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見積書には有効期限が付き物!その理由と活用法とは?

2022.05.31

コラム

建築業界では見積書のやり取りが頻繁に発生しますが、一般的な見積書には有効期限がつきものです。

普段は何気なく見ている人も多いかもしれませんが、単なる日付だと思っていると、思わぬ所で損害に繋がることもあります。

本記事では見積書の有効期限を、どのように考えて活用すれば良いのか解説します。参考にして、賢い発注・受注ができるようにしましょう。

見積書の有効期限とは

見積書の有効期限とは、見積書に記載してある価格や仕様で発注可能、と定められている期限のことです。

正式な見積書は契約書の一種です。

そのため有効期限内である限り、原則見積書の通りに商品を納品してもらう権利があります。

もちろん自社が発行した側である場合は、有効期限内であれば見積書の通りに納品する義務もあります。

一般的に建築業界かどうかに関わらず、見積書には有効期限がつきものです。

記載場所と記載方法

有効期限の記載場所は一般的に見積書の表紙、もしくは最初の方のページに記載されていることが多いです。

記載方法は以下の2種類のどちらかであることが多いです。

  • 「令和〇年〇月〇日まで」など期限の日付が記載されている
  • 「発行日より〇ヶ月間有効」など発行日から期限の日付を逆算させる

有効期限の記載場所や記載方法には、決められたルールがありません。

企業ごとに異なるため、初めて取引する企業から見積書を受け取った際には、有効期限の記載箇所や内容を忘れずにチェックしましょう。

具体的な有効期間

見積書の有効期間は、一般的に2週間~6ヶ月であることが多いです。

しかし有効期間の長さに決まりはないため、有効期間が短くても長くても、問題があるというわけではありません。

言い換えると有効期間の長さは確認するまでわからないため、思い込みで期日を判断しないようにしましょう。

見積に有効期限が無いとき

企業によっては商品に有効期限を設けておらず、見積書に有効期限の記載もない場合があります。

しかし、有効期限が無いということが、必ずしも発注側の利益になるとは限りません。

記載があった方が契約文書としての信憑性が強まる場合もあります。

また、有効期限が見積書に見当たらない場合は、念のため発行元に有効期限を問い合わせた方が良いでしょう。

memo

もしも記載を見落としていた場合、「納品して貰おうと思ったときにはすでに有効期限が切れていた」という事態になりかねません。

見積の有効期限が切れているとき

見積書は、記載された有効期限が切れている場合、原則無効となり再発行が必要となります。

しかし、再発行の際は、前回発行された見積書とまったく同じものが出てくるとは限りません。

材料費の変化や企業方針などにより、価格や仕様が変更されてしまう場合もあります。

注意

発注側には「以前の見積書の通りにするように」と要求する権利がないため、見積書の有効期限には注意しましょう。

見積に有効期限がある理由

見積書の有効期限が設けられている理由は、主に以下の2つです。

  • 原価の変動に合わせるため
  • 顧客に発注を促すため

上記の理由は建築業界においても大きい理由です。言い換えると、もしも上記の2点を踏まえずに有効期限を定めているのであれば、見積書の期日について再検討した方が良いでしょう。

材料の原価変動に対応する

見積書に有効期限が設けられる大きな理由の一つは、原価です。

事業に必要な原価は一般的には需給や社会情勢によって、高くなったり低くなったりなどして変動します。

この変動に合わせて提供する商品の価格をある程度変化させていかなければ、次のように会社の損害に結びつきます。

  • 原価が利益を上回る
  • 原価に対して設定価格が高すぎると判断される など

しかし、見積に有効期限を設けていない場合、発行した見積を保存され、原価の上昇で総額が高騰したタイミングで発注をかけられたりといった事態が起こりかねません。

見積書は契約書であるため、そのような場合でも受注側は、見積書の内容に沿って商品を提供する義務が発生します。

顧客に発注を促す

見積書の有効期限は、顧客側に明示することで商品の購入を促す要素になります。

見積書の有効期限が切れ再見積りとなった際、価格が高騰していたり仕様に変更がないという保証はありません。

結果として顧客側に、「迷っている間に価格が変わってしまうかもしれない」という心理を発生させ、発注に結び付けてくれます。

なお見積書発行の際、顧客によっては有効期限があるということを知らないため、口頭で知らせておくとより効果が上がります。

memo

あまりしつこくし過ぎると相手に不快感を与えるため、あくまで軽く触れる程度にしておき、相手が迷っている際に背を押すつもりで伝えましょう。

見積の有効期限を利益に繋げるには

見積書の有効期限は、どう設定するかによって会社の利益にもなり、損失にもなります。

発注・受注にかかる費用が、期間内においてはすでに決定されているためです。

何を起点に検討すれば良いかわからないという場合、以下の2点を重視して有効期限を考えてみましょう。

  • 原価が変動するタイミング
  • 顧客の検討期間

上記の2つは、発注側の場合も受注側の場合も重要なポイントです。

会社ごとにさまざまであるため、自社の状況に照らし合わせて検討してください。

見積を顧客に提出する場合

自社の見積に有効期限を設定する場合、頻繁に取引する材料は何かを考え、原価が変動する可能性を考えましょう。

例えば、施工会社と一口に言っても、住宅が主な事業であれば木材は重視せざるを得ない材料です。

しかし、一般建築で倉庫や工場の建築が強みである場合などは、木材よりも鉄骨やコンクリートを重視すべきです。

また、自社を訪れる顧客は検討にどれほどの期間を要しているかの確認も重要です。

注意

有効期限が長すぎると、顧客側は急いで決めなくとも良いと感じ、発注から顧客を遠ざけてしまいます。
逆に有効期限が短すぎると顧客は十分に検討できず、不安感が納得感を下回るため、やはり発注に結びつかなくなっていまいます。

見積を提示して貰う場合

見積を他社から提示してもらう場合、有効期限と社会的な情勢をチェックし、値上がりのタイミングを見極めた上で検討しましょう。

必要になると分かっている材を値上がり前に押さえておくことは、単純に金銭的な損害を軽減するというだけではなく、実際の商品をキープしておくという意味でも重要です。

また、普段から取引のある会社との関係を良好にしておくことも大切です。

特に下請け会社と信頼関係が築けていれば、材料が値上がりするタイミングを前もって教えてもらえたり、「値上がり前に見積を出して欲しい」などと頼める場合もあります。

世の中の情報にアンテナを張る

社会の情勢や取引先の状態に気を配ることは、有効期限を踏まえて発注・受注の適切なタイミングを見計らう際にとても重要です。

単にニュースを見るだけではなく、起こったことが建築業界にどのように影響するか、具体的な想像を巡らせて考えてみましょう。

そのためには世間の動向だけに止まらず、取引先の状況にも気を配ることが大切です。

例えば、新型コロナウィルスの影響により各国が次々にロックダウンに至った際、自社には直接影響がなかったとしても、取引先の工場がロックダウンした国にあるという場合もあります。

それに伴って供給が一気にストップする、ということまで前もって考えられれば、同じ材を扱う他会社を探したり、今ある材を押さえにかかるなどの動きが取れます。

まとめ

見積書の有効期限は、意味もなく設けられているものではありません。

必要だからこそ各企業が各々有効期限を検討し、記載しているのです。

発注・受注ひとつにしても、ただ漫然と進めるのではなく有効期限に注意を払い、タイミングを見計らって行うことが大切です。

そうすることで、自社はより他社と差を付けられる存在へと成長できるでしょう。

 

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