• 「業務が属人化してしまっている」
• 「担当者が休みなのでわからない」　など

属人化により業務が停滞して困った経験がある方も多いのではないでしょうか。

属人化にはいろいろなリスクがありますが、気づかない間に属人化しているケースもあるため、改善に取り組むことが大切です。

本記事では建設業に多くみられる属人化について、属人化の意味やなぜ属人化が起きるのか、さらにデメリットや効果的な解消方法について解説しています。

属人化の問題を抱える建設業者や工務店の方は参考にしてください。

建設業における属人化とは？

属人化とは特定の業務手順や作業状況などの情報が、作業を担当する人にしかわからず、社内に共有されていない状態を指します。

業務が属人化していると、

• 特定の人への仕事の偏り
• その人がいないと仕事が回らない
• 社内情報の共有不足
• 業務効率の低下

といった状況を招き、企業にとっては大きなマイナスです。

建設やリフォーム現場では属人化が顕著で、特定の人しかできない業務分担が多くみられます。

特に建設業は専門的な知識が必要なため、新入社員や未経験者ではすぐに仕事をこなせません。

そのため熟練者に業務が集中してしまい、その人がいなければ作業が進まない状況になりがちです。

熟練者が退職してしまうと業務が滞ってしまい、事によっては施主からクレームを受けたり、取引が停止したりする可能性も考えられます。

このような危険を回避するためにも、属人化の解消が必要です。

業務が属人化する原因

なぜ業務が属人化してしまうのでしょうか。

具体的には次のような原因が考えられます。

• 建設業界の人手不足
• マニュアルを作成する時間がない
• 社内で情報共有できていない
• わざと属人化している
• 業務に専門知識が必要

それぞれの原因について解説します。

建設業界の人手不足

属人化の一番の原因は、建設業界が抱える人手不足の問題です。

人手が足りていれば数人ごとにチーム分けして、各現場の業務に取り掛かれます。

しかし、多くの工務店では人手が足りず一人が複数の現場を進めていかなければいけない状況にあり、業務が属人化してしまうのです。

私がマンション建設していた頃は多いときで7現場を掛け持ちすることもありました。

自分の現場を回すことで頭がいっぱいになり、他の従業員と情報共有する余裕などありません。

このように多忙を極める工務店の多くは、1人の担当者が見積もりから営業、施工まで業務の全てを担っています。

工事完了後に現場をふりかえる時間が取れないまま、次の現場に取り掛かるというサイクルのため、上司や部下であっても互いに何をしているのかわからない状態となるのです。

マニュアルを作成する時間がない

属人化が進行すれば業務効率が低下するとわかっていても、忙しさのあまり属人化を解消するマニュアル作成に時間が取れません。

前述のように人手不足のため、一人が多くの現場を抱えていることや過密スケジュールのため、わからない点について社内で情報共有する時間すら持てないのが現状です。

業務自体は難しくなくても、作業ノウハウを共有できなければ属人化してしまう可能性があります。

また業務マニュアルがなければ、作業内容や業務手順が把握できないだけでなく教育もできません。

社内で情報共有できていない

社内で顧客情報や工事進捗などの情報を共有しあえる体制がなければ、業務が属人化してしまう場合があります。

共有できる体制がなければ、優良顧客や最新の商品知識をいくら持っていても、他のメンバーにリアルタイムで情報を伝えられません。

情報を共有できなければ、

• 必要な情報がすぐに手に入らない
• 情報自体が古くなる
• 情報がありすぎて目的の情報を見つけられない

など、手間や労力ばかり増えてしまいます。

このような体制では属人化がどんどん進行するでしょう。

わざと属人化している

ごく稀に「自分の立場や仕事を守りたい」、「失敗や不正を誤魔化したい」など故意に業務を属人化させてしまう場合があります。

属人化している状況をわかっていながら、他の人に業務させないことで自らの地位をキープしているのです。

業務に専門知識が必要

専門的な知識やスキルが必要な業務であれば、容易に共有することはできません。

また、技術や能力が一定レベルに満たない人に専門的な業務を任せると、トラブルとなる可能性もあります。

そのため、共有が難しく専門性の高い業務は属人化しやすくなるのです。

 

上記のように業務が属人化してしまう原因にはいくつもの要素があります。

知らない間に属人化していたというケースもあるため、主な原因を理解して属人化しにくい職場環境を構築しましょう。

属人化によるデメリット

なぜ属人化はよくないのでしょうか？

属人化がもたらす具体的なデメリットについて解説します。

業務の停滞

業務が属人化していくと社内で情報が共有できず、業務が滞ってしまう可能性があります。

例えば、手順が①〜④まである工程で手順③が属人化している場合、担当者が不在や病欠しただけで業務がストップしてしまうのです。

たとえ手順③だけが属人化している業務であっても、それに付随する作業があれば業務の流れが停滞し、生産性が著しく低下してしまいます。

その担当者が突然退職してしまうと、手の施しようがありません。

人的ミスの見逃し

業務中にミスが起きるとすぐに上司や関係各所に報告して、情報を共有し対処に当たるのが一般的です。

しかし、業務が属人化していると作業の進み具合や現場状況が把握できないため、ミスを見逃しやすい状況が生じてしまいます。

ミスへの対応が遅れてしまうと、施主とのトラブルや収益減少など大きな問題に発展する可能性があるため注意してください。

業務効率の悪化

属人化している業務があると、その担当者だけに業務が集中してしまいます。

例えば、役所や元請への提出書類をAさんしか作成できない場合、工事が集中する年度末になるとAさんに業務が集中します。

この場合、Aさんがスムーズに対応できていれば問題ありません。

しかし、Aさんが休暇や病欠、異動、退職した場合、Aさんがいなければ業務の進め方がわからない状況に陥り、業務効率は一気に低下してしまうでしょう。

マニュアルのない状態で業務を属人化させると、引き継ぎにも時間がかかります。

業務効率が下がると長時間労働の増加など労働環境も悪化するため、従業員満足度やモチベーション低下につながる点にも注意が必要です。

業務のブラックボックス化

業務プロセスが本人にしかわからない状態をブラックボックス化といいます。

業務がブラックボックス化すると、

• 担当者によって見積もり内容が異なる
• 商談や工程の進捗状況が把握できない
• 担当者不在だと業務がストップする
• いつまでも熟練者に頼ってしまう
• 技術を継承できない

など、属人化による問題が発生します。

また、業務がブラックボックス化した状態では、業務改善したくてもどこから手をつけていいのかわかりません。

正当な評価がされない

担当者にしか実施方法がわからない属人化した業務は正当に評価されません。

業務が属人化すれば、作業過程や作業時間など業務の詳細がブラックボックス化してしまいます。

業務が見えない状況では、担当者がいくら尽力していても評価を下す側に伝わりません。

担当者にしてみれば、「こんなに一生懸命努力したのになぜ？」と納得がいかない評価になる可能性があります。

品質管理に問題

属人化している業務を引き継ぐとき、業務手順が理解できていなければこれまで通りの品質を確保できません。

特にその担当者にしかわからない作業の進め方やコツがある場合、成果物の品質や完成度にばらつきが出て、悪影響を及ぼすでしょう。

ミスに気付けない

担当者しか業務状況を把握していない属人化は、ミスがあっても誰にも気づかれないまま作業が進んでしまう体制ともいえるでしょう。

大きなミスが見つかっても、その人しか修正できないため作業効率も低下します。

常にリスクと隣り合わせ

重要な工程や業務を任せていた担当者が、後任にスキルを継承することなく退職してしまったらどうなるでしょうか。

業務を属人化させていたことによって、社内に作業ノウハウが蓄積されない状況になり、新たに技術やコツを身につけなければいけません。

属人化している業務内容によっては、業績に大きく影響するリスクもあるため注意が必要です。

属人化を解消するために

社内の業務が属人化していた場合、どのように対処すればいいのでしょうか。

ここでは属人化を解消するための取り組みについて解説します。

担当する業務を見える化

業務の見える化とは各担当者が1か月または4半期ごとに、行ってきた業務を洗い出すことです。

各個人の業務フローを照らし合わせると次のことが見えてきます。

• 誰にいつ頃業務が集中しているのか
• どの業務が属人化しているのか
• 誰にでもできそうな業務はないか

業務の見える化で属人化を防ぎ、業務の集中や停滞を防止できるでしょう。

• 関連記事：建設業の見える化とは？見える化の対象や目的、実施するポイントや方法を解説

情報を共有できる仕組みづくり

属人化する原因は社内で情報共有できていない点です。

そのため、属人化の解消には情報を共有できる仕組みづくりが求められます。

業務プロセスや作業手順に関する情報を一元管理できれば、専門知識やスキルに関係なくスムーズに業務へ取り組めるでしょう。

また、特定の人が業務に集中することなく、能力や適正にあった人材を配置できます。

業務マニュアルの統一

急な病欠や異動、退社などの際に、業務マニュアルがあれば担当者が不在でも業務を進められます。

マニュアル作成は自分だけがわかるように作成するのではなく、誰が見てもわかるように全体にヒアリングしながら作成・更新していきましょう。

マニュアル作成には時間がかかりますが、属人化が解消され業務もスムーズに進むので、長い目でみれば決して無駄な作業ではありません。

一元管理システムの導入

属人化を解消するためには、ITを活用することもひとつの方法です。

担当者の経験や知識が頼りの属人化している業務であっても、ITツールの利用により業務を標準化できるでしょう。

また、ITツールを導入すれば見積や受発注、入出金など建築業務に関する情報を一元管理できます。

スマートフォンでも利用できるため、現場からでも確認が可能です。

一元管理システムには、さまざまな種類があるため、検討する際には金額や利用ツール、建設業向けかなどを考慮して、自社に適したシステムを選択してください。

• 関連記事：業務効率化に必要な一元管理とは？システムのポイントも併せて解説

まとめ

建設業に多くみられる属人化について、概要と原因、デメリット、解消法について解説しました。

属人化が常態化すると、業務の滞りやミスに気付けないばかりでなく、正しい人事評価が行えないなどのデメリットがあります。

人手不足がなかなか改善されないなか、効率を上げて業務を進めるためには、積極的に属人化を解消しなければいけません。

ITツールの活用を含め、自社の脱属人化について前向きに取り組んでいきましょう。