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発注書と注文書の違いとは?発注書の役割や諸制度、書き方をわかりやすく解説

2022.12.17

コラム

発注書と注文書は文字通り、商品やサービスを依頼するときに取り交わす文書のことです。

しかし、

  • 発注書と注文書ってどこが違うの?
  • 発注書ってなぜ交付するの?
  • 発注書の記載内容って?

と質問されて、すぐに返答できる方は少ないのではないでしょうか。

この記事では発注書と注文書の違いや役割、書き方などをわかりやすく解説しています。

発注書についてより理解を深めたい担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

発注書とは

発注書とは製品や商品、サービスなどを注文するときに発注者側が作成する文書です。

取引相手に対して、注文する意思を伝える目的があり、受発注の証拠になります。

発注書の交付は法的に定められているわけではありません。

しかし、ビジネスシーンにおいては発注ミスや納品の遅れなどのトラブルを未然に食い止め、事務処理をスムーズに行うために取り交わされることが一般的です。

発注書と注文書の違いとは

発注書と注文書は似て非なるものと思われがちですが、内容的には同じ書類で法的に違いはありません

しかし、企業によっては発注書と注文書を使い分けて用いられることがあるようです。

この項では、発注書の役割と使い分け方について解説します。

発注書の役割

発注書には次のような役割があります。

  • トラブルを回避する
  • 安心感を与える

項目ごとに解説します。

トラブルを回避する

発注書には、数量や単価、納期などの受発注に関する証拠履歴を残す役割があります。

もし発注者から「注文した内容と違う」とクレームが入った場合でも、発注書を再確認すればトラブルを回避できます。

発注書をかわさずに口約束だけで注文内容を決めてしまうと、聞き間違いや注文忘れなどのトラブル発生が起きるかもしれません。

そのようなトラブルやミスを未然に防ぐため、発注書には数量や単価、納期などの取引内容が記載されます。

安心感を与える

受注者は発注者と比べると一般的に立場が弱く、特にフリーランスや個人事業主にとって発注書があることで安心して取引を行えます

もし発注書がなければ、「本当にこの条件で履行されるのか」と不安を覚えながらの取引となるでしょう。

受注者から発注書を頼みにくいケースも多いため、発注者は発注書を交付するように心がけましょう。

発注書と注文書の使い分け方

前述のように発注書と注文書は同じ書類でありながら、使い分けられることがあります。

発注書と注文書の使い分け方は企業によっていろいろな形があり、ここでは3つの使い分け方について紹介します。

加工なしと加工あり

加工前の素材や原料には注文書が用いられ、加工や作業が必要な場合には発注書を用いるというように、発注する商品の状態によって使い分けるケースがあります。

例えば、木材などの素材を依頼する際には注文書、木材を加工した机やイスなどの依頼には発注書という方法です。

形あるものとないもの

依頼品が形あるものであれば発注書、形がなければ注文書のように発注する商品の形態によって使い分ける企業もあります。

例えば、机やイスなどの形あるものは発注書、記事執筆やWeb作成、サービスなど無形の場合には注文書といった使い分けです。

高額と低額

発注する取引金額によって発注書と注文書を使い分けるパターンもあります。

例えば、会社が規定する発注金額より高額な場合は発注書、規定より低ければ注文書といった使い分けです。

発注書(注文書)関係の諸制度について

発注書に関連する諸制度について解説します。

下請法適用の場合、発注書(注文書)を交付する義務がある

下請法が適用される場合には発注書の交付義務があります。

下請法は親事業者と下請け業者との関係を公正に保つための法律です。

親事業者は通常、立場的に優位にあり、下請け側は不利な側面があります。

下請法は下請け企業が理不尽な扱いを受けたり、親事業者が優位的立場を悪用したりしないように下記の義務を課しています。

出典:公正取引委員会「親事業者の義務」より

公正取引委員会「下請法の概要」をご覧になり、自社の取引が下請法の適用取引対象に当てはまるかどうか確認しておきましょう。

保管期間が定められている

注文書や発注書などの国税関係帳簿書類は以下の保管期間が定められています。

法人の保管期間は確定申告提出期限の翌日から7年間、欠損金のある事業年度に関しては10年間です。個人事業主の場合は5年間となっています。

収入印紙は必要?

契約書や領収書といった課税文書であれば印紙税がかかりますが、注文書に関しては収入印紙を貼る必要はありません

ただし、以下の場合には課税文書とみなされて、収入印紙が必要となります

  • 注文書の交付で契約が成立する
  • 双方の署名または押印がある
  • 注文書に見積書に対する申し込みである旨が明記されている

電子契約であれば印紙税がかからないため収入印紙は不要です。

書面で契約書のやりとりをしている方や注文書に収入印紙を貼り付けている方が、電子契約に変更すれば印紙代を節約できるでしょう。

発注書の書き方・記載項目

発注書には決められた書式はありませんが、基本的に次のような内容を記載します。

記載項目 記載方法
文書タイトル 書類を受け取る相手にわかるように上部に大きめの文字で「発注書」と記載します。
取引先情報 取引先の名称や住所、電話番号を記載する。取引先が個人なら「様」、会社の場合は「御中」を名前の後につける。
発注番号・日付 発注番号や日付を記載しておくと管理しやすく、問い合わせにも対応しやすくなります。
自社情報 自社の名称や住所、電話番号、担当者名を記載する。
注文内容 注文する品名やサイズ、色、数量を詳細に記載する。
注文金額 注文金額を記載する。税込価格は太字や拡大して表示するとわかりやすくなります。
支払い条件・納期・有効期限 支払い条件や納期、有効期限を記載する。
備考 特記事項があれば備考欄に記載する。

事前に上記の記載事項を網羅したテンプレートを作成しておくと、記載漏れや発注ミスを防止できるでしょう。

発注書作成をシステム化するメリット

取引先が何箇所もある企業であれば発注書作成に手間がかかり、担当者にとっては大きな負担となります。

そのため、発注書作成をシステム化する企業が増えています。システムを導入すれば、次のようなメリットが得られます。

  • 作業効率化
  • 費用削減
  • 下請法に対応

項目ごとに解説します。

作業効率化

発注書の作成やプリント、切手貼り付け、送付といった作業は意外と手間と時間がかかります。

しかし、発注書作成をシステム化することで、このような作業時間を大幅に削減できます。

過去データから自動入力する機能や過去の取引内容を一元管理できるなど、システム導入で作業効率が向上します。

費用削減

発注書作成をシステム化すれば、印刷や郵送などの作業は不要になります。

紙の発注書と比べると用紙代やインク代、切手代もかからず、印刷や郵送にかけていた作業コストもカットできるでしょう。

さらに発注書の保管場所も不要になるので、保管にかかるコスト削減が可能です。

下請法に対応

下請法が適用された場合、親事業者は下請け業者に対して発注書を交付しなければいけません。

発注書の交付義務については理解していても、下請法に準じた発注書への対応ができていない業者も少なくありません。

下請法に反すると罰金だけでなく企業名が公表されるなど大きなリスクがあります。

システムには下請法に対応した発注書作成機能があるため、そのようなリスクを回避できるでしょう。

まとめ

この記事では発注書と注文書の違いや役割、書き方などについて解説してきました。

発注書を取り交わさずに口約束だけで受発注が行われることもありますが、「言った、言っていない」と口論になったり、注文ミスや発注ミス、請求金額が違うなどのトラブルが起きたりする可能性があります。

受発注をスムーズに取り交わすためには、発注書が有効的です。受注する側も安心して取引が行えるため、依頼する際には発注書を交付するようにしましょう。

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