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ラインオープンチャットの機能と活用方法|使い慣れたアプリの活用!

2022.03.15

コラム

工務店必見!ラインオープンチャットの使い方と活用方法

1つの現場に、多くの業者が出入りする建築現場において、工程を管理して情報を共有することはとても大事なことです。

現場の状況を把握し、情報を共有するという点において、ラインを利用する工務店も多いのではないでしょうか?

ラインにはさまざまな機能がありますが、次のような機能を無料で使用できて便利です。

  • 送ったメッセージを相手が確認できたかが分かる『既読機能』
  • 複数の相手に対して一度にメッセージを送ることができる『グループトーク機能』 など

その中でも、新しくできたラインオープンチャット機能は、工務店や工事業者ととても相性がよく、上手に利用すれば施工管理アプリと同じように使うことができます。

ここではラインオープンチャットを正しく使って業務の効率化をはかり、活用する方法を説明したいと思います。

ラインオープンチャットって?

ラインオープンチャットとは、ラインの機能の一つで、アカウントさえ持っていれば誰でも参加することができる、グループトーク機能を拡張させたチャットルームのようなものです。

主な特徴としては、

  • 1つのグループで最大で5000人まで参加することができる
  • 利用するときに友達登録が不要である
  • グループに参加する前でもメッセージやファイルの確認ができる
  • トークルームごとに公開設定を選ぶことができる

ということに加えて、初期費用・月額使用料がかからずコストを抑えて取り入れることができます。

ラインオープンチャットとグループトークとの違い

『複数人でやりとりするのであればグループトークを作成すれば、オープンチャット機能は使わなくてもいいのでは?』

と思うかもしれませんが、ラインオープンチャットとグループトークの大きな違いは、友達登録を行わなくてもよいということです。

トークルームを作成したら、URLやQRコードを発行して、簡単に招待できます。

また、ラインオープンチャットの最大参加人数5000人に対し、グループトークは最大参加人数が500人まで、参加してからでないとメッセージなどが確認できないという違いもあります。 

ラインワークスとの違い

ラインワークスは、ビジネス向けのコミュケーションツールですが、主に社内のコミュニケーションツールとして利用する機能に特化しています。

社内のコミュニケーションに特化しているため、

  • グループチャットができる
  • スケジュール管理やアンケート管理ができる
  • 参加者同士でコミュニケーションをとることができる

といったことができます。

 

一方、ラインオープンチャットは社外とのやりとり=不特定多数の相手とのやりとりを目的としているため、

  • トークルームに応じて参加の承認ができる
  • 友達追加ボタンやID表示がされないため、業者間同士で勝手にやり取りできない

ようになっています。

ラインオープンチャットの機能と使い方

では、具体的にラインオープンチャットの便利な機能と、どのような使い方ができるかについて説明します。

ラインの特長であるトークの既読機能などは同じなので、新たに使い方を覚える必要はありませんが、ラインオープンチャットだけの機能は次の通りです。

ラインオープンチャットのトークルームごとにプロフィールを設定できる。

ラインに登録しているプロフィールと同期しないので、プライバシーが守られて安心して使うことができます

また、トークルームごとに会社名や業種をプロフィールに設定すれば、知らない人にもどの工事を請け負っているかがわかりやすくなります。

管理人機能がある

管理人が承認した人しか参加できないようにすることもできます。

また、トークルームを作った人が他の人を指名して管理人になってもらうこともできます。

参加する前からのトーク内容を見ることができる

ラインオープンチャットは、

  • 画像:30日
  • テキストメッセージ:180日
  • その他の内容:14日

以上の期間は情報が保存されます。

参加前からのトーク内容を見ることができるので、途中から参加して、内容がわからないといったことを防ぐことができます。

他にも、次のような機能がそなわっています。

  • 情報の固定表示
  • 会議などの出欠確認
  • ルールを共有できるメモ
  • お知らせ機能

ラインオープンチャットの使い方

ラインオープンチャットは、無料で使えるラインのサービスの一つです。

ラインのアプリさえ持っていれば、だれでも無料で利用できます。

管理者としてトークルームを作成する方法

ラインのホーム画面「サービス」の中から「オープンチャット」を選択して「オープンチャットを作成」をタップして、新しいトークルームを作成します。

作成すると、次の項目の設定ができます。

  • オープチチャット名
  • 説明
  • カテゴリー
  • プロフィール画像
  • ニックネーム
  • 検索を許可

これらの設定した項目は、いつでも変更することが可能です。

また、作成をする前にプレビュー画面があるので、設定した内容を確認することもできます。

作成したトークルームに招待する方法

  • すでにライン登録していて、お友達登録されていれば「友達を招待」する
  • トークルームのURLをコピーまたはリンクをシェアする
  • QRコードを生成して、画像保存またはシェアする

URLやQRコードを生成しすることができるので、お友達登録をしていない方にもオープンチャットの情報を共有、招待することができます。

だれでも参加できる「オープンタイプ」や、管理人が参加を承認する「承認タイプ」とあります。

しかし、現場で使用する場合は、特定の人たちにだけ配布を行う「参加コードタイプ」を利用したほうがよいでしょう。

参加者を限定することで、いわゆる「荒らし」や悪質な書き込みを防ぐことができます

また、不要となったトークルームは、管理者権限を持つ人が簡単に削除できます。

ラインオープンチャットの活用方法

トークルームを作成できたら、いよいよ利用していきます。

基本機能はラインと同じなので、トークルーム内のメッセージのやりとりや、ファイル・写真の共有などは同じように利用することができます。

トークルームと同じように使える上に、ラインオープンチャットの便利なところは、情報の共有・更新を常に行えることです。

情報の共有・更新

現場でのルールなど、「全員に知っておいてほしい内容」などのだいじなことはメモとして共有し、工程の変更があった場合などは『お知らせ機能』を使えばすぐ関係者に伝えることができます

また、すぐに伝えたいことなどは「アナウンス機能」を使って、参加者の画面上部に表示するようにします。

他に打合せなどへの参加連絡も投票機能を使えばすぐに確認することでき、個別に連絡する必要がなくなり、予定をスムーズに進めることができます

ラインオープンチャット便利な機能!

人数が増えて話が流れそうになったときは、次のような機能を活用するといいでしょう。

リプライ機能

特定のメッセージに対して返信する機能で、何かを質問されたら、その質問に返信することができます。

メンション機能

特定の相手に対して返信する機能で、指定の相手に対してメッセージを送ることができます。

ちなみに、指定しているといっても、トークルームに参加している全員が見ることができます。

ラインオープンチャットの注意点

多くの人が参加できる機能だからこそ、禁止されている行為もあります。

業務上で使用する場合、招待した人だけが参加できる「参加コードタイプ」で利用することがおすすめですが、利用する以上マナーは大切です。

スタンプだけを連打するような行為や、営利目的の投稿、権利を侵害するような投稿は禁止されています。

個人情報は掲載できない

他にも知り合いのIDを載せたり、個人の連絡先を交換したりするような行為も禁止されています。

そして、一番の注意点として、オープンチャットのトークルームは、運営側に24時間内容を監視されているということがあります。

つまり、機密事項や個人情報を含む利用方法には向いていないということです。

まとめ

オープンチャットは、なじみのあるラインと同じように使えて、情報の共有も素早くできることが魅力的なツールです。

また、参加者同士が意見を言いやすく、コミュニケーションをとりやすい場でもあります。

ラインユーザーであればコストもかからないですし、導入もしやすいことが特徴です。

だからこそ注意点を意識して、業務上どこまでをオープンチャットで利用すべきかを考え、オープンチャットでできる可能性を探りながら取り入れてみてはいかがでしょうか。
 

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