• 「工程表をエクセルで作成するメリットってなんだろう……」
• 「工程表をエクセルで作成するときの注意点ってなんだろう……」

こんな悩みありませんか？

この記事では工程表をエクセルで作成するメリットや作成方法を詳しく解説しています。

この記事を参考にして工程表をエクセルで作成してみてくださいね。

そもそも工程表とは

工程表とは工程管理のためになくてはならないスケジュール管理表のことです。

工程表がないと現場の流れがわからなくて次の工事の段取りができません。

作業員の方は工程表をもとに工事を進めていくので工程表は必要です。

何事もスムーズにいく現場は工程表が見やすく、わかりやすい傾向があります。

工程表の作成目的を理解してから工程表作成に入ることで質の高い工程表を作ることができます。

エクセルを使い工程表を作るメリット

エクセルを使い工程表を作るメリットは以下の4つです。

1. 操作性が簡易
2. 導入費用かからない場合がある
3. 共有しやすい
4. カスタムしやすい

エクセルで工程表を作るメリット①：操作性が簡易

すでにエクセルを導入している会社であれば、エクセルに慣れているので操作が簡単です。

エクセルならインターネットにテンプレートファイルがあるのでダウンロードして編集すれば簡単に工程表を作成することができます。

操作がわからなくてもエクセルのやり方をインターネットで検索すればわかりやすいやり方がたくさんで出てきます。

エクセルで工程表を作るメリット②：導入費用がかからない場合がある

もともとエクセルを導入している会社は費用がかかりません。

導入する手間も省けるのであとはテンプレートファイルをダウンロードしてから編集すれば、簡単に工程表を作成することができます。

エクセルは工程表以外にも資材管理表や作業日報などにも使えるので導入しておくとよいでしょう。

エクセルで工程表を作るメリット③：共有しやすい

エクセルはファイルを共有できるので周知漏れを防ぐことができます。

エクセルで工程表を作成して、共有ファイルを作成したり、メールを送ったりすることで、簡単に工程表を共有することができます。

注意点としては1つのファイルを同時に開いてそれぞれ上書き保存すると前の方のデータが上書きされてしまうので注意しましょう。

エクセルで工程表を作るメリット④：カスタムしやすい

エクセルはカスタムしやすいのでイメージどおりの工程表を作成することができます。

元々エクセルを導入している会社は多く、操作性も慣れているため、簡単にレイアウトを変更することが可能です。

誰がみてもみやすい工程表を作成しましょう。

エクセルを使い工程表を作るデメリット

エクセルを使い工程表を作るデメリットは以下の3つです。

1. リアルタイムで共有ができない
2. バージョンによってエクセルを開けない
3. 管理が難しい

エクセルで工程表を作るデメリット①：リアルタイムで共有できない

エクセルはリアルタイムで共有できないのがデメリットです。

たとえば、専用ソフトならクラウド上に保存がしてあるのでオンラインで工程表を修正し、共有することが可能です。

しかし、エクセルはクラウド上に保存されないのでこのようなリアルタイムで共有することができません。

エクセルで工程表を作るデメリット②：バージョンによってエクセルを開けない

各々で使っているエクセルのバージョンが違う場合はデータを開けない場合があります。

たとえば、後輩に工程表をメールで送り、開こうとして時に開けないときがあります。

原因としては後輩のエクセルのバージョンが適正ではないからです。

このようなトラブルを防ぐためには常にバージョンアップをするようにしましょう。

エクセルで工程表を作るデメリット③：管理が難しい

工程表をエクセルで作成した後の管理が難しい場合があります。

作成は簡単にできますが、作成後の編集によって最新のデータがどれかわからなくなるという問題があります。

この問題を防ぐには工程表のファイルを編集した際に必ず日付を直して保存するようにしましょう。

そうすることで最新だとわかりトラブルが減ります。

• 関連記事：工程表をエクセルで作成するメリット・デメリット【おすすめエクセル工程表も！】

エクセルで作ることができる工程表の種類

エクセルで作ることができる工程表の種類は以下の2つです。

• バーチャート工程表
• ガントチャート工程表

バーチャート工程表

バーチャート工程表とは縦軸に作業項目、横軸に日付が入力されている工程表のことです。

メリットとしては、スケジュールが把握しやすく、作成も簡単なことです。

また作業期間を可視化できるので現場作業のイメージがつきます。

逆にデメリットとしては作業ごとの細かな作業を把握することが難しいことです。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は作業の段取りが項目ごとにまとめれている工程表のことです。

ガントチャート工程表のメリットは工事全体の流れが見えるので工事の管理がしやすくなることです。

逆にデメリットは作業の工数がわかりづらいことです。

エクセルで工程表を作る方法

エクセルで工程表を作る方法は以下の2つです。

• テンプレートの利用
• 数式を使用し一から作成

テンプレートの利用

エクセルのテンプレートを使用すれば簡単に工程表を作成することができます。

テンプレートデータはインターネットで検索をすれば出てくるので入手は簡単にできます。

あとは必要な項目を入力すれば工程表が完成します。

現場によって工程表作成のルールが異なる場合があるので作成前に確認しましょう。

数式を使用し一から作成

こだわりを持って一から工程表を作成したい方は数式を使用し、工程表を作成しましょう。

一から工程表を作成するにはどのような工程表にしたいかを事前に決める必要があります。

ですので工程表を作成する前に工事関係者と事前に打ち合わせをすると理想の工程表を作成することができます。

数式を使用した方法はある程度エクセルの知識がないと難しいのでこだわりを持たなければテンプレートの使用をおすすめします。

エクセルで工程表を作成する際の注意点

エクセルで工程表を作成する際の注意点は以下の3つです。

• 更新作業が難しくなる
• ファイルの管理が大変
• 作成・修正に時間をかけすぎない

エクセルの工程表の注意点①：更新作業が難しくなる

エクセルで工程表を作成すると更新作業が難しくなる場合があります。

理由としては、パソコンのOSやエクセルのバージョンによってレイアウトが崩れたり、ファイルが開けなかったりする場合があるからです。

レイアウトが崩れていると工程表を修正する際に必要な情報を消してしまう可能性があるでしょう。

エクセルの工程表の注意点②：ファイルの管理が大変

エクセルだとファイルの管理が大変になる場合があります。

基本的に1つのファイルで管理するので工程表を修正したい方が多くいると管理が大変になります。

ファイルの上書きが重なってしまうとせっかく修正したデータが消えてしまう可能性があります。

その対策として他の方がファイルを開いていたら開かない、ファイルを更新したら日付を更新するなど対策しましょう。

エクセルの工程表の注意点③：作成・修正に時間をかけすぎない

工程表作成・修正に時間をかけすぎると他の仕事ができなくなります。

工程表は完璧に作成しても現場の変動によって必ず修正が入ります。

さらに修正してもまた修正が入ります。

その度に完璧に細かく修正を行っていたら他の大事な仕事ができなくなってしまいます。

ですので必要最低限の情報を記入してらデータを共有して他の仕事をするようにしましょう。

まとめ

今回は工程表をエクセルで作成するメリットや作成方法について解説しました。

エクセルは費用がかからないことや操作性が簡単などメリットが多いイメージですが、デメリットも理解しましょう。

エクセルのデメリットに対して対策をしっかりとすれば問題は起こりません。

この記事を参考にてエクセルを使って工程表を作成してみてください。