「個人情報の取り扱い」という概念が生まれて何年も経ちますが、実は未だに「知ってはいるけれど、具体的に何をどのようにすれば良いのかわからない…」という人は少なくありません。

取り扱いに失敗すると企業責任が問われる事態にもなりかねませんが、建築業界ではまだまだ現場にこの考えは広まりきっておらず、「そのような業務は営業や総務の考えること」と他人ごとに思う人も多いです。

本記事では個人情報について、特に工務店においてどのように扱えば良いかを解説します。

リスクを避けて、会社の成長を阻害しないよう知識を付けましょう。

個人情報の定義とは？

そもそも個人情報とは何なのか、はっきりと説明できるでしょうか。

「よくわからないけれど、名前、住所、電話番号とか…」という程度の認識をしている人も多いです。

個人情報とは簡単に言うと、「個人を特定できる情報」のことです。

そのため、名前や住所や携帯の番号などももちろん当てはまりますが、これらの情報だけを保護していればそれで済むというわけではありません。

個人を特定できる情報は、全て個人情報に該当します。

工務店は個人情報が集まる場所

工務店は、個人情報が比較的集まりやすい職場でもあります。

例えば、スーパーマーケットなどは、ポイントカードなどの作成で名前などを書く機会はあるものの、基本的には商品の売り買いを行うだけで個人情報がやり取りに出てくることはありません。

しかし、工務店は打ち合わせや契約が必要な事業であるため、1つの案件に対して個人情報は必ずどこかで扱うことになります。

顧客の個人情報について

顧客の個人情報は、もちろん厳重に保護されるべき対象です。

名前や連絡先、住所などの基本的なことから、場合によっては打ち合わせの議事録を作成したり銀行の口座番号を目にすることもあるでしょう。

また、顧客が個人ではなく法人だからといって、個人情報が無いというわけではありません。

担当者や代表者の名前や役職を記載したり、場合によっては個人の連絡先を聞く場合もありますが、そのようなときでも個人情報の意識を持って業務をこなすことが大切です。

ただし、法人の場合、HPなどに記載があるなど、誰にでもわかる情報である場合は個人情報とみなされないケースもあります。

協力会社の個人情報について

顧客の個人情報について気を使っている会社は少なくありませんが、対して協力会社の個人情報についてはそれほど深く考慮していないという会社も見受けられます。

特に工務店の場合、現場の人間同士のやり取りにおいてはつい目先の業務を優先し、個人情報などのことは後回しになってしまうというケースもしばしば目にします。

建築業は業務上納期のある仕事であるため、ある程度は止むを得ない場合もありますが、みだりに連絡先を多くの人間に共有したりなどの行為については慎重になりましょう。

個人情報の取り扱い

個人情報は保護しなければならないということが分かると、次に「具体的にどのようにすれば？」という疑問が生まれる場合が多いでしょう。

はっきり言うと、個人情報の保護については「このようにしておけば個人情報を保護したことになります」という明確な線引きはありません。

大切なことは、個人を特定させるような情報が漏れないことです。具体的には以下のような手段があります。

• どの情報が個人情報なのか文字で明記するなどし、目で分かる様にする
• ネットで管理しない
• 必要のない個人情報を受け取らない

もちろん、上記以外にも方法はいろいろあるため、自社に合った方法で個人情報を保護できればそれで構いません。

例えば、会社によっては同じ部屋の中に居ても、家具などを配置して誰がデスクに居るのかわざと見づらくするなどの手段を取っていることもあります。

これは従業員の個人情報を来客から守ろうとした例で、現在誰が在籍していて、誰が現場に出ているのかは機密である、という考え方からです。

「持ち出し厳禁/社外秘」など個人情報を区別できるようにする

「持ち出し厳禁」「社外秘」などと目立つように書いておき、どれが守るべき個人情報なのかということを、扱う人間の中でわかるようにしておくのは、個人情報保護の上で有効です。

「個人情報を守ること」と言われても、その守るべき対象はどれなのかがわからなければ、そうと知らず個人情報を漏らしてしまうなどの結果に繋がりかねません。

人間である以上ミスはするものです。ミスの可能性を減らすのがシステムの力であると心得ましょう。

ネットで個人情報を管理しない

現在多くの企業がさまざまなデータを電子管理していますが、個人情報や機密は紙で管理する方が安全です。

データで管理している場合、もしも流出してしまえば広がるのは一瞬です。また、データの場合はそもそも流出に気づかないということもありえます。

もちろん全てを紙で管理すると膨大な書類量になるため、ある程度は電子管理も止むを得ないでしょう。

しかし、可能な限り紙で管理するとその分リスクを減らせます。

必要のない個人情報を要求しない

必要のない個人情報を聞かないということは大切です。

知らないものを漏らすことはできないため、ある意味ではもっとも有効な個人情報保護の手段と言えるでしょう。

業務のスムーズさを考え、「後で聞くことになるかもしれないから、とりあえずこれもこれも聞いておこう…」などというように、ひとまずいろいろなことを聞いておくという業務スタイルの人も居ます。

しかし、個人情報保護という観点からはあまり良い方法とは言えません。

不要であればその情報は使わなければ良いだけ、と思われることもありますが、誰かが悪用するかもしれないということは覚えておくべきです。

個人情報保護のことを顧客に知らせておくと会社のメリットに

個人情報を保護するのは会社として当然のことですが、保護していますと関係者に伝えておくと相手に対して好印象を与えることができます。

個人情報の保護はいまや義務であり、どの企業でも行っていることは顧客側も知っています。

しかし、改めてやっていますと説明されることによって、安心材料となるのです。

個人情報が流出するとどうなる？

個人情報の流出は罰金や罰則が定められている行為であるため、もしも流出してしまった場合は相応の代償が必要です。

しかし会社にとって痛手となるのは、罰金や罰則以上に社会的な信用です。

何もミスを犯していなくとも、会社に対して悪いイメージを持たれるのは、企業にとって避けたいことです。

まして、本当にミスを犯したとなると、信用の挽回には長い時間が必要となります。

罰則について

個人情報が流出すると罰金や罰則が発生しますが、具体的な相場は以下の通りです。

 

	懲役期間	金額
個人の場合	1年以下	100万円以下
法人の場合	1年以下	1億円以下

 

個人と法人で罰金額が大きく違うのがわかります。

以前は同額でしたが、令和2年度の改正により法人に対しての金額が大きく引き上げられました。

もしも流出させてしまったら、会社にとってとても大きな損害になることがわかります。

まとめ

個人情報の保護は、現在どの企業にとっても当然やるべきことです。

まして工務店の場合はどんなにリスクを減らそうとしても、業務上、個人情報のやり取りを避けて通ることができません。

常にリスクがつきものであるからこそ、面倒だからとおろそかにしないできちんと取り扱うことが大切です。

特に個人情報に対する罰則は、改正ごとに内容が重くなっていっており、社会的に重要視されているのが伺えます。

言い換えると、きっちりと行うことで社会的信用にも結びつきます。

やるべきことを行い、自社を評価される会社にしていきましょう。