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工事注文書の作り方と注意点|目的や保存期間・方法も解説

2022.02.04

コラム

建築工事の現場は、簡単な手すりなどの取り付けから、いくつもの工区に分かれる大型施設の建築工事など実に多くの場面が想定されます。

例えば、軽微な工事の場合、口頭でのお願いですむ場合もありますが、数か月にも及ぶ工事になると、勘違いからお客様や取引先とのトラブルに発展する場合があります。

そうなると工事自体も遅れ、不要な経費も増え、粗利の減少につながりかねません。

そのような事態を避けるため建築業界では、工事を行う際に工事注文書の作成が一般的です。今回は工事注文書の目的を解説しながら、作り方や注意する点をお伝えします。

 

 

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工事注文書とは?

工事注文書とは建築業界で取り交わす契約文書の一つです。

工事の内容、工期、注文金額、支払方法などが明記されている書式が一般的です。

最近では、工事注文書と同時に発注条件取決め書のような別の書類を併せて作成する場合も多くなってきています。

これから工事注文書について以下の通り詳しく解説します。

工事注文書を取り交わす目的

工事注文書とは、見積書などを通して、金額や内容を確認後『正式に工事をお願いする』企業や官公庁からの意思を表す書類です。

工事を請け負う際に口頭だけの取り決めでは、「このように頼んだ」、「聞いていない」などのトラブルに発展することがあります。

このような場面を防ぐため、工事を頼む側から工事注文書を作成し、文書として残し、常にお互いが確認します。

工事注文書と発注書・注文請書との違い

工事注文書と発注書

工事現場では「発注書」も、工事注文書と同じように扱われる場面が多くあります。

法律上、両者に違いはありません

但し、企業によっては便宜上、材料を加工・製作する場合に発注書と呼ぶこともあり、個別に確認が必要です。

工事注文書と注文請書

注文書とセットになってやり取りすることが多い注文請書

こちらも最初は、意味を混同しやすいので注意が必要です。

文字通り「注文をお請けします」と言う意味であり、この請書に対になるべき注文書がある場合がほとんどです。

請書には注文書と同じ条件が記載されており、事を請負う金額に応じた印紙の貼付が必要になります。

請書がセットで発行される注文書は、印紙は不要です。

>>関連記事:工事請負契約書に貼る印紙とは?|工事請負契約書の役割と収入印紙の基礎知識

工事注文書の保存期間や便利な保存方法

工事注文書を含む契約書類は、原紙を7年間保存することが義務付けられています。

もし、違反した場合は、法律により追徴課税を課せられる場合があります。

ここで注意しなくてはならない点があります。

いつが保存期間の起算日になるか

「7年間保存」の意味ですが、注文書に記載されている日付から起算して7年間ではありません。

確定申告書類の提出期限の翌日から7年間となります。

受け取った注文書を保存する際は、社員にこれを周知し、営業年度ごとに分けるようにします。

便利な保存方法

発行済の注文書がある場合、次の確認が必要です。

  • 注文書通りの金額か?
  • 支払条件は合っているか など

その際、営業による確認や、ファイルを探すことで時間のロスが生じます。

そこで保存の際、お勧めなのが、工事注文書をスキャナーで読み取る方法です。

注文先毎に分類し、社内の共有データとして保存することで、各営業の持っている情報を広く社員で共有できます。

電子データで保存するための注意事項

現在は、電子データのみの状態で保存するには、一定の条件を満たし、所管の税務署に申告、許可を得ることが必要です。

今後、スキャンした状態でのデータ保存により、紙以外での保存も認められるようになるため、より便利になります。

>>関連記事:2022年改正される電子帳簿保存法|導入ポイントをわかりやすく解説

この場合、注意する点があります。

データ保存により、保管場所の確保や紛失の心配もなくなりますが、データの改ざん等、防ぐためのセキュリティ対策は必須です。

工事注文書の作り方

それでは、実際に注文書を作る際のひな型を紹介します。

注文書作成のための無料のテンプレートもありますが、エクセル等で簡単に作ることができます。

但し注意すべき項目がいくつかありますので、詳しく解説します。

記載項目及びその他取り決め事項

  • ①発注者名:〇△会社や〇●市役所
  • ②注文日付:20xx年x月〇日
  • ③工事名称および工事種目:○○△建築工事(○○工事)
    工事に関する詳細な数量やサイズ等は、見積書No.・・・の通りや別紙明細通りとなることが多い
  • ④工事期間:20xx年xx月xx日~20xx年○○月○○日
  • ⑤発注金額:請負金額(税込¥)、(税抜¥)、(消費税¥)
    ※③や④に関しては、工事によっては、期間延長や金額の増減もあり、その都度変更の注文書を取り交わす場合が多い
  • ⑥支払基準:(請求締日、請求書必着日、支払日)
    /支払条件:(現金100%または手形、90日サイトなど)
  • ⑦受注者名:△△会社
  • ⑧その他
    例:工事番号(大型工事等、同じ現場で異なる工種の場合は、通常同じ番号)
    法定福利費を含む
    労災保険:注文者加入
    協力会費:1.5/1000を申し受けますなど
memo

多くの企業では「その他取決め書」の類を注文書と同時に作成しています。

これは、工事前後に発生する業務やトラブルに発展しそうな項目を明記した別紙様式です。
例:安全書類等、役所への提出書類の有無

材料の荷揚げ費用や残材片付け処理時の負担先の明記など

作成・提出時の注意点

通常工事注文書には、発注者名にかかるように発注者側の社印を押印します。

これは、担当者ベースではなく、正式に会社としての注文であることの意思表示であり、改ざんを防ぐ目的もあります。

また、工事を注文することが決まり次第すみやかに提出し、受注者からの注文請書を提出してもらいます。

これにより双方の意思が確認でき、注文者側の一方的な依頼ではなくなります。

基本契約書の有無について

注文書作成時には、もう一点注意すべき事項があります。

頻繁に工事契約がある取引先の場合、個別に基本契約書を結んでいれば、注文書に「記載事項以外については、基本契約書の通り」と明記することで約款の貼付は不要です。

個別に基本契約書を結んでいない場合、注文書の裏面や別紙に契約約款の貼付が必要になります。

その際、注文書と約款が複数ページとなる場合、割印を忘れないようにしましょう

効率的な工事注文書の作り方

以上、工事注文書を作る際の記載事項や注意点を解説してきました。

なお、頻繁に作成する取引先については、エクセルに簡単な関数を組み込んだシートを作成することをお勧めします。

  • 取引先毎にエクセルでファイルを作成
  • 基本項目を【最初に入力表】としてシート作成
  • 引用する関数を入れる
  • 注文書作成する際に【最初に入力表】に基本項目に入力
  • 【注文書】を作成すると同時に【注文請書】も完成

このように注文書作成時に同じ内容の注文請書も作成します。

そして注文書と一緒に送付して、受注した企業から請書を返送してもらい双方の確認ができます。

工事注文書を受理した際の確認事項

工事注文書が届いた際、次のことを確認するようにしましょう。

  • 日付
  • 金額
  • 注文書に修正した部分がないか
  • 社印や約款の不足はないか など

注文書を間違えた場合は、作成し直すことが基本です。

取引先によっては、二重線で取り消し、修正印の場合も見られます。

各取引先で注文書作成時にルールがあり個別に確認しましょう。

まとめ

注文書の目的や作り方・注意点の解説でした。

工事注文書には、決まった書式はありません。ただし、工事注文書は契約文書の一つにあたり、正確な書類作成は必須事項です。

注文書作成時に、不明な点や注意すべき項目がありましたら、ぜひ今回の解説を参考にしてみてください。

一つの仕事を納期内に正確に行い、お客様に喜んでもらうことで次の仕事につながる場面が多い建築業界。

正確な工事注文書を発行して、お互い納得の上で仕事に取り組めるようにしていきましょう。

 

 

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