工務店クラウドツールをご存じでしょうか。

これは工務店のさまざまな業務をIT技術がサポートするシステム。

クラウドを活用しているので、業務の効率が非常にアップします。

しかし、工務店経営者の中には次のような人が案外少なくありません。

• 名前くらいは聞いたことがあるが中身を知らない
• 機能が分からないので資金投入に踏み切れない
• どのような活用が可能かイメージできない

そこで、この記事では、工務店クラウドツールについて解説します。

取り上げるのは次の項目です。

• 工務店クラウドツールとは何か
• 工務店クラウドツールで能率が上がる業務
• 工務店クラウドツール導入の注意点

では、順番に説明しましょう。

工務店クラウドツールとは何か

まずは工務店クラウドツールのアウトラインから取り上げます。

このツールの以下の特徴を挙げてみましょう。

• クラウド活用による業務効率化のシステム
• 情報の一元化が可能
• 仕事の自動化ができる

以上の点について順番に解説します。

クラウド活用による業務効率化のシステム

工務店クラウドツールはクラウドを活用した業務効率化のシステムです。

顧客管理や見積作成、工事管理などの多彩な分野を支援してくれます。

現状は多くの業務を従業員が手作業で対応しています。

しかし、工務店クラウドツールでは機械が業務を担ってくれるのです。

しかも、機械であるため人力よりもスピーディー、人間のようにケアレスミスは起こしません。

• 関連記事：工務店の業務効率化で会社の悩みを一気に解決！！

情報の一元化が可能

工務店クラウドツールは情報の一元化が可能です。

現状はパソコンやサーバーでの情報管理が多いのですが、その場合には一元化が出来ていない場合があります。

例えば、顧客情報が1台のパソコンで管理され、他の端末からは見ることが出来ない例は少なくありません。

そして、それが原因となるトラブルも時として発生します。

しかし、工務店クラウドツールは情報の一元化が可能。そのようなトラブル発生は少なくなります。

• 関連記事：これからの建設業に必要な一元管理と業務効率化について徹底解説

仕事の自動化ができる

工務店クラウドツールを使えば、仕事の自動化が可能です。

このツールの得意な仕事は転記や確認、そして文書の作成などです。

これらは現状では人力で行っている場合が多く、効率の面で欠けていました。

例えば、定型の文書であっても人が入力して作成しています。

しかし、工務店クラウドツールを使えば正確に、しかもスピーディーになります。

尚、仕事が早く終われば早く帰宅することも可能。

ワークライフバランスの観点からも有用なのです。

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工務店クラウドツールで能率が上がる業務

次に、工務店クラウドツールで能率の上がる業務を挙げてみましょう。

• 顧客管理
• 見積作成
• 工事管理
• 営業進捗管理
• 原価管理
• 入出金管理

以上が効率化の狙える業務です。順番に解説します。

顧客管理

工務店クラウドツールは顧客管理が可能です。

顧客管理は企業にとって最大限に重要な業務。

しかし、人間が行うならば、ミスをゼロにすることは出来ません。

例えば、顧客情報を紛失するかも知れませんし、情報を格納したパソコンが壊れるかも知れません。

その点、このシステムならば人間のようなケアレスミスが無くなり、仮にパソコンが壊れたとしても、クラウド保存のため安心です。

見積作成

見積作成にも工務店クラウドツールは特化しています。

特に、定型的なものが得意分野。

例えば、見積書の決まったフォームのものであれば作成可能です。

工務店の場合には多くの部材や部品を積み上げて積算をするのですが、人間の仕事ではミスがあり得ますし、時間も掛かります。

しかし、工務店クラウドツールであれば、ミスが少なく、しかもスピーディーです。

工事管理

工事管理にも工務店クラウドツールは有効です。

工務店クラウドツールであれば工程表の作成も可能。

必要な情報を入力しておけば機械が作ってくれます。

その点、人力であれば転記などの作業が必要で、ミスが発生しますし、時間も掛かってしまいます。

工務店管理ツールの方が人力よりも効率的なのです。

営業進捗管理

営業進捗管理も工務店クラウドツールには可能です。

工務店であっても営業は非常に大切。

管理をおろそかにしてはいけません。

そして、システムが良く無ければ管理も甘くなり、状態も悪くなります。

しかし、工務店クラウドツールならば管理体制が強化され、甘くなることもありません。

原価管理

工務店クラウドツールは原価管理にも秀でます。

コスト管理は建設業には重要な問題。

ミスをするならば致命的にもなり得るのです。

しかし、この仕事を工務店クラウドツールに任せれば、人が行うよりもミスは減り、仕事も早くなることでしょう。

入出金管理

工務店クラウドツールは入出金管理も可能です。

入出金管理を人に任すならばヒューマンエラーは避けられません。

入出金のタイミングや数値を間違う場合も考えられるのです。

しかし、工務店クラウドツールに入出金管理を任せるならば、人が携わるよりも正確で速いです。

工務店クラウドツール導入の注意点

このように工務店クラウドツールには多くの利点があるのですが、闇雲に入れれば良い訳ではありません。

導入においても注意点があるのです。主なものとしては次の4点です。

• 機能
• コスト
• 操作性
• サポート体制

それぞれについて説明します。

機能

機能が十分でなければ導入の意味が半減します。

特に、経営面での弱点を工務店クラウドツールでカバーしようとしていた経営者にとっては、絶対に避けなければいけません。

例えば、事務作業の負荷軽減を狙っているのに、導入したシステムが他のシステムにその部分で劣っていれば、無駄に高い費用を出したことになります。

導入を検討する際には、どのような機能が搭載されているか、しっかり確認することが必要です。

コスト

コストも注意が必要です。

どんなに良い設備を導入したとしても、費用対効果が高くなければ片手落ち。

機能と同時にコストもしっかりと確認をしましょう。

尚、システムには導入コストの他に管理コストが発生する場合があります。

検討の際には発生する全部のコストを積み上げ、費用対効果が十分かを確認しましょう。

操作性

操作性も良くなければいけません。

どんなに良いシステムであっても、操作が難しすぎると、慣れるまでに相当に時間が掛かってしまいます。

また、ケースによっては教育も必要になるかも知れません。

しかし、操作が容易なシステムであれば、そのようなリスクは減ります。

視覚的・直感的に扱えるシステムであれば、操作しやすいだけでなく、覚えやすいメリットがあります。

視覚的・直感的に扱えるシステムがオススメです。

サポート体制

サポート体制も重要です。

システムにトラブルが発生した場合、自力での解決が可能なケースは多くはありません。

例えば、想定外の条件でシステムが止まってしまったならば、自力での復旧は可能なのでしょうか。

場合によっては、システム復旧まで長時間待たなければいけません。

しかし、サポート体制がしっかりしているならばトラブルに対処してくれるので安心です。

システム選びの際には、サポートについても詳細に確認しましょう。

まとめ

ここまで、次の項目について解説しました。

• 工務店クラウドツールとは何か
• 工務店クラウドツールで能率が上がる業務
• 工務店クラウドツール導入の注意点

工務店クラウドツールへの理解が進み、その魅力が理解できたのではないでしょうか。

企業が利益を上げるためには業務の効率化が欠かせません。工務店クラウドツールは多くの点で業務を支援するシステムです。ぜひとも導入を検討しましょう。