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建築業におけるプロジェクト管理のコツとは?他業種との違いにも着目!

2023.01.16

コラム

工務店におけるプロジェクト管理は、必要かつ困難なことです。

事業として非常に多くの人が一度に関わるため、トラブルがあると大勢の人が振り回されてしまいます。

もちろん自社がきっちりと仕事をこなしていても、トラブルは起こり得ます。

だからこそ周りの状況にうろたえず、現状を把握する力が会社には必要ですが、「具体的にどうすれば良いかわからない」という人も少なくありません。

本記事では、建築事業におけるプロジェクト管理について解説します。

参考にして、よりスムーズなプロジェクト管理ができるようにすることで、顧客にとって存在感の強い頼れる企業となるでしょう。

工務店におけるプロジェクトとは

工務店におけるプロジェクトとは、案件のことです。

ただし、どこからどこまでを1つのプロジェクトとみなすかについては、決まりがあるわけではありません。

自社の状況を考え、管理しやすいように基準を考えてOKです。

たとえば同じ場所をⅠ期、Ⅱ期と分けて工事したり、建築工事と外構工事を別工事として行ったりという場合、まとめて1つの案件として捉えるか、細かく分けるかは会社によって異なります。

どちらが一概に良い、悪いという話ではないため、周りの例ばかり気にしすぎず自社の傾向を見つめましょう。

プロジェクト管理のポイント

プロジェクト管理とは、具体的には以下のものを管理することです。

【プロジェクト管理において管理すべきもの】

  • ヒト
  • モノ
  • カネ
  • 情報
  • 時間

建築業の場合、業務が設計であるのか施工であるのか、あるいはその両方なのかによっても、話が変わってきます。

以下の話はあくまで基本の話であり、「そうせねばならない」というルールではないため、柔軟に自社の状況に適用しましょう。

プロジェクト管理のポイント①:ヒト

ヒトの管理とは、プロジェクトに関わる人員の管理と言うことです。

単なる人数だけでなく、どの業務をこなせる人が何人必要か、ということまで視野に入れて管理する必要があります。

建築業は設計から施工まで単純作業がほとんどなく、人数だけを揃えれば何とかなるという仕事ではありません。

できるかぎり余裕を持ち、場合によっては仕事を外注することでタスクを減らすことも視野に入れておきましょう。

プロジェクト管理のポイント②:モノ

モノの管理もプロジェクト全体を管理するにあたって重要なことです。

モノの管理のモノとは事業によってやや異なります。

施工業者であれば資材ということになりますが、設計業者の場合は事務用品やCADソフトなどが該当します。

設計・施工両方を営んでいる場合は、両方を管理する必要があります。

設計業務と施工業務では、管理しなければならないモノのボリュームが大きく異なるため、他社や他部署を参考にし過ぎないよう注意しましょう。

プロジェクト管理のポイント③:カネ

プロジェクト管理にあたってカネ、つまり資金関係の管理は避けてとおれません。

建築業においてカネとは、以下のようなものを指します。

  • 収入:予算・補助金
  • 支出:建材費・外注費・各種経費・人件費

ある程度の予算があるのは前提ですが、建設業ではトラブルが原因で予定になかった出費が発生したり、支払いの遅延が発生したりというケースがあります。

そのようなときこそ、問題解決のためにいくら必要なのかを手早く算出する必要があります。

そしてそのためには、日頃からしっかりとカネの管理をしておくことが必須となるのです。

プロジェクト管理のポイント④:情報

情報もプロジェクト管理には大切な要素ですが、一方で事業ごとに何を対象とするのかが異なってくるため、他社を参考にしづらい項目です。

建築業であれば過去及び現在の状況や、発生しているトラブルとその解決策などがこれに該当します。

プロジェクト全体の進行度と言っても差し支えありません。

詳しくは後述しますが、建築業において情報の管理は、重要であると同時にもっとも困難なポイントであるといえます。

言い換えると、情報管理がきちんとできている企業は、それだけで他社に差を付けられます。

プロジェクト管理のポイント⑤:時間

プロジェクト全体を円滑に管理するには、時間管理を欠かせません。

工期を始めとした各種納期や期日、工程スケジュールなどはきっちり管理しておきましょう。

特に2023年1月現在、円安やウッドショックの影響は未だに色濃く、建材が思うように揃わないケースも多々あります。

いつ・何が・どれだけ必要なのか優先的に確認しましょう。

場合によっては顧客に事情を説明し、万全を期すために少し待ってくれと交渉するのもひとつの手です。

仕事に対し「できない」と言いたくない、という気持ちは自然なことではありますが、建材の問題は技術的な問題とは別のことです。

会社のためにも、待つという選択肢を持っておくのがおすすめです。

プロジェクト管理を行う人

プロジェクト管理を具体的に行う人は誰なのか?ということについては、簡潔にいうと企業によってバラバラです。

建設業の場合、おおむね以下のいずれかのパターンに当てはまります。

  • プロジェクト管理要員を設定する
  • 営業に行わせる
  • 設計者に行わせる
  • 【参考】施工者に行わせる?

重要なのは現在自社がどれに当てはまるか。また、本来どれを目指すべきであるかを認識することです。

企業によっては、実質できるひとがケースバイケースで行うことが常習化してしまっている場合もありますが、情報の錯綜が起こりやすいためあまりおすすめはできません。

プロジェクト管理を行う人①:プロジェクト管理要員を設定する

完全にプロジェクト管理だけを業務とする人員を作る、という企業もあります。

他のタスクを請け負わないため、業務がシンプルで管理しやすいというメリットがあります。

一方で、自分自身がプロジェクトに対し具体的に動いているわけではないため、状況を確認するために情報収集が必要であり、やや時間がかかります。

人員を確保する必要もあるため、どちらかというと人手に余裕のある会社向きの方法です。

プロジェクト管理を行う人②:営業担当者に行わせる

該当案件を取ってきた営業担当者に、そのままプロジェクト全体を管理させるという会社も少なくありません。

営業担当者は初期からプロジェクトに関わることになり、必要な情報がおおむね手に入る所からスタートできます。

設計・施工を行う人員と顧客との仲立ちを勤められるため、トラブルの際の折衝もしやすいです。

総じて、設計・施工上がりの営業担当者が多い会社向きの方法です。

営業担当者でも新人には不向き

一方で、あまり新人向きとは言えない方法でもあります。

プロジェクト管理全体を行うには、前提として設計・施工のことがある程度わかっていなければなりません。

そのため営業のことしか知らない新人では、何かとスムーズにいかないことが増えてしまいます。

そのため、補助要員が必要な場合があります。

プロジェクト管理を行う人③:設計者に行ってもらう

設計の責任者にプロジェクト管理を担当させている企業もあります。

設計及び施工監理を行う立場であるため、さまざまな情報に触れることが可能であり、情報収集の手間がかなり簡略化されます。

顧客と話も行いやすいでしょう。

デメリットとしては、設計者にかなりの負担がかかってしまうことです。

設計・監理業務に加えプロジェクト管理まで行うと業務量が大きいため、チームを作るなどして上手く負担を分配する必要があります。

プロジェクト管理を行う人④:【参考】施工者に行わせる?

施工者にプロジェクト管理を行わせているという企業も無いわけではありません。

正確には進んで行わせているわけではないものの、なし崩しに実質施工者にさせてしまっている、という企業が見受けられるのです。

建設業におけるモノ・カネ・時間管理業務は、施工に関わる部分のボリュームが大きくなる傾向にあるため、施工者がプロジェクト管理を行うことにはメリットもあります。

しかし、施工者は多くの場合、施工業務だけで手一杯であり、プロジェクト管理まで行うとオーバーワークになってしまいやすいです。

施工者をプロジェクト管理者に据えたいのであれば、誰か一人の業務量が増えすぎないよう注意が必要です。

工務店におけるプロジェクト管理の注意点

工務店におけるプロジェクト管理には、建築業ならではの注意点があります。具体的には、主に以下の3つです。

【プロジェクト管理の注意点】

  • プロジェクトのスタートを決めておく
  • プロジェクトがどの段階にあるのか可視化してお
  • プロジェクト変更に即応する

特に、設計のみを請け負っていたり施工のみを請け負っている企業は注意が必要です。

業務量にボリュームの差があるとはいえ、設計も施工もプロジェクトの最初から最後まで関わることになります。

そのため、どちらか一方だけを請け負っていると、もう一方を請け負っている外部企業と密に連絡を取り合う必要があります。

プロジェクト管理の注意点①:プロジェクトのスタートを決めておく

基本的なことですが、プロジェクトのスタートはきっちりと決めて、周知させておきましょう。

建築業では、しばしば案件の始まりがあやふやなケースがあります。

「見積だけする」「おそらく立ち消えになる」とわかっていても、基本設計だけはしなくてはいけない、などということもあるでしょう。

しかし、どのプロジェクトが本格的にスタートしているのか区別できなければ、余計な時間や手間をかけて、不要な作業をしてしまう可能性もあります。

本当にスタートしたプロジェクトと、そうでないプロジェクトの区別が付けられるようにしておくことが大切です。

プロジェクト管理の注意点②:プロジェクトがどの段階にあるのか可視化しておく

現在のプロジェクトがどの段階にあるのか、可視化しておくことも重要です。

プロジェクトはどの業界でも、しばしば止まったり後戻りしたり、ときに急きょ中止になったりという事態になります。

そのようなときにもっとも損が大きくなるのは、「今どうなっているか分からないから、どう動くべきか見通しが立たない」という社員が大勢居ることです。

プロジェクトの現状は常にわかるようにし、なんらかの理由で止まったり戻ったりしている場合は、なぜそうなっているのか理由も合わせてわかるようにしておくと良いでしょう。

プロジェクト管理の注意点③:プロジェクト変更に即応する

プロジェクトが変更された場合、状況に即座に対応するのもプロジェクト管理におけるポイントです。

建設業は、設計が大詰めになってからプランの前提が変化してしまうというケースも少なくありません。

ことと次第によっては、着工が始まってから状況が変わってしまうという場合もあります。

特に建築業の場合は、顧客の都合で工事が止まったり変更されたりと言うこともしばしば起こります

協力会社などであれば注意もできますが、顧客側がトラブルを持ち込むと、注意さえも言いづらいのが実際の所です。

しかし、不測の事態に陥った際、早く状況を掴むこともプロジェクト管理の目的と言えます。

必要なタスクを取りまとめるだけでなく、管理状況から必要なタスクを割り出すことも業務のうちと考え、後手に回らないようにしましょう。

まとめ

プロジェクト管理は、管理のポイントを抑えるだけでなく、誰がどのように管理していくかも重要なポイントです。

プロジェクト管理は、管理そのものが目的ではありません。

管理することでトラブルに対応しやすくしたり、無駄をなくしたりして、スムーズにプロジェクト完了へ導けるようにすることが目的です。

その点を忘れず管理を行うことで、より多くの利益に繋がるでしょう。

 

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