Column コラム

初心者にもわかりやすい工事完了報告書の作り方|効率よく、正しく作成

2022.05.20

コラム

工事完了報告書は、建築業者が「請け負った工事が完了した」ことを報告する書類です。

官公庁から一般企業、個人の顧客まで、工事を請負った相手に「契約通り行いました」と伝える役割を持っています。

ここでは、工事完了報告書の作成方法や、記載項目、作成する上での注意点をわかり易く解説します。

工事完了報告書は、元請先から工事完了後、請求書と一緒に速やかに提出してくださいと要求されることも多くあります。

工事完了報告書の作成は、他の業務との同時並行も多く、より効率よく、正確性が求められます

基本的な工事完了報告書について知りたい方は、この記事を参考に作成してみてください。

初めて工事完了報告書を作る方にもわかりやすいように、入手方法なども説明します。

 

 

工事事完了報告書とは?

工事完了報告書とは、建築工事を受注した業者が工事を発注した元請業者に、契約通り工事を完了したことを報告する書類です。

基本的に工事完了報告書に記載する項目は、工期や工事場所、かかった費用など、提出先が違っても同じような内容になります。

ただし、発注先が官公庁や大手の企業などの場合、専用の書式を利用しての提出を求められることもあります。

工事完了報告書の必要性

工事完了報告書は書面やデータで、「契約通り無事に工事が終わりました」と報告する役割があります。

また他にも工事完了報告書は次のような役割も持っています。

  • 会計上の固定資産計上時期の根拠
  • 裁判での証拠物

官公庁向け報告書

官公庁の工事を請負った場合、工事完了後の検査時までに工事完了報告書の提出を求められる場合があります。

官公庁の工事の場合、他にも提出すべき書類が多いため、契約時に市町村や都道府県の各工事担当者との間で、工事完了報告書についての書式や提出時期などの確認が必要です。

工事完了報告書の作成方法

工事完了報告書を作成する際は、市販やエクセルの書式を利用する場合と元請業者からの決められた書式を利用する場合があります。

作成方法①:元請業者から

  • 官公庁や大手の建設会社は、専用の書式を利用して提出の場合あり
    ⇒指定された専用書式に従い提出

作成方法②:市販の書式利用

  • 市販されている工事完了報告書に必要項目を記入し提出

作成方法③:エクセル・ワード使用

  • エクセルやワードを利用し、一から必要事項を入力し工事完了報告書を作成
    ⇒最初にひな形を作るために時間がかかる
  • インターネット上で無料のエクセルやワードのテンプレートをダウンロード
    ⇒テンプレート利用で工事毎に変更する項目を入力
    ⇒一から作成するよりも効率的に工事完了報告書を作成・提出可能

工事完了報告書作成時の注意点

工事完了報告書は、法律上決められた形式はありませんが、提出先により必要な項目が異なります。

ここでは、注意すべきポイントをいくつかあげておきますので、作成・提出の前に参考にしてください。

提出期限

提出期限は元請業者にあらかじめ、確認しておきましょう。

工事完了後は工事に関する請求書や検査の立ち合いなど、他の業務も多くなります。

工事完了報告書に記入する項目が多い場合、必要な情報がすぐに記載できるよう整理しておくと効率よく作成できます。

工事完了報告書は時間に余裕がある時にわかる部分は記入しておき、提出期限を守りましょう。

領収書

特にトラブルになる可能性がある項目が、工事の請負金額についてです。

費用についてのお互いの認識の違いでトラブルに発展することの無いように契約の内容をしっかりとチェックし正しく記入しましょう。

工事場所が県外など遠方の場合に発生する交通費や材料費などの領収証は必ず取っておくようにしましょう。

請負金額とは別途支払の場合があるからです。

いつでも工事完了報告書に領収証を添付できるように保存しておきます。

工事にかかわる領収証は、現場名を記入してもらうようにしましょう。

費用

工事費用は、特に指示のない限り請負金額を記載をします。

以下のように別途支給ありとの契約がある場合は、領収証の貼付が無いと支払が認めてもらえない可能性もあります。

例)

  • 遠方の工事の際にかかったガソリン代や高速代など⇒高速利用区間などを記入の上、領収証を添えて提出
  • 工事の際、現場付近の有料駐車場を利用⇒利用時間や金額のわかる領収証や明細を提出
材料費
  • 指定の材料が用意されている場合もありますが、その他工事の際に現場で必要になった材料や工具などを用意した場合
    ⇒明細を記載して領収証を添えて提出

工事写真

官公庁など元請によっては、工事完了時の現場の写真を貼付するよう指示があるかもしれません。

これは責任を持って正しく工事が完了したことを証明するためです。

あらかじめ元請業者に工事完了報告書に工事完了時の写真が必要かどうか?確認しましょう

  • 新築の場合⇒工事完了時の写真で問題なし
  • 修繕や改修工事の場合⇒修繕や改修の場合、工事前の写真と工事後の写真を撮ります

どの部分を修繕・改修したのかがわかりやすいように必ず工事前後の写真を用意しましょう。

工事完了報告書に記載する項目

工事完了報告書は、様々な書式がありますが、記載すべき項目はほとんど同じです。

ここでは、工事完了報告書に記載する代表的な7つの項目について以下の通りまとめました。

それぞれの内容について確認し、作成する際の参考にしてください。

宛名

請負元の業者名や個人名を記載

  • 業者名は(株)や(有)のように省略せずに⇒株式会社や有限会社と正式名称を
  • 例)株式会社○○工業様
    △△次郎様
  • 官公庁の場合
    例)各市町村長や都道府県知事あての場合⇒広島市長様、大阪府知事様
  • 官公庁の場合は、市長の名前や知事の名前を記載する場合もあり⇒提出時期により首長名が変わっている場合があるので随時確認
    例)○○市長△◇太郎様

工事件名

工事の件名や現場名を記載

  • 契約書がある場合、契約書に記載されている工事件名を見て同じように
  • 「ビルの名前」や「店舗名」まで正式に
  • 新築の工事現場など、まだ住所が決まっていない場合、「~地内」「~地先」のように場所がわかるように
  • 実際に工事した箇所が特定できる場合、「屋根雨漏り箇所修繕」や「自転車置場設置工事」など具体的に

工期

  • 実際に工事が行われた期日
  • 工事期間が数日間に及ぶ場合、工事開始日と工事完了日

請負金額

請負金額は、契約の際に取り決めした金額を記載

  • 金額について双方で認識の差が無いように、必ず前もって請負契約書を結びます
  • 請負契約に含まれていても、別途支払ありの場合でも材料費で使用した金額と明細を記載
  • 記載欄が無い場合は、別添資料として、材料費でかかった領収書や納品書のコピーを添付

工事内容

工事に関する内容を記載

  • 具体的な仕様や明細を記載

担当者名と会社名:押印

  • 実際に工事を行った担当者名を記載の上、担当者印を押印
  • 法人の場合は会社の横判と角印
  • 個人事業主の場合は会社名と認印

工事写真

元請業者によっては、工事写真の提出を求められる場合があります

  • 工事を行ったことの証明
  • 万が一不備が見つかった時の責任の所在を明らかにするため
  • 修繕や改修工事の場合は、特に工事前と工事途中、完了後の写真を用意します

効率よく工事完了報告書作るために

建築業界では、年末や年度末など工事が重なり事務作業も増えることが予想されます。

工事完了報告書を効率よく作成するために、現場名や請負金額など前もって記載できる部分は準備しておきましょう。

無料でダウンロードできるエクセルなどを利用する際は、あらかじめデータを作成日ごとや現場名ごとに分類しておきます。

元請先からの問い合わせの際にすぐに対応できるようにするためです。

工事完了報告書を作成しないとどうなる?

マンション建造物の材料など不正使用が判明し、賠償責任などの証明として「工事完了報告書」が裁判で証明物として採用されたケースもあります。

工事完了報告書は法律上の義務はありませんが、元請業者とのあらぬ誤解によるトラブルを防ぐためにも、提出を求められたら速やかに作成しましょう。

まとめ

工事完了報告書は、事前の見積書や契約書とは違い、実際の工事についての報告書です。

天候や施工現場の状況など、契約時点での取り決めと実際の工事内容が変わる可能性があります。

そのため契約書には、あらかじめ変更する可能性もある旨を記載しまそう。

一方で工事完了報告書は、実際の金額や内容を明記して元請業者とお互いに納得するかたちを取りましょう。

 

 

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