建設業において工事台帳は、工事ごとの原価や進捗管理を把握するための重要な帳票です。

工事台帳を作っていない、作り方が分からないといった経営者も多いのではないでしょうか？

工事台帳をうまく活用することで工事をスムーズに進めることができ、利益の確保にもつながります。

この記事では工事台帳の作成方法や活用方法について徹底解説します。

工事台帳とは

工事台帳とは、以下のような役割があります。

• 各工事の内容の把握
• 利益の確保につながる
• 税務調査への対策

建設業は天候の影響による工期延長や仕様変更による工事金額の増減などがあり、お金の管理が複雑になりがちです。

そこで工事台帳があれば、工事内容や工事原価、利益管理などが把握でき、スムーズに管理が行えるようになります。

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各工事の内容の把握

• 工事場所の住所
• 工事内容
• 工事担当者の連絡先
• 取引先担当者の連絡先
• 職長の連絡先

工事台帳には、どこで誰がどのような工事を行なっているかを把握する為に、できる限り細かい情報を記載しておくことが重要です。

担当者が病気や急用などで現場管理ができなくなった場合でも、工事台帳があれば他の担当者が台帳を確認して対応することができます。

また、社内で情報共有することにより、トラブルの際にも迅速に対応が可能となります。

利益の確保につながる

工事期間が長くなりがちな建設業において、事前の予算管理はとても重要です。

工事台帳を活用すれば、現場ごとの予算管理が正確に把握できるので、どんぶり勘定になることもありません。

着手前に原価計算を行い、予算の目標をしっかりと立てることが利益の確保につながります。

税務調査への対策

工事台帳はただ単に工事の管理を行うだけではなく、税務調査の際にも役立ちます。

きちんとしたお金の管理ができているか、工事が完了しているかどうかを証拠書類として出すことができます。

税務調査への対策としての効果もあるので、工事台帳はこまめに作成しておきましょう。

工事台帳を作成する目的

• 原価管理
• 進捗管理
• 緊急時の対応

以上が工事台帳を作成する目的です。

建設業は工事期間が長いうえに、天候や自然災害の影響を受けやすく、予算や工期が読みにくい傾向にあります。

予算管理や、進捗管理がスムーズに行えるので工事台帳の作成は欠かせません。

原価管理

原価管理は会社に利益を残すための重要な管理項目です。

建設業ではお金の流れに無頓着でどんぶり勘定の経営者も少なくありません。

正しく原価管理を行うことは、会社の利益につながる重要な作業です。

工事台帳を作成してしっかりとした原価管理を行いましょう。

進捗管理

工事台帳には工期を記載することも重要です。

工事期間が長期にわたる建設業において進捗管理を行うことは、労務費を把握する上でも非常に重要な作業になります。

工事が順調に進んでいるか定期的にチェックし、こまめな管理を行いましょう。

緊急時の対応

工事には急なトラブルや事故などが発生することもあります。

緊急時の対応は、いかに素早く対応するかが解決につながる重要なポイントです。

急なトラブルや事故が起きても、工事台帳があれば社内で情報を共有しスピーディーに対応することができます。

工事台帳の作成方法

工事台帳は様々な管理に役立つことは分かって頂けたかと思いますが、ではどうやって作成すればよいか分からないという経営者も多いでしょう。

工事台帳の作成には管理を行う上で必要な項目があります。

次の章では工事台帳に必要な項目、作成方法について詳しく説明します。

材料費

工事に必要な材料費を計算することは原価管理の最も基本となる作業です。

建設工事は内装や外装、設備工事など多くの工種によって成り立っているため、材料費の計算には手間がかかります。

また、最近では資材の高騰が続いているので、将来の値上がり分も加味した計算を行う必要があります。

材料費を正確に計算し、予算を立てることが利益を残す上で大切になるので工事台帳には必ず記載しましょう。

労務費

労務費とは、現場の作業員に支払う賃金や手当のことで、工事を完遂させるためにかかる労働力を得るための費用になります。

作業員に支払う給料や法定福利費などがそれに当たります。

材料費と労務費が総コストの大部分を占めるので、利益を出すためにはこれらの原価管理が重要になります。

工事台帳などを活用してしっかりと管理しましょう。

外注費

外注費とは外部の業者に工事を依頼し、その業者に支払う費用のことです。

建設業界では、専門的な工事などは資材や使用機器、施工費を含めて一括で依頼することがよくあります。

特に、総コストの大部分を外注費が占める場合もあります、外注費を抑えることが利益を得るためのカギとなります。

諸経費

コスト管理において見落とされがちな項目であるのが諸経費です。

諸経費とは、受注した案件の完遂に関わる費用のことです。

例えば現場を巡回管理する際にかかる交通費やガソリン代、駐車場代なども諸経費に含まれます。

各現場における諸経費を確認して工事台帳に忘れず記載しましょう。

予備費

建設業では工事の遅延による労務費の増加や、仕様変更による材料費の増加など先が読めないケースが多くあります。

このような不測の事態を想定した費用は見落とされがちです。

そのため、不測の事態をあらかじめ想定して予備費を計上しておくことは最終的に利益を残す上でとても重要になります。

工事台帳の活用方法

工事台帳の活用方法は以下に挙げられます。

• 着手前に必ず作成する
• 中間確認を行う
• 専用アプリの活用

工事台帳を作成しても上手に活用しなければ絵に描いた餅になってしまいます。

そうならないために、作成した後の活用方法が重要になってきます。

次の章では工事台帳の活用方法について詳しく説明します。

着手前に必ず作成する

当たり前のことですが、工事台帳は着手前の作成が必須です。

あらかじめ予算を組み、工事原価を正確に把握した上で工事をスタートさせることが利益確保へとつながります。

何かと書類が多い建設業界ですが、横着せずに早急に工事台帳を作成しましょう。

中間確認を行う

建設業は工期延長や仕様変更により、材料費や労務費が増えるケースは日常茶飯事です。

工事台帳は長期にわたる工事において、中間管理を行う際に役立ちます。

着手前に立てた予算案のブレをなくすために、定期的に原価を確認することが利益を確保するための重要なポイントとなります。

専用アプリの活用

工事台帳をエクセルで作成するケースが多いと思いますが、専用アプリも多数リリースされているので活用するのも一つです。

エクセルの場合だと、各個人が使いやすいように変更をかけるなど属人化しがちです。

一方、アプリの場合は共通した内容で作業が行える上に、情報の共有化もしやすくなります。

また、スマートフォンやタブレットなどでも使用できるので、場所を選ばずに使用できるメリットがあります。

これを機会に専用アプリの導入も検討してみましょう。

まとめ

お金の管理がアバウトになりがちな建設業において工事台帳を作成することはとても重要です。

工事台帳があれば、工事内容や工事原価、利益管理などが把握でき、スムーズに管理が行えるようになります。

また、税務調査の際に役立つメリットもあります。

便利なアプリなどもたくさんあるので、自分の会社のスタイルに合うものを選んで工事台帳を作成し、しっかりと利益を残せる会社を目指しましょう。