建設現場においては現場ごとに適切な利益を出すことが要求され、そのための指標となるものが「実行予算」です。
すなわち実行予算とは、現場を動かして建物を完成させる上で実際にかかる予算のことをいいます。
現場責任者として指名された工事担当者がその工事を行うためにどの様な手段をとってどれだけの費用を要し、最終的に会社にどれだけの利益をもたらすのかを示したものが実行予算です。
したがって実行予算の作成を誤れば会社の経営を圧迫してしまう恐れがあり、見積書(請負金額)と実行予算の差額が現場の予定利益となります。
ここでは実行予算の意味や目的を再度確認した上で、実行予算の作成手順から実際に作成する方法までを解説したいと思います。
目次
これは大切！実行予算を作る3つの目的
建設業は一般の製造業とは異なり、同一の製品を同じ条件で反復して生産することができません。
たとえ同じものを建設するにしても現場の環境や立地条件、現場の制約などが現場ごとに異なるため、あらかじめ正確な予算を組んでおかなければ万一損失が発生した際にもその原因を突き止めることが困難になります。
よって建設業界では、一般的に現場ごとに着工前に実行予算を作成します。
ただし形だけの実行予算では全く意味がありません。
精度の高い実行予算を作成することで事前に必要なコストや予定利益を把握できる様になり、完成後には実際に発生した原価と実行予算とを比較することでコスト削減ポイントの分析が可能になります。
したがって実行予算を作成する主な目的は次の3つといえます。
➀契約内容と実際にかかる現場の予算を把握する
現場でかかる予算は、工事の規模や施工時期、使用する建築資材、工法、職人などに応じて変化し、一定額ではありません。
一方、契約時には見積書を作成しますが、見積書に記載された内容だけでは正確な工事原価を把握することはできません。
そのため工事を契約通りに完成させるための費用や予定利益を事前に詳しく把握するためには、現場ごとに正確な実行予算を組む必要があります。
予定利益が思ったほど上がらない場合には、作業方法や人員配置の見直しをはかり、何らかの対策を講じる必要があります。
そして経営者や経営幹部は各現場の予定利益を見て、会社全体の営業目標や収支計画を立てることになります。
②実行予算の予定利益と実際の完工利益を比較して改善を行う
実行予算と実際に発生した原価を比較することで現場の問題点を抽出し、次の改善計画を立てます。
また特に大きな差異がない場合であっても、更なる改善を行うための参考にします。
この様に実行予算は建設会社を運営していく上でも大切な役割を持っています。
➂工事担当者の責任を明確にし、管理能力を向上させる
工事担当者は契約時の予定利益を確保することを目的に実行予算を作成しますが、これによって担当者の責任範囲が明確になると共に、現場の管理能力を高めることができます。
現場の収支は、工事担当者の実行予算の作成次第で決まるといっても決して過言ではないでしょう。
「形だけ」はNG！実行予算作成時におさえるポイント
実行予算を作成する際には、以下の様な手順で作成します。
➀実行予算の作成者を明確にする
実行予算は会社によっては専門の担当者が作成するケースもありますが、現場を直接担当する現場責任者が自ら作成するのが一般的です。
現場責任者が自分の意思で作成することで、当事者としてのコスト意識や利益確保のための意欲が向上することが期待できるからです。
一方、現場責任者は多忙なことが多いため、実行予算の作成が工事着工前ギリギリになってしまうことがあります。
最悪のケースでは、工事が着工してから実行予算が出来上がるといったケースもあるかもしれません。
しかしそのような状況で作成された実行予算では、本来の目的が果たせません。
実行予算は利益を確保するための指標となるものなので、実行予算が未完成のまま見切り発車してしまう訳にはいかないのです。
見切り発車すると指標がないので、予定利益が確保できない場合でもそれを早期に発見することができません。
そのため最悪の場合には建物は無事に完成したものの、結果的には赤字になってしまったということにもなりかねません。
実行予算で算出した予定利益を元に、必要に応じて材料仕入先の見直しや価格交渉、工程・工法の見直しなどを行って契約時の予定利益を確保するのが本来の目的なので、十分に注意して欲しいと思います。
➁見積書を基に実行予算を作成する
実行予算作成にあたっては、見積書を基に工事項目や数量を再度見直して過不足があれば修正した上で単価を入れて計算しますが、ここで扱う数字はすべて根拠のある数字とすることが重要です。
すなわち実行予算にはしっかりとした裏付けが必要で、決して作成者の主観や非現実的な数字を採用してはいけません。
➂実行予算書のチェック、決済を行う
実行予算を作成したら経営者や経営幹部、関連部署に回して最終的な承認を得ます。
社内の必要部署に回覧することで情報共有ができるだけでなく、それぞれが問題点を抽出することで業務改善やコストダウンにも繋がります。
実行予算作成ツールのメリット・デメリット¿
実行予算の作成方法にはエクセルなどの表計算ソフトを使って作成する方法と、市販の工事管理専門ソフトを使用して作成する方法があります。
それぞれの特徴をみていきましょう。
➀エクセルで作成する
エクセルなどの汎用表計算ソフトを利用して実行予算を作成しているケースは割と多いと思います。
インターネット上には無料のものも含め、数多くのエクセルテンプレートが用意されているため、必要なものをダウンロードして少し加工するだけで誰でも手軽に実行予算書として使用できる様になります。
このようにコストがかからず、誰でも気軽に使える点がメリットです。
しかし工事会社に特化した専門性は低いので、用途や使用範囲が限られたものになってしまいがちなのがデメリットといえるでしょう。
➁工事管理ソフトで作成する
近年増えているのが、リフォーム統合管理システムSAKSAKといった市販の工事管理ソフトを使って実行予算を作成するケースです。
工事管理全般に特化したシステムなので、導入すれば工事の契約から売上金の回収までを一元管理することが可能です。
そしてその多くが実行予算と発注管理が連動しているので、発注ミスを防ぎ実行予算との予実が明確になるメリットがあります。
また中には工事台帳/原価管理に加えて顧客台帳、出面労務台帳、ファイル管理、工事写真アルバムなどの機能があり、商談中から引き渡し後までほとんどの情報が社内で共有できるものもあります。
しかし一方で、この様なシステムを導入することで、今まで行っていなかった作業が増えて通常業務に支障をきたすことになるケースもあるので、導入する前に良く検討することが大切です。
まとめ
実行予算を作成して正しく管理することは、会社の利益を確保するために極めて重要であることを再度認識して頂けたと思います。
建設会社が健全な経営を継続して行っていくためには、原価管理を徹底して行い、実行予算の予実を分析することが欠かせません。
実行予算という明確な指標を定め、それに沿って予算管理をしていくことが大切です。
実行予算の作成方法については、会社の規模や取り扱っている工事内容に合わせて最も管理しやすい方法で行っていただければ良いと思いますが、大切なことはその目的です。
経営者や経営幹部であれば会社の業績目標の達成や収益力の向上が目的になりますが、現場担当者であれば各現場の原価管理と利益確保が重要になります。
精度の高い実行予算を作成することができれば、工事着工後に利益損失や赤字に気づいて慌てることもなくなります。
そしてそれは社員全員にとって有益となるはずです。
それぞれが自分の役割をしっかりと果たすためにも、建設会社にとって精度の高い実行予算の作成と予実管理が極めて重要です。
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