見込み客へのアプローチ「連絡もれを無くしていく」|住宅リフォーム経営コンシェルジュ

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最近のスマートフォンはとても便利になりましたが、皆様の会社では業務にどれだけ活用できていますか?

スマートフォンはメールの文字情報だけでなく、写真、音声、動画なども送受信できるとても便利なツールです。今回はスマートフォンならではのメール活用法をご紹介します。

現在は携帯電話やメールが発達しているので、どこにいても連絡がとれるのがあたり前の様になりました。 そのため少しでも連絡が遅くなると、お客様から「何ですぐに連絡してこないのか!」というお叱りを受けることにもなりかねません。

そのような事態を防ぐためにも、スマートフォンのメールを活用することをおススメします。
 

目次

見込み客へのアプローチ「連絡もれを無くしていく」

電話での連絡は

  • 事務所から電話連絡を受けたがメモがとれずに苦労した。
  • お客様からの連絡を電話で伝えようとしたが、商談中や移動中のため連絡がつかない。
  • 地図や写真などの資料の説明が電話ではしにくい 。
  • 伝えた内容が記録に残らない 。

といったデメリットがあります。
 

電話は非常に便利ですが、電話に出られないとその効力を発揮することができません。情報の伝達漏れや聞き間違いなどもよくあることです。

そこで、スマートフォンのメールによる情報共有が便利です。スマートフォンなら上記の問題は全て解消できます。
 

メールによる情報共有のメリット

  • 口頭で伝えるよりも情報を漏れなく正確に伝えることができる 。
  • 履歴を残すことができる 。
  • 相手が電話に出られない時でも情報を伝えることができる 。

メールで情報を共有することによって履歴を残すことができるので、伝達漏れや聞き間違いをなくすことができるのが最大のメリットでしょう。

しかし、「PCのメールとスマートフォンのメールの両方をチェックするのは面倒だ」という声もあるでしょう。

会社のパソコン、スマートフォンそれぞれでメールを受信していて、

  • どれが未読なのかわからない 。
  • 一方はチェックしたが、一方は漏れていた 。
  • 事務所のPCでないと社内メールを見ることができない 。

といった悩み事もよく伺います。
 

こういった問題もスマートフォンなら「Outlook」や「Gmail」などのメールサービスと同期させることで、外出先からでも社内からでも同じメールを同じ状態として確認することができます。

一方、メールは非常に便利なコミュニケーションツールですが、ビジネスの場面ではデメリットも存在します。デメリットを知らずに使っているとトラブルにつながるので、トラブルを未然に防ぐためにもデメリットをよく理解しておく必要があります。
 

メールによる情報伝達のデメリット

  • 読まれているかどうかがわからない 。
  • 誤解が生じることがある。
  • コミュニケーションが簡素になる 。
  • 時間の共有ができない 。

お客様からのクレームなどの緊急連絡や重要な用件の際には、メールを送付した後で必ず電話等で受信確認を行う必要があります。

またメールは相手の時間を拘束しなくてもよい反面、微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。

相手の反応がわからないため、一方的な都合で解釈されてしまうことも多いので注意が必要です。特にクレームやトラブルの場合には、メール連絡だけで済ませてしまうのは非常に危険です。

他にもメールは送信した情報が履歴として残るため、万が一誤送信すると、相手がデータを削除しない限りいつまでも残ってしまいます。

送信先を間違えれば大きなクレームにもつながるので、送信前には送信先や内容を十分に確認するなど、誤送信をしないように十分に注意する必要があります。
 

近年ではビジネスの連絡用ツールとして、メールからチャットへ移行するケースもみられるようになりました 。

チャットはレスポンスも早く手軽に使用できる便利なツールですが、手軽だからこそ無駄なコミュニケーションが増えたり、重要な情報が膨大な会話の中で埋もれてしまったりする懸念があります。こうしたことから、現時点ではメールでの情報共有をオススメします。
 

メールを上手に使いこなすことで情報共有が可能になり、お客様へのスピーディーな対応や業務効率アップにも効果があります。しかしデメリットもあるので、デメリットを十分に理解した上で活用することが大切です。

お客様への連絡もれをなくして信頼を獲得するために、スマートフォンのメールを上手に活用してください。
 

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