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工程表をエクセルで作成するメリット・デメリット【おすすめエクセル工程表も!】

2021.12.08

コラム

現場の工程管理を行う上で欠かすことができないのが工程表です。

工期に合わせて適切なスケジュールの調整や材料の手配、職人の人員配置を行うことができれば、現場の工程を効率よく進めることができるようになり、結果的に品質向上、利益向上にもつながります

工程表の作成方法には様々な方法がありますが、今回はエクセル工程表のメリット・デメリットや無料でダウンロードできるエクセル工程表を紹介します。

なお、基本的にエクセルで作成することができる工程表は、バーチャート工程表やガントチャート工程表などの「横線式工程表」になります。

 

 

従来からの手書き工程表の問題点

住宅リフォームは、新築と比較しても顧客のニーズがきわめて多種多様であり、対象となる建物の構造や築年数なども様々です。

また、建築基準法や消防法などの法的な規制を受けることもあるため、リフォームの担当者には一定の専門知識が必要になります。

そのため、リフォームの担当者は比較的新築工事の経験が豊富なベテラン社員であることが少なくありません。

工程表は手書きでも良い?

このようなベテランの社員は長年手書きの工程表を作成していたため、手書きの工程表がもっとも馴染みがあります。

自由なデザインで作成することができて、パソコンの狭い画面を見ながら工程表を作成するよりも全体が見渡せます。

そのため、工程が頭の中に入りやすいというメリットがあります

また紛失に備えて、PDFデーターのバックアップを取っておくことも可能です。

したがって少人数での管理や簡単な工程表であれば、手書きでも十分といえるでしょう。

手書きはすでに時代遅れ

会社の規模が大きくなるほど、手書き工程表で現場を管理しているだけでは管理が行き届かなくなってしまいがちです。

手書き工程表ではリアルタイムに工程表を変更することが難しく、変更するにも手間がかかってしまいます。

また工程表の共有が行いにくいため、万一工期が遅延するような事態が発生したとしても、担当者からの報告がなければ経営幹部がそれに気づくことができない恐れがあります。

こうしたことからも、リフォームの現場においても従来の手書き工程表はすでに時代遅れといえます。

工程表をエクセルで作成するメリットとデメリット

システムの導入をするリフォーム会社も増えてきましたが、多くのリフォーム会社がエクセルを利用して工程表を作成しています。

エクセルで工程表を作成するメリットとデメリットにはどのような点があるのでしょうか。

エクセルで工程表を作成するメリット

エクセルで工程表を作成するメリットには次のような点があります。

  • ①経費削減になる
  • ②特別なスキルが不要のため、従業員が使いやすい
  • ③多機能で他のシステムとの連携がしやすい
  • ④カスタマイズしやすい
エクセルの工程表のメリット➀:経費削減になる

エクセルは多くの会社で日常的に良く使われており、工程表作成以外の目的ですでにパソコンに導入済みであることがほとんどです。

そのため現場にもすぐに導入することができ、経費削減になります。

エクセルの工程表のメリット➁:特別なスキルが不要のため、従業員が使いやすい

エクセルは会社での業務に限らず、個人や一般家庭でも日常的に用いられているソフトウエアです。

そのため社員が操作にも慣れているので、工程表を作成するにあたっても特別なスキルを新たに身に付ける必要はほとんどないといえます。

エクセルの工程表のメリット➂:多機能で他のシステムとの連携がしやすい

エクセルには表計算などの様々な機能が備わっていて、他のシステムと連携することもできるので非常に便利です。

たとえばカレンダーツールと連携すれば、よりスムーズなスケジュール管理が実現できます。

エクセルの工程表のメリット④:カスタマイズしやすい

ある程度エクセルを使いこなせる人であれば、グラフ化などのエクセルの機能を使いこなすことで工程表を自由にカスタマイズすることができます。

エクセルで工程表を作成するデメリット

どこの会社でもすぐにでも始められるエクセルでの工程表作成ですが、デメリットもあります。

これからエクセルで工程表を作成しようとしている場合には、デメリットも把握しておく必要があります。

  • ➀同時に編集してリアルタイムで共有することができない
  • ➁更新管理が難しい
  • ➂互換性がない
  • ➃属人性が高い
エクセルの工程表のデメリット➀:同時に編集してリアルタイムで共有することができない

編集中のエクセルはリアルタイムで他の社員に共有することができません。

そのため1人が作成してほかの社員は見るだけであれば良いのですが、複数人が進捗状況を記入するような使い方はできません。

エクセルの工程表のデメリット➁:更新管理が難しい

ファイルをいくつも作成した場合には、どれが最新のものなのかを把握するのが難しくなってしまいます。

そのためファイル名に更新日を記載するなどの対策が必要になります。

エクセルの工程表のデメリット➂:互換性がない

エクセルはバージョンが更新されると、それ以前のプログラムが使えなくなってしまうことがあります。

そのため使用するパソコンやエクセルのバージョンによって、ファイルを開くことができない場合があります。

エクセルの工程表のデメリット➃:属人性が高い

社員のエクセルスキルが低い場合には、作成したメンバー以外にはそのファイルを正しく利用することができなくなる可能性があります。

有料のシステムを使うのも一つの手段

これらのデメリットを回避する方法としては、専用の工程管理ツールを利用する方法があります。

有料商品にはコストがかかりますが業務効率が向上するため、工程表を作成する手段の一つとして知っておくと良いでしょう。

工程表はワードよりエクセル

近年では、工程表を簡単に作成できるテンプレートがあります。

パソコンからダウンロードできる工程表の無料テンプレートの中には、Word形式のものもあり、手書きに比べて工程表作成に費やす時間や紙代などのコストを削減することができます。

しかし表の細かい設定が行いにくい、図表や図形等が利用しにくいなどといったデメリットがあります。

したがって、工程表はエクセルで作成したものを利用することをオススメしたいと思います。

無料エクセル工程表テンプレート3選

オンライン上に配布されているエクセル工程表のテンプレートをダウンロードして使うと便利です。

無料のテンプレートもあり、操作が簡単なものから複雑なものまで様々な種類があるので、業務内容や目的に応じて最適なテンプレートを選ぶことができます

ここでは無料でダウンロードできるエクセルの初心者向けバーチャート工程表作成ソフトを3つ紹介します。

簡単!Excel工程表(フリーウエア版)

リンク:www.vector.co.jp/soft/win95/business/se281163.html

関数が組み込まれていないため非常にシンプルで、セルを追加したり施工期間の棒線の色を自由に変更したりすることができます。

初心者にも扱いやすい工程表で、下書きや手書き用のテンプレートとして利用することもできます。

ExcelPro工程表

リンク:syswat.com/soft/ep05kote.html

Microsoft Excelで作成した初心者でも使いやすい工程表作成ソフトで、1か月、3か月、6か月、1年の工程表を簡単に作成することができます。

工程の開始日と終了日を入力するだけで、工程期間線が自動表示されます。

したがって工程表入力の手間が省け、予定日と実施日の管理もできるので、工程ごとの出来高や進捗状況が容易に把握できます。

無料で入手することが可能なエクセルテンプレートですが、有料テンプレート並みの機能を備えています。

Hotateの苦悩

リンク:http://popleaf.jp/hotate/tag/excel/

シンプルで操作性に優れた初心者でも使いやすい工程表で、自動計算の関数が組み込まれており、工程名と開始日、終了日を入力するだけで対応する日数に反映されます。

また、「シート2」で非稼働日を入力すると、自動で除外してくれるのが特徴になっています。

まとめ

工程表は単に工事を円滑に進めるためだけではなく、会社の経営者や工事責任者にとっても各現場の工程の進捗状況を把握するために欠かすことができないものです。

そして、リフォーム工事においては、お客様にあらかじめ工事の流れを伝えて、事前に必要な準備をしてもらう上での重要なツールになります。

今回は無料で入手できる工程表のエクセルテンプレートをご紹介しました。本記事を参考にして、御社に最適な工程表を作成していただけると幸いです。
 

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