エクセルの普及は過去のものとなり、決して最新とは言えません。

むしろ、エクセルの導入で満足をしているならば、それ以上の発展は見込めないのではないでしょうか。

実は、今はエクセルを超えるシステムがあります。それがITツールです。

ITツールは次の効果が期待できます。

• データの一元管理
• 業務効率のアップ
• 進捗管理の効率化

しかし、「ITツールがどんなもの」であるか、「ツールの導入に使える補助金制度はどんなものか」を知らない経営者は意外と多いことでしょう。

そこで、この記事では、脱エクセルの必要性とITツールの導入の効果、そしてIT導入補助金まで解説します。

工務店に脱エクセルが必要な理由

エクセルは非常に便利なのですが、更なる効率化を進めるならば、そこに留まるべきではありません。

それでは、なぜ脱エクセルが必要なのでしょうか。

エクセルには限界がある

エクセルには限界があります。

表計算にしても帳票作りにしても便利なのですが、機能がそのレベルで留まってしまうからです。

事例としては、他部門との連携が取れなかった経験を聞くことがあります。

エクセルで書式を作ったのは良かったのですが、他部門まで浸透しておらず、会社全体での標準化に失敗してしまった…と言ったイメージです。

そして、標準化が上手く行かないと、顧客からの信頼も落ちてしまいます。

やはり、エクセルには限界はあるのです。

工務店に望まれるツール

工務店に望まれるツールは情報の一元化を実現し、次の業務を可能とするシステムです。

• 顧客管理
• 現場管理
• 資金管理
• アフターフォロー管理

これらの内、帳票関連や計算が絡む仕事であればエクセルでも対応可能かも知れません。

しかし、業務には情報の一元化も必要で、エクセルでは全部に対応が出来ないのです。

ITツール導入で期待できる効果とは

それでは、ITツールの導入でどのような効果が期待できるのでしょうか。

データの一元管理が可能

最初に挙げられるのがデータの一元管理が可能な点です。

工務店には多くのデータがあります。資材の見積書、工程管理表、顧客管理資料など、範囲が広範で多量です。

そして、現場が大きくなれば、これらのデータの幅も量も更に増大し、ミスの発生確率も増えてしまいます。

しかし、ITツールであればデータの一元管理が可能。状況や情報の共有化が容易で、ミスの発生頻度がグンと抑えられるのです。

業務効率のアップ

ITツールでは業務効率がアップします。

例えば、顧客管理や資金管理、そして見積もり管理の場面などです。

これらは関連部署で共有すべき情報なのですが、仮にすれ違いがあると間違った数字を出してしまい、場合によっては信用問題にも発展します。

ITツールはクラウドの活用により、これらの情報共有も簡単です。その結果、業務効率が上がり、企業として強くなるのです。

進捗管理の効率化

ITツールは進捗管理の効率化においても有効です。

自社の進捗管理は元より、協力会社を含めた管理が出来ます。

工務店にとって工程管理は非常に重要です。ケースによっては工期遅れにも繋がり、顧客との信頼関係を傷つける事態にもなりかねないからです。

しかも、データが一元化しているため、仮に不具合があったとしても素早い対処が可能。進捗管理がグンと効率化するのです。

工務店向けITツールで可能になること

このようにITツール導入で期待できる効果は大きいのですが、実際のITツールにはどのような機能があるのでしょうか。

ここでは業界No.1と言われる株式会社DATAKITのリフォーム統合管理システムSAKSAK（以下、「SAKSAK」）を例に取って解説します。

顧客管理

SAKSAKならば、会社全体で顧客情報を管理が可能です。

そのため、部署間での認識のズレがなくなり、スムーズに工程を進めることが出来ます。

また、顧客情報を細部にまで記録が可能なので、仮にアクシデントが発生したとしても、素早い対応が可能です。

これはエクセルの様なシステムでは困難な芸当。ITツールの強みを見せつける機能とも言えるでしょう。

工事・施工管理

SAKSAKであれば、

• 工事管理
• 施工管理

がスムーズに進められ、工程表や契約書の作成も容易です。

また、それらのデータの社内での共有も可能。

しかも、スマホでの閲覧も出来るので、オフィスから現場までトータルで情報共有と意思疎通が出来ます。

このようなメリットはエクセルには無かった点です。

尚、以前であれば設計者が現場に出る必要がありましたが、現場からのデータも社内で共有化できるので、確認に行く手間が省けます。

見積もり・実行予算・発注管理

SAKSAKであれば

• 見積もり管理
• 実行予算管理
• 発注管理

が容易です。

しかも利益の推移まで計算が可能なので、経営管理も簡単になります。

更には、各個人が編集可能なので、何かあった時にも修正がスムーズ。アクシデント発生の際にも早急に対処することが出来ます。

ちなみに、脱エクセルが大きな課題であることは確かなのですが、エクセルは一般に使われているソフト。

業者からエクセルのファイルで資料が来ることも多いことでしょう。

その点、SAKSAKであればエクセルとの親和性が高く、コピー＆ペーストなども自在。滞ることなく作業が進められます。

入出金管理

SAKSAKであれば、入出金管理も容易です。

見積もりなどの情報まで一元化が可能。二重入力が無くなるので計算のミスが軽減されます。

タイミングはアラームが知らせてくれるので、手続きの漏れを防げます。

もちろん、これらの情報は社内で共有・管理されます。仕事の「見える化」も可能です。

アフターフォロー管理

工事はアフターフォローも大切です。

SAKSAKはアフターフォローにも威力を発揮します。

さて、住宅関連のアフターフォローは10年後、20年後…という具合に、長期的に見なければなりません。

そして、メンテナンスのタイミングを間違えてしまうことは、あってはならないことです。

その点、SAKSAKでは年単位のアラーム設定が可能。

メンテナンスの時期が来た時点で教えてくれます。また、対応状況の記録も可能です。

尚、時として設備のリコールがありますが、設備機器の検索にも対応。

対象となる現場を迅速に処置出来ます。

IT導入補助金の活用

ところで、冒頭でも挙げた通り、IT導入には補助金制度があります。

ここでは、IT導入補助金について取り上げます。

IT導入補助金とは

この制度は中小企業・小規模事業者がITツールを導入するための補助金。

建築業のITツールで最も利用されているデジタル化基盤導入枠であれば、上限が350万円にもなる嬉しい制度です。

デジタル化基盤導入枠の補助率は以下の通りです。

• 50万円以下：3/4以内
• 50万円超～350万円：2/3以内

ただし、補助金の交付には審査があります。

ITツールの効果について

ITツールの有効性は前述の通りなのですが、どんなに便利なツールであったとしても採算が取れなければ意味がありません。

その点で投資金額は非常に重要です。

しかし、補助金制度は投資額を抑えられる嬉しい制度。費用を抑えながら、ITツールを最前線に配備出来るメリットがあります。

長期的に見ても有用なので、オススメです。

【参考】IT導入補助金2023

まとめ

脱エクセルとITツール、そして補助金制度について取り上げました。

ITツールの有効性と魅力が把握出来たことではないでしょうか。

また、補助金制度のメリットもイメージ出来たことでしょう。

経営は効率化が重要です。

ITツールの導入はエクセルがメインの経営環境を大きく変え、しかも会社が強くなります。

補助金制度を利用して、上手に経営効率のアップを図りましょう。