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急速に普及する電子印鑑…見積書に使用する場合は?

2022.09.22

コラム

見積書に押印している建築会社・工務店は少なくありません。

特に昨今は情報化が進み、オンラインでの見積のやり取りも増え、電子印鑑を利用している会社も多いです。

一方で電子印鑑について、「導入することで何かメリットがあるのか?」「見積書の押印を電子印鑑にしても問題ないのか?」などと疑問を持つ場合もあるでしょう。

本記事では見積書と電子印鑑の関係性から、電子印鑑の特徴やメリット・デメリットなどを解説します。参考にして電子印鑑を深く知り、会社の効率アップに繋げる助けにしてください。

印鑑の役割

印鑑の役割は、本人確認及び本人の意思確認にあります。

印鑑が示す人間や組織が、捺印する書類などが示すことに対し、「これを認めた」という証拠として押すわけです。

社会にはさまざまな印鑑、さまざまな書類がありますが、印鑑の持つ役割は変わりません。

印鑑の種類

印鑑にはさまざまな種類があります。それぞれの特徴は以下の通りです。

【印鑑の種類と特徴】

会社印
(角印)
  • 形が四角のため角印と呼ばれる
  • 押印することで会社が認めたということになる
  • 見積書にもよく使用される印
実印
  • 法規登録の際に使用される印
  • 会社の名前ではなく、代表取締役の名前が入っている
  • 見積書にも使用できるが、一般的には実印以外の印が使用されることが多い
銀行印
  • 金融取引などの際に使用される印
  • 見積書には使用されない
その他
(認印/担当者印など)
  • 会社によって使用される場面が異なる
  • 頻出する書類や、担当者の記載が重要な場合などに使用されることが多い

 

一般的に見積書は会社印を押印される場合が多いですが、建設業においては担当者印や認印であるケースがやや多く見受けられます。

これは業務上、ひとつの物件に対し何度か見積書を出すことが多いためです。

会社印は一般的にいくつも用意されていません。そのため何度も見積書を発行する場合、いちいち会社印を持ち出して使用していると時間がかかります。

しかし、担当者印で済ませることで時短を図れます。

見積書に印鑑を押すメリット

見積書における印鑑の役割は、以下の通りです。

【見積書における押印の意味】

  • 信頼性が高くなる
  • チェック済の目印に

しかし言い換えると、上記の他に役割があるわけではありません。

しばしば誤解されますが、仮に見積書に押印が無かったとしても、その見積書は法的な拘束力をしっかりと持っています。

「押印の無い見積書は無効」というイメージを持つ人もいますが、そういうわけではありません。

つまり押印は突き詰めると、必須ではないということになります。

ただし、法的に影響はないといっても、会社において信用は大切です。特別な事情が無い限り、押印は行った方が良いでしょう。

信頼度が高くなる

見積書に押印する大きな意味は、一言で言うと信頼性の向上です。

押印することによって、「その見積書は正式に相手の会社から出た」という信頼性が加わるのです。

特に改まった取引の場合は、社会的な信用が大きく影響するため有用です。

チェック済の目印に

見積書の押印は、担当者がチェックしましたという目印としても使用できます。

建築業界の場合は特に、見積書が条件を変えて何部も発行されるということがあります。

そのようなときに、日付や担当者の名前が入った担当者印などが押されていると、「誰が」「いつ」発行を許可したのか一目でわかり、便利です。

電子印鑑のメリット

電子印鑑とはオンライン上のデータに押印できる印鑑のことであり、以下のようなメリットがあります。

【電子印鑑のメリット】

  • 作業の効率化
  • 紛失防止
  • オンライン使用

なお、電子印鑑は現在法的にも通常の印鑑と同等の効果を持っています。

といっても電子印鑑であれば何でも良いというわけではなく、電子署名法の条件を満たした電子印鑑でなければなりません。

基本的には有料で作成され、できあがった電子印鑑にはセキュリティのために「誰が」「いつ」押印したのかの情報が組み込まれています。

ただし、前述しましたが見積書への押印は、あってもなくても法的な要素が変わりません。

そのため見積書用ということであれば、有料の電子印鑑ではなく、一般的な印影データのみの電子印鑑でも問題はないでしょう。

作業の効率化

電子印鑑は作業の効率化に繋がります。

通常の印鑑は物であるため、誰かが使用したり所持している間他の人は使用できません。

しかし、電子印鑑であれば、多数の人がいつでも同時に使えるようになり、他の人を待たなくとも良い状態になります。

もちろん大切な印鑑は、電子と言えど多数の従業員が気軽に使って良いものではありません。

しかし、担当者印など印影データで十分とみなされる印であれば、電子印鑑のメリットがおおいに活きるでしょう。

紛失防止

電子印鑑の使用は印鑑の紛失防止に繋がります。

物質的に存在しないため、落としたり失くしたり、あるいは壊れたりということがありません。

データが破損したり、データごと誤って削除してしまったりということはあり得ます。

しかし、バックアップデータがあればいつでも復旧できます。

紛失しても社内ネットワーク上のことであるため、落とした拍子に社外の人間に拾われてしまう、などということもありません。

オンライン使用

電子印鑑を使用することで、ExcelやPDF上に押印しデータのまま書類を完成させることができます。

情報化社会になり、いまや多くの書類がオンラインで作成されています。

通常の印鑑の場合、書類はオンラインで作成できても紙に出力しなければ押印できません。

しかし、電子印鑑であれば、書類の完成からデータの送付まで、すべてをオンラインで完結させることができます。

また、出張などで会社やデスクを離れたとしても、デバイスがあれば書類に押印可能です。

通常の印鑑と違い、外に持ち運びして紛失したり、他の人が一時的に使えなくなったりということにもなりません。

電子印鑑の注意点

電子印鑑にはメリットだけでなく、以下のようなデメリットもあります。

【電子印鑑のデメリット】

  • 偽造されやすい
  • 許可なく使用されやすい
  • 相手によっては電子印鑑を拒否されることも

電子印鑑は、通常の印鑑よりも手軽に使用できる点がメリットです。

しかし、手軽に使用できるからこそのデメリットもあることは覚えておきましょう。

偽造されやすい

電子印鑑は通常の印鑑と比べ、偽造の可能性が高まります。

決まった型式がないため、第三者が勝手に電子印鑑を作成し、関係者のフリをして使用することも可能なのです。

電子印鑑は法的に効力を発揮する印鑑の場合、ある程度のセキュリティ性は保たれています。

しかし、印影データだけの電子印鑑も決してめずらしいわけではありませんし、電子印鑑のすべてを正式なものにするには、手間もコストもかかってしまいます。

許可なく使われやすい

電子印鑑は、許可なく使用されやすいという欠点も持っています。

電子印鑑のメリットとして、多数の人が同時に使えるということがあると前述しました。

しかし言い換えると、「誰が」「いつ」「何回」使っているのか把握しづらいということにもなるのです。

結果として、不適切な場面で使用されていたという事態に繋がりやすくなります。

通常の印鑑であれば、担当者が一括管理するなどして、ある程度の使用状況を掴めるでしょう。

しかし電子印鑑の場合、使う際にその都度許可を取るなどしていては、電子印鑑である意味が薄れてしまいます。

そのため、使用者を部署ごとに区切る。あるいは、大切な印鑑は使用者を限定するなどして工夫することが大切です。

相手によっては電子印鑑を拒否されることも

会社によっては、電子印鑑は印鑑とみなさない方針であるケースがあります。

使用を禁ずるとまで言われることは、ほぼありません。

しかし、電子印鑑の押印は押印と認められないので、通常の印鑑を出すようにと指示される場合は想定しておいた方が良いでしょう。

電子印鑑はツールとしてまだ歴史が浅いため、ゆくゆくは広く認められるようになるとしても、現段階では通常の印鑑も持っておいた方が無難です。

まとめ

電子印鑑は現在急速に普及しています。

徐々に法的な要素が強まっている反面、まだ普及しきれていない側面もあり、しばらくは過渡期が続くでしょう。

ただ、見積書において印影データの電子印鑑は画期的と言えます。

メリットの多さだけでなく、元々法的には不要であるため、デメリットをほとんど気にしなくて良いからです。

電子印鑑の導入を決めている場合だけでなく、迷っている場合も試験導入としては最適です。

これを機に印鑑に関するシステムを見直し、更に業務の効率化を進めて会社を成長させましょう。

 

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