IT業界や企業の情報システム部門で、普及されている「RPA」という言葉をご存じでしょうか？

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、今まで人がおこなっていた業務の一部を自動化することで業務の効率化を図る業務システムのことをいいます。

今まで人がパソコンや手作業でおこなっていた単純作業と呼ばれる業務内容を自動処理に変えることで、人的ミスを減らしコストの削減につなげます。

建築業界でもRPAを取り入れる動きが広まってますが、残念ながら浸透しているとはいいがたい状況です。

そこで、建築業界が取り入れるRPAのメリットと失敗しない導入方法についてご説明いたします。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の頭文字をとったら略語です。

24時間365日、ロボットが人の代わりにパソコン上の業務をこなす自動ツールです。

業務をこなすソフトウェアのことを「ロボット」といい、RPAのロボットもソフトウェアの1つです。

RPAは、複数のシステムをまたぐような作業の自動化をする機能があり、さまざまな業務に対応できるようになっています。

RPAでできること、できないこと

RPAは、作業の効率化を図る便利なツールですが、どのような業務内容でもRPAで自動化できるわけではありません。

RPAでできること

RPAは次のような業務内容で活用することができます。

• 情報収集の自動化
• 業務内容などのデータ転記
• 伝票入力・請求書入力
• リスト作成
• 図面などのデータベース化

RPAは、毎日の反復作業が必要な、いわゆるルーティンワークなどパソコン上でおこなう事務作業を自動化することに向いているといえます。

RPAでできないこと

一方、次のような業務内容はRPAでおこなうことができません。

• 一定の手順がない非定型の業務
• 個人の判断が必要な業務
• パソコン上でおこなわない業務

RPAは、状況に合わせて一定のルールが変化するような業務や、現場での打ち合わせなど臨機応変な対応を求められる業務をおこなうことはできません。

RPAとAIの違い

RPAはパソコン上でおこなう業務の自動化をおこなうツールなので、AIと混同しやすいですが機能が異なります。

RPAは、設定されたルールや手順に従ってRPA単体で業務の自動化を行いますが、AIは自ら判断して業務をおこないます。

また、AI単体で業務がおこなえる訳ではなく、システムやデバイスに組み込まれることで機能を発揮します。

RPAは考えた指示が伝わって動く手で、AIは指示考えて出す脳となります。

RPAを導入するメリット

RPAは毎日のタスク作業を自動化するツールです。

建築業界は、FＡＸでのやり取りや手書きにより受発注や請求書などが、いまだに多く残る古い体質と言われているます。

また、現場以外のルーティンワークも多く存在します。

この業務をRPA化することで、次のようなメリットを得ることができます。

事務作業の効率化

毎日決まっておこなう業務、例えば受発注書や会計などを自動化することで、人的ミスを減らすことができ、従業員にかかる負荷を軽減することができます。

ワークライフバランスの改善

ルーティンワークにRPAを導入すれば、その業務に関わる人員を減らすことができ、また自動化になることで作業にかかっていた時間を削減することができます。

コストの削減

RPAに工程表などの現場管理を任せ情報を共有することで、報告漏れによるミスを防ぐことができ、進捗状況の把握もおこないやすくなります。

現場と社内の情報共有ができることで、ミスを減らしコストの削減へとつなげることができます。

RPAの種類

RPAには、さまざまな種類がありますが、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。

それぞれデータを保有する場所と、導入する場合のコストが異なります。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上でデータを保存できる仮想サーバを利用する方法で、すぐに導入することができます。

近年増えている災害リスクに備えて、クラウド型を利用する傾向が強くなっています。

クラウド型を導入するメリットとデメリットは次の通りです。

クラウド型のメリット

• インターネット環境があればすぐに導入できる。
• 利用するパソコンやサーバーが故障しても保存データの紛失を防ぐことができる。
• ストレージの拡張性が高い。
• サーバーを抱える費用を抑えることができ、導入のコストを削減できる。
• 情報の共有がおこないやすい

クラウド型のデメリット

• オンラインで利用する環境が必須
• セキュリティ面に不安が残る
• クラウド上で利用しないアプリやシステムとの連携ができない
• カスタマイズが難しい

社内のサーバーやパソコンに影響されることなく、インターネット環境さえ整えば導入しやすいクラウド型ですが、パッケージされていることが多く、カスタマイズが難しい場合が多く、変更したい場合のサポートなど依頼しなければなりません。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーやパソコンにシステムをインストールして利用する方法です。

導入するにはシステムを購入する必要があります。

オンプレミス型のメリット

• 自社の機能に合わせたカスタマイズが可能
• セキュリティ面で安心
• 他のアプリやシステムと統合しやすい
• 自社資産として保有できる

オンプレミス型のデメリット

• 導入にあたっての初期費用が高い
• サーバーのメンテナンスや管理が必要
• ストレージの容量不足がおきる

オンプレミス型は、自社でサーバーを保有して管理を行うので、クラウド型のようなセキュリティ面で心配する必要がありません。

また、クラウドを利用しないので自社の業務に合わせたカスタマイズもおこないやすくなります。

失敗しないRPA導入のポイント

RPAを導入することで業務の効率化やコストの削減につながることが分かりましたが、導入しても活用できなければ意味がありません。

RPAの導入を成功させるために、知っておいてほしいポイントをご説明いたします。

導入目的を明確にする

導入した成功事例ばかりに目がいき、導入する目的を明確にしなままでは、どの業務から取り入れていけばよいのかわからなくなってしまいます。

成功事例はあくまで参考事例です。

成功事例と比較し、自社で取り入れる目的を明確にすることで、どの業務に適用し、運用していくかを理解することが大切です。

導入する業務範囲を検討

業務範囲の検討にはヒアリングをおこなうことが大切です。

しかし、ヒアリングの対象者によって適用したい業務範囲が異なります。

ヒアリングの内容はあくまでも参考とし、一定の基準を決め業務を網羅できる手段を選ぶようにしましょう。

導入する業務範囲の選択

業務範囲の検討ができれば、選択した範囲の中で可視化することが大切です。

不要な業務にまでシステムを導入する必要はありません。

可視化をおこなうには、ロボットに記憶させるためにマニュアルを作成し、手順に沿った洗い出しをおこないましょう。

まとめ

RPAの導入は、建築業界の効率化・人件費などの削減・ワークライフバランスの実現に向けた大切な取り組みです。

企業側へのメリットが大きいことが特徴です。

今まで人がおこなっていた業務をロボットに任せることで、それまでにかかっていた時間をクリエイティブな業務に充てることが可能になります。

また業務の効率化、コスト削減は業績向上への効果も期待できます。

建築業界がかかえるルーティンワークが抱える問題の解消を検討している方は、一度RPAの導入を検討してみましょう。

 

＼　関連記事　／

• DX（デジタルトランスフォーメーション）などITに関連した記事はこちら