操作方法で悩むでしょう。
サポート体制があると簡単に聞けるのですぐに解決できます。
まとめ
本記事では受注管理をエクセルで管理するメリット・デメリットを解説しました。
受注管理をエクセルで管理するメリットは費用を抑えられて、操作が簡単なことです。
一方でリアルタイムで情報共有できないデメリットもあります。
事前にメリット・デメリットを把握した上で受注管理することをおすすめします。
この記事を参考にぜひ受注管理をエクセルでしてください。
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