Column コラム

エクセルの顧客管理から脱却!建築業で顧客管理ソフトを利用するメリット

2022.06.28

コラム

建築業界は、顧客との関係が長期化することが一般的ともいえる業界です。

したがって、顧客管理が社内の共通情報としてきちんと管理がおこなえていることは、顧客満足度の向上や業務の効率化といった、会社にとって利益をもたらすものです。

しかし顧客数が多く、受注から成約まで長期間となることが多い建築業界では、顧客管理の方法で試行錯誤している方も多いのではないでしょうか?

ここでは、顧客の情報だけでなく、顧客に関わる工事内容などすべての情報を一元管理できる顧客管理ソフトの導入と導入メリットについてご説明いたします。

顧客管理ソフトとは

顧客管理とは、氏名や住所などの一般的な基本情報と、顧客に関するあらゆる情報を管理することをいいます。

また、顧客管理は英語で「Customer Relationship Management」言い、略してCRMと呼ばれています。

顧客管理は情報を集めて終わりではなく、集めた情報を活用することで、顧客満足度の向上と業務の効率化につなげなければなりません。

顧客管理ソフトは顧客情報を管理するだけでなく、顧客に関する情報をリアルタイムに更新し、また活用できるデータとして管理することを目的としています。

エクセルと顧客管理ソフトとの違い

エクセルでも顧客管理はおこなえますし、実際エクセルで顧客管理をおこなっている会社のほうが多いのではないでしょうか?

しかし、顧客情報が膨大なものとなる建築業界において、エクセルでの管理は限界があるとも言えます。

エクセルで顧客管理を利用するメリット

エクセルは使用した人も多く、社内でも扱いやすいソフトだと思います。

簡単な操作だけで顧客の住所や連絡先など基本的な情報を管理することもできるので扱いやすいソフトといえます。

また、パソコンに標準仕様としてインストールされていることが多いので、導入コストがあまりかからないこともメリットです。

しかし、エクセルは属人化しやすいという面も持ち合わせています。

そのため誰が最新のデータを使用しているのか、またデータが更新されていないといった事態も引き起こしかねません

また、複数人が同じファイルを操作することができないことや、ファイルの情報量が大きくなれば操作性も落ちていくといったデメリットもあります。

顧客管理ソフトを利用するメリット

顧客管理ソフトを使用する最大のメリットは、次のとおりです。

  • リアルタイムな情報更新
  • 多くの業務を同時にこなすことができる
  • 業務の効率化が図れる

また、基本的な顧客情報の管理だけでなく、案件に応じた工事管理も同時におこうなうことができるため、クレームやアフターフォローといった顧客への対応も迅速におこなうことができます

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場所にとらわれることなくリアルタイムに更新されるデータが確認できれば、営業活動の効率も上がるでしょう。

建築業で顧客管理ソフトが必要なわけ

残念ながら建築業界の現状では、顧客管理ソフトの導入が進んでいるとはいえません。

次にあげるような建築業の複雑な業務取引と顧客との関係性が、顧客管理ソフト導入の妨げになっているとも考えられます。

建築業ならではの複雑な取引

建築業にはベースとなる取引はあるものの、顧客ごとに内容が異なり関連性があるわけではありません

また、工事を進めるための一連の流れはあっても、案件ごとに流れが異なります。

複数の情報を集めて集計をだして分析する。

その難しさから導入を躊躇する会社が多い原因ともいえます。

工事完了後も続く顧客との関係性

建築業は契約から完了までの長期間、顧客との関係が続きます。

一般的な売り切り型の性質を持ち合わせておらず、工事完了後もアフターフォローや定期点検など、何十年と継続していくことが普通です。

長期間にわたる顧客との関係を良好に保つことで次の案件へつなげることができます。

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関係を良好に保ち続けるためにも、顧客管理をきちんとおこなえていることが大切となってきます。

顧客管理と案件管理の可視化

顧客との関係が長期化するため、顧客管理と工事の案件管理は紐づけておく必要があります

紐づけができていないと、担当者が変わってしまい過去の工事状況を把握できないといったトラブルも起きやすくなります。

また、工事案件が発生したら見積・請求・入金までのプロセスも管理しておく必要があります。

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顧客ごとの工事案件と進捗状況、また工事に関わる費用の管理など、可視化して共有化しておくことで業務の効率化をはかることができます。

建築業で顧客管理ソフトを選ぶポイント

顧客管理ソフトも各社からさまざまなタイプがリリースされていますが、中には建築業界の仕様に向いていないものあります。

導入する場合には、建築業界に特化しているか、また建築業でも使用できる汎用性の高さも持っているかということと併せて、次のことにも注意して選ぶようにしましょう。

操作性の良さ

新しいシステムを導入する場合、使いやすさ・扱いやすさ大事な導入ポイントです。

せっかくお金をかけて導入していても、社内に浸透せず使いこなせなければ意味がありません

社内の年齢層や主に使用する人の使いやすさ、また使用する目的を明確にしたうえで導入するソフトを選択する容易にしましょう。

また、実際に操作できる無料トライアル期間があるものを選ぶと、システムを導入するタイミングで扱いやすくなるでしょう。

機能性の高さ

機能性の高さは、最も重要視したい項目です。

自社の課題や目的に沿った機能が備わっているか、カスタマイズが可能かなどです。

多機能であっても自社の目的にそぐわない仕様であれば導入して活用することはできません。

また、導入する目的として最も重要視していることに注視し、システムに備わっている機能を自社に向けてカスタマイズして使用できるのであれば、導入するポイントとしは高いと思います。

導入のしやすさ

顧客管理システムも、使い慣れたエクセルに機能を追加したものから、工事に関するあらゆる情報を一元化して管理できるものまでさまざまです。

その中でも、導入がしやすいのは無料版ではないでしょうか?

有料版と無料版で大きく違うことは、制限があるかどうかです。

無料版の顧客管理システム

無料版では顧客情報の登録数が制限されていたり、使用したい機能に制限がかけられている場合があります。

無料版でも自社の導入目的に沿っていれば問題ありませんが、一部の機能しか活用しないということであれば、再度導入を検討されてみても良いかも知れません。

有料版の顧客管理システム

また、有料版の中にも無料期間を設けているものもあります。

これは、一定期間が無料ですが、無料期間中に有料版と同じ機能が使えるケースです。

無料期間が終われば料金は発生しますが、有料版と同じように使用してみることができます。

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無料版と無料期間がある有料版の操作方法や機能を比較してみることで、自社に向いているシステムがより分かりやすくなります。

また、有料版の導入を検討しているのであれば、無料期間が設定されているシステムをおすすめします。

まとめ

顧客情報が膨大な量になる建築業において、顧客管理をおこなえているとは業務の効率化をはかるうえでも無視することはできません。

顧客管理ソフトは顧客情報から顧客に関わる情報を管理して、活用しやすくするツールです。

また、活用することで業務全般の効率化と顧客満足度の向上が見込めるます。

取り入れやすい無料版から、機能が充実した有料版までさまざまですが、自社の導入目的や操作性、機能性を考えて導入を検討するようにしてください。

 

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