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営業日報を書くと業績アップに繋がる?必要じゃないと軽んじるのは厳禁!

2022.04.26

コラム

質の良い営業日報は、それだけで会社の業績を引き上げてくれます。しかし、次のような意見の人も多いでしょう。

  • わざわざ導入しなくても良いのでは?
  • 建設業にはそれほど重要だと思えない・・・
  • 導入しているけども、効果は実感できていない

ですがそれは誤解です。

建築業にも営業を担当する従業員は居るものですし、設計や施工などの作業は、営業が仕事を取ってきて初めてスタートするものです。つまり、営業力の底上げは、会社の業績の底上げに繋がります。

本記事では営業日報が重要な理由や、効果を出すポイントも解説していきます。営業日報の習慣を通して、業績アップを目指してください。

営業日報とは何か?

営業日報とは、文字通り営業職が記す、その日の業務に対する報告書です。内容や形式は会社によりさまざまですが、見直しが容易であるようにしておいた方が良いでしょう。

ちなみに、営業職以外の職が記す日報は「作業日報」などという名前で呼ばれます。しかし、良い日報にするためのポイントなどは共通しています。

営業日報に書くこと

営業日報に書く代表的な内容は以下の通りです。

  • その日の活動内容
  • 活動した結果
  • 振り返り(反省)
  • 改善点(ネクストアクション)

上記の項目は「必ずこの通りにしなければいけない」というわけではありませんが、導入の際に項目に迷った場合、上記の内容を抑えておけば間違いありません

営業日報を書くべき人

営業日報は全員が書くべきです。営業日報のチェックは管理職がするべきですが、だからといって「管理職は営業日報を書かなくてよい」というわけではありません。

営業日報は単なる報告ではなく、自己管理のツールです。だからこそ、役職を問わず、営業日報を書くべきなのです。

営業日報を見るべき人

営業日報は管理職、もしくは従業員のマネジメントをする人がチェックするべきです。

日報に対して「書く」ことへの意識は育ちやすいですが、「見る」ことへの意識はおろそかになりがちです。

しかし、日報はチェックされてこそ効果を発揮するものです。書かれっぱなしでチェックを通されない日報は、多くのメリットを失ってしまいます。

営業日報を書くタイミング

営業日報は作業報告書なので、書くタイミングは一日の終わりの時間になります。

ただし残業などする場合は、定時に退勤するつもりで、平常時の時間帯に一度記載しても構いません。

あまり遅い時間になりすぎると、チェックをしてくれる側の人が退勤してしまうためです。

営業日報は「チェックされる」というステップも大切であるため、残業を理由に、他人に見られない日報となってしまう事態は避けましょう

営業日報は何を目的に書くものか?

営業日報を書く目的は以下の通りです。

  • 書いた本人の弱点を洗い出す
  • 書いた本人の状況を客観視する
  • 書いた人が休んだ場合などのフォローに

上記を意識するのとしないのとでは、できあがる日報の質に大きな差が出ます。

営業日報は、書きさえすれば良いというものではありません。

会社に活かせるような日報と、活かそうという従業員の意識があって、初めて意味のあるものになります。

だらだらと作業的に書かれた日報は、ただ作業時間がかかるだけで、業績アップどころかマイナスとなってしまいます。

せっかく時間を割いているわけですから、意味のあるものにするためにも、目的意識をしっかり持って運用していきましょう。

営業日報は自分の問題点を洗い出す

営業日報は、書いている本人の抱えている弱点や問題点を見つけるのに最適です。日報を書くことにより、さまざまなことが分析できます。以下に一例を示します。

  • 現在自分が抱えている業務は何か?
  • その中で難航している業務は何か?
  • 難航している理由は何か?

日報を書かない状態では、これらのことははっきり把握できなかったり、抜けや漏れがあったりします。日報を書くことで自分の考えを整理でき、人に相談する時の手掛かりにもなります。

営業日報は自分を客観視してもらう材料

営業日報はチェックを入れてもらうことにより、自分の状況を客観視することができます。具体的には、以下のようなことが該当します。

  • 現在の業務内容
  • 業務に対する時間配分
  • 抱えている業務難易度の適切さ
  • チームの人選の適切さ
  • 問題の発生理由

上記の例はあくまで一部であり、明快になるポイントは沢山あります。書いている本人は「自分は仕事に関して状況を把握できている」と思っていても、周りから見ればそうではないというケースは多いです。この思い違いを放置しないために、営業日報が役立ちます。

人が居ない時のフォローに

体調不良や家庭の事情など、急遽休みを取らなければいけないような事態は、誰でも起こり得ます。そのような時に、休んだ人の業務予定や関係者、逼迫具合を把握するのに、業務日報が役立ちます。

また、そのように活用することで、書いている本人にも「他の誰が読んでもわかりやすいように書こう」という意識が生まれます。

営業日報は建設業には不要?

営業日報はあらゆる業種で活用できまが、次の理由などで営業日報が習慣化されていない企業も多いです。

  • 建設業は営業がメインじゃない
  • 日報を書く時間が取れない
  • 効果があるのか疑問だ など

しかし、建設業であるということは、営業日報を導入しない理由にはなりません

むしろ、営業してはじめて仕事が取れる建設業のような業種こそ、営業職は重要な役割を担っています。

引いては、営業日報で営業職の業務をスムーズに回すことが重要なのです。

 

営業日報が書けない企業

自社において「営業日報を導入しないのではなく、導入できない」と考えられる場合は注意が必要です。

営業日報は、自分やチームの状況を落ち着いて考えるためのものです。

日報に対する環境が整わないということは、会社の状況について、腰を据えて考えられる状況ではない、ということになります。

「自社に導入は不可能」と思っている企業は、日報の導入以前に、大きな問題を会社に抱えているといえます。

まず、「導入するにはどうすれば良いか」を考えた方が良いでしょう。

営業日報を業績アップに繋げるには

営業日報は、弱点や問題点を洗い出し、トラブルを事前に防ぐため、会社の業績アップに繋がります。

しかし、目的意識もなく読み書きしているだけでは、効果がありません。

会社をひとつのチームとして、個人の問題を皆の問題と捉えることで、会社の力の底上げとするのが営業日報の目的です。

その目的意識を持って営業日報に取り組むことが、何より大切なポイントと言えるでしょう。

営業日報の効果を出すコツ

質の良い営業日報にするコツは、読み書きする人間の意識と、所要時間です。

書いている本人が、「自分だけが見るメモ」と思ってしまうと、書く内容が雑になる原因になります。

重要なものであるという意識を持ち、原則毎日チェックをもらいましょう。

また、チェックする側も同じ意識を持ち、親身になって問題解決の相談に乗ることが大切です。

 

書く際もスピード重視で書いてはいけません。10~15分程、日報のための時間を取って、落ちついて丁寧に書きましょう

これ以上時間がかかってしまう日報は、必要以上に項目が細かすぎたりする可能性が高いです。

日報は「詳しければ良い」というものではないため、様式に問題がないか定期的に確かめてください。

まとめ

営業日報は、目的意識を持って適切に取り組むことができれば、会社の業績アップに繋がります。

しかし、目的意識は、指示されたその場で根付くものではなく、時間をかけて少しずつ育まれるものです。

意識は人間の心の問題でもあるため、営業日報の重要なポイントであると同時に、とても難しいポイントでもあります。

会社に習慣づけることができれば、営業日報は会社に大きな利益をもたらします。

会社の未来のためにぜひ営業日報を導入し、隙のない企業へと成長していきましょう。
 

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