業種に関わらずどのような企業も勤怠管理システム、またはそれに準ずるものを導入して従業員の動きを把握しています。

しかし、「勤怠管理システムなんてどれも同じようなもの」と考えていると、導入した後で会社のスタイルと合わなかったと悔やむことになりかねません。

本記事では工務店という業種から、勤怠の特徴やシステム検討の際の注意点などを解説します。

参考にして事務手続きの労力を減らし、より快適な会社へと成長していきましょう。

勤怠管理システムとは？

そもそも勤怠管理システムとは具体的に何かと言うと、下記のような機能を備えており、それによって従業員の勤怠状況を管理できるシステムのことです。

• 出勤時刻と退勤時刻の記録
• 残業を含む勤務時間の記録
• 休暇・欠勤の記録
• 出勤日数の記録

なお、上記の機能はあくまで主だったものであり、異なったからといって勤怠管理システムと呼べないというわけではありません。

出勤時刻と退勤時刻の記録

勤怠管理システムは、出勤時間と退勤時間を記録できます。

勤怠管理システムに明確な定義はありませんが最低限、出退勤記録機能は必要と言えるでしょう。

ソフトウェアを用いて入力するシステムもあれば、タイムカードを押すことで紙に記録されるシステムもあります。

残業を含む勤務時間の記録

勤怠管理システムは、勤務時間の合計も記録可能です。

多くのシステムでは、出勤と退勤を記録するだけで、休憩時間は自動で差し引き計算してくれます。

それと同時に、残業を行うとその時間も計算してくれるため、従業員が直接時間を打ち込むことは少ないです。

建設業は残業が多く発生する事業です。

残業そのものが良いことか悪いことかという話とは別に、実際に残業の機会が多いのが現実であるため、勤怠管理システムにおける残業時間記録は建設業にとって重要です。

休暇・欠勤の記録

休暇・欠勤の記録も、勤怠管理システムの重要な機能のひとつです。

有給休暇の消費や、急病などが原因の欠勤は、キャリアや役職を問わず誰でも行うことです。

そのため、なくてはならない機能といえます。

建設業の場合は現場の忙しさによっても休暇が動く傾向にあります。

止むを得ず土日や祝日に出勤することになり、代わりに後日代休を取るということも珍しくないため、休暇・欠勤の入力は比較的頻繁に行われます。

出勤日数の記録

多くの勤怠管理システムは、出勤日数の記録・計算機能も備えています。

出退勤処理が行われている日数を自動計算し、その月に何日間勤務したのかを記録してくれます。

大抵の場合システム側で計算してくれるため、従業員は特に手を加える必要はありません。

しかし、出退勤の処理を忘れてしまった場合は実態と食い違いが出てしまうため、管理者が直接修正する場合もあります。 

建設業に求められる勤怠管理システム

現在の日本では多くの企業が何かしらの勤怠管理システムを備えていますが、勤怠管理システムに求められる機能は業種や会社によってさまざまです。

そのため、建設業の場合は、建設業ならではの特性を踏まえた勤怠管理システムを導入する必要があります。

建設業にとって重視したい代表的な機能は以下の通りです。

• デバイスや場所を問わずアクセスできる
• スマートフォンからでも操作しやすい
• 出勤時間・退勤時間を従業員ごとに適宜設定できる
• イレギュラーな日付・時間帯でも入力可能

よその業種、よその会社にとって良いシステムが必ずしも自社にとって良い物とは限らないため、まずは自社の状況を捉えることが大切です。

デバイスや場所を問わずアクセスできる

建設業の従業員にとって、デバイスや場所を問わず勤怠管理システムにアクセス・操作できることは重要な要素です。

普段はPC操作やタイムカードが押せたとしても、場合によっては出勤するとき朝から現場入りせねばならず、会社に寄れないということは少なくありません。

退勤のときも同様で、打ち合わせが長引いたり出張先から帰れなくなったりした場合、会社に寄らなければ退勤処理ができないというのはストレスに繋がります。

スマートフォンからでも操作しやすい

スマートフォンから操作できる勤怠管理システムは、建設業にとって強い味方です。

現代の日本では多くの人が個人でスマートフォンを所有しており、仕事の際も持ち運んでいます。仕事用の連絡をそれで行っている人も少なくありません。

したがって、スマートフォンで勤怠管理システムにアクセスできるということは、現場の従業員でも安心して出退勤の入力ができるということです。

それに伴って、勤怠管理システムがネットからアクセスできるということが前提になります。

また、スマートフォンの画面はPCに比べて小さいため、画面サイズが大きくなくても操作しやすいことがポイントになります。

出勤時間・退勤時間を従業員ごとに適宜設定できる

出勤時間と退勤時間の設定が適宜変更できるかどうかも、建設業においては重要なポイントです。

現在日本では多くの会社が出勤時間と退勤時間をあらかじめ決めておき、勤怠管理システムに設定することで遅刻や早退を判断するようになっています。

しかし、建設業の場合、現場の状況によっては朝や夜しか作業できないというケースも少なくありません。

また協力業者と一斉に作業に当たるため、自分の会社の都合だけを考えて出退勤時間を決めるわけにいかないというのも現状です。

そのため、最低でも部署ごとに出退勤時間を設定できるというきめ細やかさが求められます。

可能であれば従業員ごと、現場ごとに設定変更ができればなお良いと言えるでしょう。

イレギュラーな日付・時間帯でも入力可能

勤怠システムにおけるイレギュラーな日、あるいは時間帯における出退勤は、システムによって処理の方法が変わってくるところです。

この点に厳しいシステムの場合、エラー扱いにされ入力不可とされることがありますが、建設業にとってはストレスの元となります。

建設業は現場の状況により、休日出勤や深夜・早朝作業を余儀なくされる場合があります。

しかも多くの場合一日限りのことではなく、数日続く場合があります。現場によっては数ヶ月間持続して、そのような状況になることもあるでしょう。

 そのたびにエラー扱いとして後から処理していくと、勤怠管理者にとっても従業員にとっても不要な事務作業を強いられることになります。

まとめ

建設業にとって深夜・早朝の作業や休日出勤、残業などはつきものであり、これは時代の問題ではなく建設業という業種の問題です。

衣食住の住に関わる部分を担うのが建設業の役割です。

そのため、早く工事を終わらせなければ誰かの住む場所がなくなってしまったり、深夜のタイミングで作業しなければ大勢の人の生活に支障が出てしまったりという場合があるからこそ、建設業に従事する人はイレギュラーを承知で仕事にあたるのです。

その働きに報いる方法は、休暇を十分に与えたり手当を出したりとさまざまな手段があります。

そして、勤怠管理システムを良いものにするのもそのひとつです。

勤怠管理は従業員の誰に対しても重要なものであるため、誰にとっても快適なシステムにすることで、ストレス削減に繋がり会社の居心地を良くしてくれるのです。