Column コラム

脱エクセル!システムを利用した顧客データ管理で悩みを解決!

2022.07.19

コラム

コロナ禍の中、自宅で過ごすことが増えた今、建設業界・リフォーム業界は今さらに注目を集める業界となっています。

他業種からの参入など競争化の激しい建設業で、他社との差別化を図るためにも社内の業務を把握することはとても必要なことです。

また、業務内容を把握し、効率化を図るためには、顧客管理を行うことが大切なことになってきます。

そこで、ここでは社内の業務を把握し、効率化を図るために取り入れたい顧客データのシステム化についてご説明します

建設業の顧客管理が抱える問題。

建設業の工事は次のように多種多様です。

  • 新築工事
  • リフォーム工事
  • トイレの設備器具だけの入れ替え など

また、顧客ごとに工事内容も工事の進捗状況も異なるので、管理する情報量は膨大なものとなります。

膨大な顧客情報を管理し活用することは難しく、工事の進捗から完了までを追いかけて、アフター工事やフォローにつながらないというケースも多いようです。

顧客データ管理をシステム化するメリット

では、膨大な顧客管理をシステム化するメリットとは、どういったことがあるのでしょうか?

情報共有が容易にできるようになる

システムを利用することで、情報共有が容易になります。

使用するシステムによっても異なりますが、システムで管理される顧客管理は、たいていクラウド上で管理されています。

容量によっても異なりますが、多人数で同じサーバーに集中してアクセスすると動作が遅くなる、フリーズするなどといった作業中のトラブルに合い、作業効率が下がりストレスとなってしまいます。

これは一度にアクセスすることで、サーバーへの負荷やCPUへの負荷、そしてメモリー不足に陥ってしまうことが原因かと考えられます。

顧客管理をクラウド上で行うシステムだと、そういった負荷が軽減されるため、多人数でアクセスしても業務の効率を下げる心配はありません。

memo

クラウドベース上でデータ管理できるので、複数人での情報編集が可能となり、常に最新の情報を閲覧・更新することができます。

場所を選ばず情報を更新できる

クラウド上に保管されているデータにアクセスできるツールさえれば、場所を選ぶ必要がありません

例えば、現場での施工後、訪問後などその場でデータを更新できれば、社内に帰って更新することや、更新依頼をするといった手間を省くことができます。

また、打合せや商談などでも取入れることができれば、その場で情報を残すことができ、更新漏れやと対応漏れなども防ぐことができます。

データ損失のリスクを減らせる

エクセルなどの既存ソフトを使用した顧客管理は、データ損失の可能性を否定することはできません。

データの破損やウィルスへの感染、また誤って削除してしまうといったことがあるからです。

クラウドで管理されたシステムを使用すると、万が一誤操作でデータを削除しまったとしても多くの場合、バックアップ機能がついていますので安心です。

memo

PC内でデータ管理されているわけではないので、データの破損というトラブルも回避することができます。

エクセルで行う顧客管理システム

顧客管理だけに限らず、データの管理を汎用性の高いエクセルで行っている会社のほうが多いのではないでしょうか?

エクセルで顧客管理を行うメリット・デメリットについても考えてみましょう。

エクセルで顧客管理を行うメリット

使い慣れていてデータの管理が簡単にできる

何よりも使い慣れていることが一番大きいのではないでしょうか?

また、使用していく間に、使いたい項目を追加するなど、仕様の変更を行うことも比較的簡単に行うことができます。

小規模の顧客管理やビジネスを立ち上げたばかりなどという会社には、小回りの利くエクセルが使いやすいでしょう。

導入に費用がかからない

エクセルやワードは、マイクエロソフトの標準的なソフトです。

そのため、初めから導入されている場合も多く、導入に大きなコストを掛ける必要がなくコストカットすることができます。

顧客管理をエクセルでおこなうデメリット

データが大きくなると操作しづらくなる

エクセルを使用していくと、ひとつのファイルで容量が大きくなってしまう場合があります。

文書として保管・管理されるエクセルは、データベースで保管されるシステムと異なり、大容量のデータを保管・管理することにはあまり適していないといえるでしょう。

複数のシートとの紐づけが難しい

エクセルの関数やテーブル作成など、ある程度詳しい人がいれば良いですが、エクセルはスキルの差が出やすいソフトです。

そういった場合、他のファイルやテーブルとの関連を紐づけることは難しいでしょう。

進捗状況を一部の担当者しか把握できていない

これは、エクセルで顧客管理しているとよく起こりえる事です。

データが重たくなる、個人だけで顧客の情報を管理しているなど理由は様々ですが、担当者でないとわからないという工事が多発しやすくなります。

建設業でシステム化しやすい業務内容

では、どういった業務がシステム化していくことに適しているでしょうか?

工事の受発注・見積書・請求書の管理

多種多様にわたる建設業界の工事で、次の書類関係は、システム化しやすい業務の1つです。

  • 受発注
  • 見積書
  • 請求書 など

案件ごとに情報の管理できれば、打合せなどもスムーズに行うことができます。

日報の管理

工事にかかわる日々の日報は、進捗状況やその時気になったこと、次に注意する点などを記録する大切業務の1つです。

また文章だけで残すのではなく、現場で撮影した写真なども紐づけることができると、第3者に説明するときにも視覚的にわかりやすくなります。

 

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顧客管理をシステム化するときの注意点

メリットばかりに感じる顧客管理のシステム化ですが、導入する場合、次のような注意点もあります。

運用コストがかかる

最も考えないとけないことは、システムの導入にはコストが発生するということです。

無料プランを使用できるようなシステムも多数ありますが、使用したい範囲が有料であるという場合が多いようです。

ですので、本格的に導入するまで何社かの無料プランを試用してみて、自社にあったシステムを見つけてみる事がよいでしょう。

完全移行するまでに時間がかかる

システムに移行するときは、元のデータを整理し管理する必要があります。

また、社内体制を整えなおしや新しい業務の流れの確認、場合によってはシステムの勉強会を開く必要もあるかもしれません。

エクセルの顧客管理からシステムへスムーズに移行するポイント

システム化へスムーズに移行をするためにも、次のことは必ず確認するようにしましょう。

システム化するデータを絞る

エクセルで作成された顧客管理データは、関数の使用や関数を使用するためのデータなど、ダブって入力されている場合もよくあります。

実はシステム化するときに、そういったデータベースが邪魔な存在になってしまうのです。

システムに移行するときは、データは必ず整理してから行いましょう。

データの移行は一気に行う

時間をかけて移行を行っていると、先に移行を行ったデータが更新をされた場合、エクセルの情報とシステムの情報に差異が生まれやすくなるからです。

ですので、データの移行は一気に行うことをお勧めします

自社にあったシステムを選ぶ

様々な顧客管理システムがある中で、どれを導入すればよいか迷うかと思います。

口コミや他社が取り入れているといった情報も大切ですが、自社にあったシステムと使い勝手の良さも考えて選ぶと良いでしょう。

まとめ

蓄積されていく膨大なデータをそのままエクセルで管理し活用し続けることには限界があります。

顧客管理のシステム化は、情報の風通しをよくすることは、業務の改善にもつながります。

また、顧客管理で業務の効率化を図ることは、他社との差別化、顧客の確保につながる大事な基盤となる部分です。

ぜひ、自社にあったシステムを選択して、風通しのよい顧客管理をめざしてください。

 

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