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【リフォーム業】商品から施工まで|注文・発注をメールで依頼する際のポイント

2022.06.21

コラム

場所や時間にとらわれないテレワークが社会全体に浸透しています。

オフィスに出勤せずに、移動中や移動の合間のサテライトオフィスやコワーキングスペース、自宅など様々な場所で、時間を有効に活用できる働き方です。

テレワークでは、今までのようにオフィスでの電話・FAXで商品や工事を注文・受注するのではなく、メールでの発注・受注作業がメインになります。

そこでこの記事では、商品や建築・リフォーム工事の注文をメールで依頼する場合の書き方や注意する点を解説します。

正確に注文内容を伝える方法や、注文書の貼付など、メールで送る際のポイントをおさえ、双方の理解不足による発注ミスを防ぎましょう。

注文・発注をメールで依頼するメリット

建築やリフォーム工事では、当初の予定通りの材料や手間で終わる軽微なものから、何度も変更・修正がある大規模工事まで様々です。

変更があると材料の注文や職方の手配をすぐに進めることが出来るかどうかで、その後の工程に差が出てきます。

注文・発注をメールで依頼することで次のような2つのメリットがあります。

①業務効率化

  • モバイルツールさえあれば、現場にいながら注文や発注の手配が可能
    ⇒今までの事務所に戻りFAXを送信したり、受注の確認をする時間短縮
  • 既に依頼した注文の問い合わせがあった場合
    メールの履歴検索で、外出先でも、すぐに対応可能

②トラブル防止

電話や口頭での注文は、その場では理解していても、後々ミスや双方で理解の相違がおきる場合も。

注文や受注は、金額や内容に相違があると…

  • お客様や取引先とのトラブルに発展
  • 再発注による納品遅れや工期の延長
  • 何度も手配するため、配送や返品にかかる費用が増え粗利の減少

メールで注文・発注を依頼することで記録として残り、トラブル防止につながります。

注文・発注をメールで送る際のポイント

徐々にペーパーレス化や電子帳票システムに移行している現在、注文・発注をメールで送る際には事前にいくつか確認するポイントがあります。

  • 注文・発注を電話やFAXで行っている企業もある⇒事前にメールのみの対応は可能か?確認
  • 建築業界では、一人親方や家族経営の会社も多く、日中は現場で仕事中⇒施工や工事をメールで注文してもすぐに確認できない場合も
  • 既に注文・発注をメール対応済でも、担当者が変更になった場合⇒メールを読まない可能性があるので、事前に連絡を

件名

注文・発注をメールで送る際は、件名に注意をはらいます。

注文」や「発注します」などの文字を入れ、「多くの他のメールに紛れて気づいてもらえなかった」ということが無いようにします。

またメールを受け取る側がすぐに確認するとは限らないので、「先ほどの件」や「お電話の件」のような曖昧な件名は避け、具体的にすることが大切です。

次のような件名を参考に、一目でわかるようにしましょう。

  • 注文お願いします
  • 【重要】発注書を添付します
  • 注文(見積N.〇〇)の件

本文

本文は、ビジネスの場として、「添付の通り、○○の注文お願い致します」と丁寧な文面を心がけましょう。

注文や発注書を添付する場合、本文にも注文内容を簡潔に箇条書きにして明記すると認識の相違でトラブルになることも防げます。

発注内容や納期、納入場所など、メールを受け取った側が混乱しないように、わかり易い文章で記載しましょう。

但し、発注書を作成した本人と別の担当者がメールを送付する場合

  • 発注書の内容と本文に記載した内容に相違があると、トラブルにつながったり、手配が遅る可能性があります。
  • 本文には、特に注意してほしい点のみ明記し、発注担当者や不明な点についての問い合わせ先を明記しておきましょう。

注文書・発注書の貼付

メールで注文書や発注書を送信する場合は、双方の認識に相違が無いように、必ずPDF形式で添付します。

エクセルやワードで送信すると、受け取った際に、誤って内容が編集されてしまう可能性もゼロではありません。

相手先との信用問題にもなりますが、PDF形式で送ることは、お互いに改ざんを防ぎ、トラブルにならないようにする目的でもあります。

ここで重要なのがメールの誤送信による情報漏洩の可能性です。

注文書や発注書のように「発注単価」や「現場名」などの重要な情報が記載されている場合、必ずPDFファイルにパスワードをかけて送信しましょう。

注意

先方にメールを開くためのパスワードを送る際も、注文書のメールとは分けて、別のメールで知らせるようにします。

受注確認や納期連絡の依頼

注文・発注をメールで依頼する際、相手先とのトラブルに繋がる可能性があるのが納期や納入場所についてです。

受注確認

メールの本文や別添の注文書・発注書に「受注確認」の欄を作り、チェックの上、返送してもらいます。

納期

こちらからの希望納期がある場合は日程を明記し、先方に可否を明記してもらいます。

納期が特に決まっていない場合は、受注した側に納期を記入してもらい、必ず返信を確認しましょう。

納入場所
  • 現場事務所など、建築現場へ直接納品する場合は、注文者と荷受人が異なる場合もあります。

注文・発注をメールで依頼する際に、必ず送付先の住所や現場で荷物を受け取る人の名前・電話番号等の連絡先をはっきりと明記しましょう。

  • 新築工事の現場のように、地図に住所が掲載されていない場合もあります。

現場付近の地図をメールに添付して、目印を付けて送るとわかりやすくなります。

納入場所の認識に誤りがあると、配送が二度手間になったり、荷物の受け取りが出来なくなることもあるので注意しましょう。

注文・発注をメールで依頼するデメリット

注文・発注をメールで依頼することで考えられるデメリットもあります。

メールでの発注依頼に変更する際には、デメリットがあることを認識し社内で検討しましょう。

注文メールにすぐに気付かない

  • 電話で注文を依頼する場合、直接担当者と確認ができます。
  • 一方でメールの依頼は、取引先の担当者がメールに気付かない
    ⇒注文が受け付けてもらえず、納期が遅くなる可能性があります。
  • メールで注文を依頼しても返信が無い場合
    ⇒メールに気付いていないのか?受注確認のメール送信を失念しているか?不明
  • メールが正しく送れていない可能性も

注文書・発注書をメールで送る際に注意する点

今まで電話やFAXで注文・発注をしていた場合、急にメールに変更すると、取引先が混乱するなど、注意すべき点がいくつかあります。

  • 取引先の社内ルールや担当者の仕事のやり方に合うように、必ずあらかじめメールに変更する旨を告げて、承諾を得るようにしましょう。
  • お互いの認識の違いによる発注ミスで、後々の工程に影響が出ないようメールやPDF形式の注文書は正確に。

注文・発注メールに返信が無い場合

注文・発注をメールで依頼していても返信が無い場合、取引先の担当者が返信を失念している可能性があります。

建設工事では、発注手配遅れが工程の変更につながるため、メールにこだわらず、直接担当者に電話で連絡を取りましょう。

既にメールを送っている旨を告げ、取引先に受注確認や納期連絡の返信メールをもらいましょう。

前回送ったメールを引用して再度確認

電話がつながらない場合は、前回送付済の注文依頼メールを引用し再度メールを作成・送付しましょう。

【メール再送信の文例】

いつもお世話になっております。AA会社のBBです。

先日送付いたしました〇〇商品注文依頼の件、ご確認いただけましたでしょうか?

念のため、●月●日送付済の注文メールを再送いたします。

△月△日得意先へ納品予定のため、受注確認並びに納期回答のご連絡をいただきたく、宜しくお願い致します。

(以下、最初に発注依頼をしたメールの全文を載せる)

注意

最初に送ったメールを引用することで、取引先が二重に手配することの無いように、お互いに確認するようにしましょう。

注文・発注をメールで受ける場合の注意点

ここでは、注文・発注をメールで受ける場合の立場で解説します。

  • メールで注文をもらった際には、当日中の返信を心がけましょう。
  • 納期が未確定ですぐに返信できない場合も、「納期未定でわかり次第連絡します」と明記し、受注確認やお礼も込めて、当日中の返信が理想的です。

ビジネスにおいて、依頼や質問に対し、返信や回答するための不明な点について逆に問い合わせをすることは、相手先の信頼を得るためにとても重要です。

当日中か1営業日中には、必ず何らかの応対を心がけましょう。

取引先から受け取った発注メールに対する返信の仕方

取引先がメールで注文を依頼してきた場合、返信メールの件名は、自動的に「Re:○○○注文依頼の件(元の件名)」となります。

これは、同じ工事現場でも担当者が違っていたり、リフォーム工事の場合(顧客名)が同じ場合があるので件名は変えずにRe:を付けてる方がわかり易いことも。

まとめ

取引先が多い企業では、メールによる注文書の送信が増えています。

一方で、建築業界では、長い年月の間、電話やFAXで工事の注文や施工を依頼している一人親方も多いのが現状です。

そのため、取引先や先方の都合に合わせた発注・注文書の送付が重要になります。

併せて双方での「正確な意思の疎通」をはかり、発注ミスによる納品遅れを防ぎましょう。
 

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