建築業の仕事は顧客から受注することではじめて仕事が発生するため、非常に大事なのが顧客の管理です。

しかし、顧客一人一人の情報を管理していくことは、情報量も膨大で管理は非常に大変です。

そんな顧客管理の問題を解決し、顧客管理の効率化を行うことができるのが、顧客管理ソフトです。

今回はこの顧客管理ソフトの有用性を詳しく解説していきますのでぜひ、導入の参考にしてください。

顧客管理ソフトとは？

まず、顧客管理ソフトとは、自社の工事に対しての依頼主となる顧客の個人情報をデータ管理してくれるソフトです。

ソフトの種類によって、日々蓄積され管理する情報の種類や、内容は違います。

しかし、データ管理することで、顧客管理を一元管理できるため、業務の効率化につながります。

初回打合せから、工事完了後のアフターなどの履歴も、データとして残す機能を要したものもありますので、非常に便利なソフトです。

顧客管理ソフトの必要性とは？

便利で建築業者でぜひ導入してほしい顧客管理ソフトの必要性についてですが、

• 顧客情報の社内共有化
• 営業活動の効率化
• 顧客情報の蓄積によるマーケティングの向上
• 顧客ごとに最適なアプローチ

上記のような必要性が考えられます。

どれも、建築業の業務を進めていくうえで重要な要素です。

顧客情報を社内共有することで、担当者以外も進捗状況が確認でき営業活動の効率化につながります。

膨大な量の情報がどんどん蓄積されていくため、データによる成功事例や失敗事例から営業活動の改善が行えます。

改善することで、顧客ごとに最適なアプローチが可能となり、最適な営業活動が行えます。

顧客管理ソフトの選び方

膨大な情報を管理してくれる顧客管理ソフトは、その種類も豊富で選ぶだけでも一苦労です。

そんな種類の多い顧客管理ソフトの選び方の基準として、

• 操作性と機能性
• 記録できる顧客情報の量
• 社内共有が可能なもの
• サポート体制の充実

上記を目安に顧客管理ソフトを選ぶことをおすすめします。

上手く利用できれば便利なソフトでも、自社の業務の流れと合わないものや、使い方が難しいものでは、業務を効率化することできません。

ここからは先ほどあげた、顧客管理ソフトの選び方の基準について詳しく解説していきます。

操作性と機能性

まず、顧客管理ソフトを選ぶ際には、その操作性や機能性をしっかり確認しましょう。

操作性については、実際に使用する従業員にとって使いやすいものかが重要です。

使いやすいソフトであれば、業務の効率化につながります。

しかし、使うことが困難なソフトでは、使用に時間がかかってしまい、業務の効率化ができなくなります。

便利さも大事ですが、操作のしやすさはよく確認しましょう。

さらに機能性も重要です。

自社に必要な機能が搭載されているのか？無駄に不要な機能が入っていないのか確認しましょう。

無駄な機能は使いづらさにもつながりますので、機能性もしっかり確認してください。

記録できる顧客情報の量

建築業では顧客との接点は工事完了後のアフターフォローまで長期間にわたります。

そんな長期のお付き合いで、重要なのが顧客情報です。

• 住所、氏名、連絡先
• 打合せ履歴
• アフター対応履歴
• 工事金額

などの基本情報やいままでの打合せやアフター対応の履歴もデータとして残るものがおすすめです。

履歴が残っていれば、過去の対応から今後の対応や、トラブルの解決の参考にできるため非常に重要です。

顧客情報の管理が徹底されていれば、顧客の信用にもつながるため、必要な情報を必要な量で保存できる顧客管理ソフトを選んでいきましょう。

社内共有が可能なもの

顧客管理ソフトの導入によって、部署などの垣根をこえて顧客情報の共有化ができます。

営業段階での、顧客との打合せ内容の記録などの顧客情報は業務を進めるうえで非常に重要です。

契約後、設計や工事といった他部門へ業務が移っていった際に、打合せ記録をもとに顧客とのより細かい打合せや対応を行うことができます。

特に工事中などでよくある、「言った、言わない」といった打合せ時の決定事項の曖昧さがなくなり、顧客への信用にもつながっていきます。

サポート体制の充実

顧客管理ソフト選びにはサポート体制の充実が重要です。

顧客管理ソフトは便利な機能がたくさんありますが、導入してすぐ全ての機能を使いこなすことは困難です。

はじめて使うソフトは誰もが初心者で、慣れるまで時間がかかりますし、疑問点も発生します。

そんな疑問点などに答えてくれる、サポート体制があれば問題の解決ができ、業務の負担が軽減できます。

社内にITに詳しい方ばかりではないかと思うので、スムーズに顧客管理ソフトを定着させるためにサポート体制の充実は重要な要素のひとつです。

顧客管理ソフトのメリット

業務効率化であったり、顧客満足の向上などの効果も期待できる顧客管理ソフト。

そんな顧客管理ソフト導入によるメリットについてですが、

• 過去の情報確認ができる
• 担当者だけでなく社内共有ができる
• 情報確認がすぐ行える

顧客管理ソフトには、上記のようなメリットがあります。

ここでは上記の顧客管理ソフトのメリットについて詳しく解説していきます。

過去の情報の確認ができる

建築会社において顧客情報はお金にはかえがたい財産といえます。

今までの顧客別での打合せや工事での情報によって、さまざまな部分で活用が可能です。

• 失敗事例より今後の業務の改善
• 過去の実績より見積もり作成の簡略化が可能
• 成功事例を活用した営業活動

ほんの一例ですが、多くの活用方法が考えられます。

自社の実績をデータとしてしっかり蓄積できるのが、顧客管理ソフトの大きなメリットのひとつといえます。

担当者だけでなく社内共有ができる

建築業において一人の顧客に対して、各部門の担当者が顧客対応をしていく形態が多いことと思います。

顧客情報の管理についても担当者レベルで行う会社も多いことでしょう。

担当者レベルで顧客管理を行っていると、問題が発生した場合などの対応が、担当者の経験や技量によって、差がついてしまいます。

そうなると一番困るのは顧客となる方で、信用の損失などにつながります。

そうならないためにも、顧客情報は社内共有化を行い、問題の早期解決から、社員教育の機会として活用できます。

顧客情報の社内共有化によって、適切な顧客対応を進めていきましょう。

情報確認がすぐに行える

現在、コロナ渦や働き方改革の影響もあり、在宅ワークなどのテレワークの実施が進んでいます。

さらに、建築業においては、現場監督などは現場に出る機会が多く、事務所に常駐する機会が減っています。

そんな中で、顧客管理ソフト導入によって、事務所にいない時でも、スマホなどを使ってオンライン上で顧客情報の確認が行えます。

どこでも情報確認が行えることで、無駄な移動による経費削減が行えたり、迅速な顧客対応が可能となります。

そのため、顧客管理ソフト導入によって業務の改善を行うことが可能です。

まとめ

今回は、建築業における顧客管理ソフト導入について解説させていただきました。

顧客管理ソフトは、その機能性から、建築業の管理業務を効率化してくれる優秀なものです。

しかし導入費用の高さや自社の業務の流れと合うかなど、導入するソフトの選択には注意が必要です。

ポイントをしっかりと抑えて、顧客管理ソフトを導入し、自社の業務改善、効率化を進めて売上アップにつなげてください。