• 「顧客データ管理ってなんのことだろう」
• 「エクセルで顧客データ管理するメリットってなんだろう」

こんな悩みありませんか？

この記事では顧客データ管理に使用されるツールや顧客データ管理を使うメリットについて解説します。

この記事を参考にぜひ顧客データ管理してみてくださいね。

そもそも顧客データ管理とは

顧客データ管理は、顧客の個人情報や購買履歴などを集め、整理してデータで管理することです。

このプロセスは、顧客関係管理（CRM）と呼ばれることもあります。

CRMは、マネジメント手法の一つであり、顧客情報を効果的に管理するためのツールです。

顧客情報を管理することで、顧客のニーズに合わせた情報提供ができ、顧客との良好な関係を築けます。

顧客データ管理をする目的とは

顧客管理をする目的は、顧客との関係構築だけでなく、顧客のニーズや関心、価値観などを把握することで自社の製品やサービスを改善し、利益を出すことです。

顧客データを収集・分析し、顧客の嗜好や購買履歴を把握することで、よりターゲットに合わせた商品やサービスを提供できます。

また、顧客とのコミュニケーションやマーケティング施策の企画・実施に役立つ情報を得られます。

これは、競争激化する現代のビジネスにおいて、重要な差別化要因となるでしょう。

• 関連記事：脱エクセル！システムを利用した顧客データ管理で悩みを解決！

顧客データ管理に使用されるツール

顧客データ管理に使用されるツールは以下のとおりです。

• 顧客データ管理システム
• エクセル
• MA（マーケティングオートメーション）
• SFA（営業支援システム）

顧客データ管理システム

顧客データ管理システムはCRM（Customer Relationship Management）とも呼ばれ、マーケティングや営業活動を通して獲得した顧客のデータを一括管理するのに特化したツールです。

CRMは既存顧客のデータ管理や関係維持に役立つ特徴があります。

デメリットとしては、データ活用のための基盤という性質が強いため、導入効果がわかりにくいことです。

導入や運用にコストがかかるため事前に見積もりをとり、金額を把握した上で導入しましょう。

エクセル

エクセルは、簡易的な顧客データ管理には適したツールです。

多くの企業で使用されているため、従業員にとっても使いやすく、コスト面でも比較的手軽に導入できます。

また、条件付き書式や並べ替えなどの機能を使用することで、重複データのチェックも簡単にできます。

しかし、本格的な顧客管理をしたい場合には、エクセルだけでは限界があります。

たとえば、エクセルの同時編集機能は制限があるため、大規模な顧客管理をする際には、CRMなどの専用ツールを導入するとよいでしょう。

専用ツールを使用することで、より効率的かつ正確な顧客データの管理が可能となります。

MA（マーケティングオートメーション）

マーケティングオートメーション（MA）は、マーケティング活動を可視化・自動化するためのプロセスであり、その実現に必要なツールをMAツールと呼びます。

MAツールは、見込み顧客の情報を一元管理し、顧客育成をすることで、効率的なマーケティング活動を実現します。

さらに、購買意欲の高い見込み客を絞り込むことで、生産性の向上につなげます。

MAツールは、企業のマーケティング戦略において重要な役割を果たすでしょう。

SFA（営業支援システム）

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動を効率化するためのツールです。

営業担当者の商談の進捗状況や履歴、顧客情報、そして営業活動に関するデータなどを一元管理できます。

主にBtoB領域で使用され、営業活動の生産性を向上させるために、見積書作成や日報作成、タスク管理など、営業活動に付随する機能が搭載されています。

ただし、マーケティング機能は搭載されていないため、リード獲得などの目的にはマーケティングオートメーション（MA）との連携が必要です。

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エクセルで顧客管理を行うメリット

エクセルで顧客管理を行うメリットは以下のとおりです。

• 費用を抑えられる
• 操作性が簡易
• 他の人に共有しやすい

費用を抑えられる

エクセルは費用を抑えられるメリットがあります。

会社のパソコンにエクセルが入っているケースが多く、導入費用がかかりません。

入っていないとしてもExcel2019は15,984円（税込）で導入できるため大きな出費にはなりません。

エクセルは顧客管理以外でも使用できるため、導入をおすすめします。

操作性が簡易

操作性が簡易なのはエクセルのメリットです。

エクセルは基本的な操作さえできれば使いこなせるため操作性が簡易といわれています。

また、Excelの基本的な機能に加えて、条件付き書式や並べ替えなどの高度な機能を使うことで、データの整理や分析をより効率的にできます。

他の人に共有しやすい

エクセルで顧客管理をすると他の人に共有しやすいメリットがあります。

エクセルファイルは容易に共有できるため、他の人とデータを共有しやすく、担当者間で協力してデータの更新や編集ができます。

また、共有したファイルを通じて、現場内でのコミュニケーションが促進されます。

顧客データ管理を使うメリット

顧客データ管理を使うメリットは以下のとおりです。

• 業務の効率化
• セキュリティーの強化
• マーケティングに活かせる

業務の効率化

顧客データ管理システムは、データの入力や確認が簡単で、少ない労力や時間で作業を完了できます。

クラウド型のツールは、現場からでも情報を更新・確認できるため、業務の効率化につながります。

専用ツールには、顧客の行動履歴や嗜好性などを分析し、最適なタイミングで最適な情報を提供する機能があるのが嬉しいポイントです。

これにより、顧客満足度の向上や新規顧客獲得につながります。

セキュリティーの強化

顧客管理データを使うとセキュリティーの強化ができます。

企業が扱う顧客データは、個人情報が含まれるため非常に重要なデータです。

万が一、データが流出してしまうと、企業の社会的信用を大きく損なうことになり、訴訟問題などにも発展しかねません。

そのため、顧客データのセキュリティ対策は非常に重要です。

しかし、自社サーバーでの顧客データ管理には高額なコストがかかります。

そこで、クラウド型の顧客データ管理ツールを利用することで、高度なセキュリティ機能が搭載されたシステムを手軽に利用できます。

不正ログインや脆弱性対策など、リスクを抑えるための対策が万全であり、デバイスの紛失や盗難による情報漏洩にも対応可能です。

そのため、クラウド型の顧客データ管理ツールは安心して利用できます。

マーケティングに活かせる

顧客データ管理により、企業は経営に対して多大な利益を得られます。

たとえば、顧客データを分析することで、顧客ごとの需要や購買傾向を理解し、戦略的なマーケティング活動ができます。

また、各顧客の属性や購買履歴を正確に把握することで、迅速な顧客対応を行い、顧客満足度を向上させられるでしょう。

このように、顧客データ管理は経営戦略の基盤となり、企業の成長に不可欠な要素となります。

エクセルで顧客データ管理する際の注意点

エクセルで顧客データ管理する際の注意点は以下のとおりです。

• ルールの徹底
• データの保管場所
• 編集者の振り分け

ルールの徹底

ルールの徹底をしてから管理しましょう。

入力ルールを守らなければ、表記ゆれが起こり、結果的に管理にしづらくなります。

ポイントは事前にルールを作ることです。

エクセルデータの別タブに入力ルールを明記しておくと、担当者が変わっても問題ありません。

データの保管場所

エクセルデータの保管場所は固定しましょう。

固定しないとどれが元データかわからなくなり、気づいたら複製データが量産されてしまいます。

固定する場所を決めたら周知しましょう。

編集者の振り分け

顧客データの編者者の振り分けをしましょう。

振り分けをしないと誰が担当かわからないまま進み、仕事が進まないからです。

編集者を固定することで責任感がでて、質の高い管理ができます。

顧客データ管理システムの選定基準

顧客データ管理システムの選定基準は以下のとおりです。

• 操作性の簡易
• サポートの有無
• 自社に必要な機能があるか

操作性の簡易

操作性が簡易かどうか確かめてから導入しましょう。

操作しにくく、使いにくいシステムだと長く運用できません。

ものによってはトライアル期間を設けているシステムがあるので、活用しましょう。

サポートの有無

サポートがあるか確かめてから導入しましょう。

最初のころはわからないことだらけで先へ進めないからです。

サポートはチャット対応やメール対応、電話対応とありますが、電話対応しているシステムにしましょう。

自社に必要な機能があるか

顧客データ管理システムは、自社の業務ニーズに合った機能を持っていることが重要です。

自社の顧客データの管理や分析、顧客対応のための機能などが必要かどうかを検討し、選定するシステムが自社に必要な機能を備えているかどうかを確認しましょう。

また、将来的な業務拡大に対応できる機能や拡張性も考慮することが重要です。

まとめ

今回は顧客データをエクセルで管理するメリットについて解説しました。

顧客データ管理を上手く活用することで業務の効率化が図れます。

顧客データ管理を導入する前に注意点を理解し、自社のニーズに合った顧客データ管理システムを選ぶとよいでしょう。

この記事を参考にぜひ顧客データをエクセルで管理してくださいね。