• 「建築現場でペーパーレス化ってどうなんだろう……」
• 「ペーパーレス化に切り替えたいけど不安……」

こんな悩みありませんか？

この記事ではペーパーレス化のメリット・デメリットについて詳しく解説しています。

さらにペーパーレス化を成功するためのコツも説明しているので最後まで見て実践してくださいね。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは紙を少なくすることをいいます。

紙で保存していた書類等をデジタル化することによって、業務効率の改善やコスト削減をすることが可能です。

ペーパーレス化が必要な理由

ペーパーレス化が必要な理由は以下の2つです。

• 業務の効率化
• 紙の使用量を減らす

業務の効率

紙からデジタルに切り替えることで業務の効率化に繋がります。

紙の場合は印刷してその場で確認が必要ですが、デジタルの場合はサーバー上に保存されているので印刷なしで確認をとることが可能です。

特に建設業は紙で仕事を進めることが多いのでデジタルに移行すれば業務の効率化ができます。

紙の使用量を減らす

ペーパーレス化をすることで紙の使用量を減らすことができます。

なぜなら建築現場では基本的に紙を印刷して仕事をするからです。

具体的には以下のことを紙ベースで仕事をしています。

• 図面確認
• 施工要領書
• 会議資料
• 工事写真

デジタルに変更すれば大幅な紙の使用量を減らすことができます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットは以下の4つです。

• コスト削減
• 環境への考慮
• 業務の効率化
• セキュリティー対策

ペーパーレス化のメリット①：コスト削減

ペーパーレス化することでコスト削減をすることができます。

建設現場は基本的に紙をもとに仕事をしているのでそれをデジタルに変えることでコスト削減ができます。

印刷にかかるコストは以下のとおりです。

• 紙、インク代
• プリンターのメンテナンス代
• プリンターのレンタル代

デジタルに変えれば上記のことを減らせるのでコスト削減に繋がります。

ペーパーレス化のメリット②：環境への考慮

ペーパーレス化することで環境への考慮をすることができます。

紙は使用後にゴミ箱に捨てられ、ゴミ処理施設に運ばれます。運ばれたほとんどの紙は焼却処分されます。

焼却の際には二酸化炭素が発生するので、地球温暖化に影響を与えます。

ペーパーレス化することで紙でやりとりしていた仕事がデジタルに変わり、紙の使用量が減るので結果的に環境への考慮をすることができます。

ペーパーレス化のメリット③：業務の効率化

ペーパーレス化の大きなメリットは業務の効率化です。

たとえば、上司に図面のことで確認してほしいことがあったら紙を印刷してから上司のところへ行き確認をしてもらう必要があります。

デジタルに変えれば図面をクラウド上に保存してあるのでメール一本入れるだけで確認してもらえます。移動時間と印刷時間の短縮に繋がります。

ペーパーレス化のメリット④：セキュリティー対策

ペーパーレス化にすることでセキュリティー対策をすることができます。

クラウド上のデータを閲覧制限できるのでセキュリティーを強化できます。

紙ベースで見積書や発注書を保存していると簡単に見られてしまいますが、データ上で管理していて閲覧制限を設ければ情報が漏れることはありません。

ペーパーレスかはセキュリティー対策としても有効な方法です。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化のデメリットは以下の2つです。

• 慣れるまでに時間がかかる
• 初期投資がかかる場合がある

慣れるまでに時間がかかる

ペーパーレス化は慣れるまで時間がかかります。

理由としては、最初はソフトを導入してり、使い方を覚えたりとどうしても時間がかかってしまいます。

特に経験年数が長くずっと紙ベースで仕事をしてきた方は慣れるまで時間がかかります。

しかし使い始めて数週間すれば段々と慣れていき、気づいたら紙ベースよりデジタルのが仕事が早くなっています。

初期投資がかかる場合がある

ペーパーレス化するためにはソフトの導入があるのでお金がかかる場合があります。

クラウド上でデータをたくさん保存するためには費用がかかるケースがほとんどです。

最初は高く感じますが紙の使用量が減るので結果的にお得になるのでペーパーレス化はおすすめです。

ペーパーレス化する方法

ペーパーレス化する方法は以下の3つです。

• 図面を電子上でやりとりする
• タブレットの配布
• 会議はタブレットを使用して参加する

図面を電子上でやりとりする

図面の確認を電子上でやりとりするようにしましょう。

今までは、確認したい箇所を拡大してから印刷してましたが、データの図面上で編集して確認してもらいましょう。

クラウド上で保存をかければいつどこにいても最新の図面が確認できるので簡単に図面打ち合わせができます。

タブレットの配布

ペーパーレス化する上でタブレットの配布は必須です。

タブレットがあれば現場に出ていても常に最新の図面・資料が確認できるので業務の効率化をすることができます。

工事写真もタブレット使い、その場で撮影し編集できるので忘れやミスを防ぐことができます。

理想としては担当者だけではなく、職人さんにもタブレットを配布することで図面の変更や修正をした際に電話1本で確認が取れるのおすすめです。

予算の都合があるので職長さんのみの配布とかよいでしょう。

会議はタブレットを使用して参加する

アナログの会議（従来の会議）は会議資料を1部づつ印刷して資料を見ながら会議を進めていました。

タブレットを使用することで会議資料を紙で出す必要がなく、PDF等のフォイルを共有するだけでよいのでコスト削減と時短に繋がります。

また議事録もその場で作成できるのでミスや聞き逃しを防ぐことができます。

作成した議事録は会議メンバーにメールで共有すれば質のよい会議になるのでタブレットを使用しましょう。

ペーパーレス化を成功するためのコツ

ペーパーレス化を成功するためのコツは以下の2つです。

• なぜペーパーレス化すべきか理解する
• 徐々に慣れていく

なぜペーパーレス化すべきか理解する

ペーパーレス化すべきか理解することで納得して業務に取り組めます。

ペーパーレス化のメリットをしっかりと理解し実際に行えそうか想定します。

たとえば、工事写真をクラウド上で編集・保存をする場合、容量は足りてるか、図面はデータ上で確認が取れるかなど細かな想定が大事になってきます。

メリットに隠れた罠もあるので細かな想定を立てることで罠を回避することができます。

よくない例としては会社の方針だから、上司がそう言ったからとしょうがなく行うとメリットに繋がらないので注意しましょう。

徐々に慣れていく

ペーパーレス化を成功されるための最大のコツは徐々に慣れていくことです。

いきなり、今までやっていた業務すべてをペーパーレス化にすると全員が混乱してしまいます。

ですのでまずは簡単なことからやっていきましょう。

たとえば、会議資料をPDF等のファイルでやりとりする。

1つのことが慣れてきたら徐々に項目を増やしていくと混乱することなく、気づいたらペーパーレス化ができていますよ。

まとめ

今回は建設業においてペーパーレス化が必要かどうかについて記事にしました。

ペーパーレス化のメリット・デメリットを把握した上でペーパーレス化を進めていきましょう。

成功するためのコツは徐々にペーパーレス化に慣れることです。

ペーパーレス化を検討している方は是非導入してみてください。