リフォーム会社の業務効率化のために!まず考えるべきポイントとは?|住宅リフォーム経営コンシェルジュ

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わが国は少子高齢化による働き手の不足と採用難が続き、近年は「人手不足倒産」という言葉も珍しいものではなくなってきました。
この傾向はリフォーム業にも影響を及ぼしています。

建築・リフォーム業ではかねてより職人不足は深刻ですが、今までは比較的応募が集まった営業やプランナーについても、採用が難しくなった、また、やっと採用できた人材が定着せず、すぐに辞めてしまうとお感じの会社様も多いのではないでしょうか。

そんな時代が背景となり、あらゆる業界で働き方改革が叫ばれ、人手不足を業務効率化で乗り切ろうという動きはますます加速しています。
また、人を採用しづらくなるということは、単純に広告費などの採用コストがかかるだけではなく、高待遇を用意し、福利厚生を充実させて「選ばれる会社」になる必要もあります。
そして採用した人材が高待遇に見合うだけの戦力になるまでの育成にかかる期間も考えると、目に見えないコストもますますかかってくることになるでしょう。

来たるべき人材難の時代を乗り切るためには、早急に業務の効率化を図る必要があります。
それは単に人にかかるコストを抑制するというだけではなく、リソースを有効活用し新たな価値を生み出す可能性も秘めているのです。

とはいえ、「業務効率化といっても何から手をつけたらいいのかわからない。」
「実際にどのくらい効率化できるかイメージがつかない」そうお悩みの会社様も多いと思います。

今回はリフォーム会社の営業業務に焦点をあてて、業務効率化のポイントを考えていきましょう。

目次

1. 「その場所」でしかできない仕事
2. 「人間」にしかできない仕事
3. 業務効率化は新しい価値を生む
4. ITツール定着のために
5. まとめ

01 「その場所」でしかできない仕事

リフォーム会社の営業業務を効率化するためにまず考えるべきは、その仕事が「その場所」でしかできないのかということです。
たとえば、営業さんの一日のスケジュールに沿って考えてみましょう。

出社→朝礼→社員のスケジュール・連絡事項の共有→外出→現場調査→お客様と打ち合わせ
→移動→職人さんと打ち合わせ→帰社→社内会議→見積作成→日報提出→帰宅

たとえば、現地調査やお客様との商談・打ち合わせは必ずその場所に行く必要があります。
でも、見積作成や社内のメンバーとの会議は場所を限定されません。
場所を限定されない仕事は、ITツールを導入すればどこにいても可能です。

具体的には・・
社内のスケジュール・連絡事項の共有・日報提出→チャットツール、カレンダーツール
職人さんや社内メンバーの会議→WEB会議ツール
見積書の作成と送信→業務支援ツール、メール・チャットツール

IT環境さえ整備すれば、これだけの作業を場所を限定されずにできるようになります。
結果的に営業担当が移動のために費やす時間を劇的に減らすことができるのです。

02 「人間」にしかできない仕事

それでは場所を限定される仕事は、効率化することができないのでしょうか。
例えば、売上データや顧客リストの作成など、数字や個人情報にかかわる部分についてはどこからでもアクセスできることは望ましくありません。
しかし、このような業務は実は人間がやらなくてもよい作業かもしれません。

売上データ作成を例に取ると、こんな作業が発生すると想定できます。

毎月社内のデータベースやクラウドにアクセス→必要な情報を検索してCSV出力→エクセルのフォーマットに転記→PDF化する→上長にメール送信

この一連の作業で、人が考えることは多くありません。
せいぜいどんなデータが必要か考えることと、ほしいデータを見やすくまとめるエクセルシートを作ることぐらいです。

それ以外の作業は考えなくてもできる単純作業なので、ロボットでも可能です。
むしろロボットのほうが見間違い・入力間違いといったヒューマンエラーを起さないのでかえって向いているともいえます。

こういった業務を行うロボットをRPA(Robotic Process Automation)と呼びます。
大手の銀行などではすでに導入され、今まで人が担ってきた単純作業を大幅に減らしています。
確かに、人を雇うコストを考えれば人には付加価値の高い仕事をやってもらうべきであり、そういった考えに基づくとRPAの導入は費用対効果の高い選択といえます。
これからは、単純作業はRPAありきの業務フローを構築していくことが、業務効率化のコアとなっていくでしょう。

03 業務効率化は新しい価値を生む

ここまで、「時間や手間を減らす」ことに目を向けてきましたが、削減ばかりが効率化ではありません。
ITツールを導入して業務効率化をする本当の効果は、削減によって生まれたリソース活用と業務の見える化によって発揮されます。
たとえば人材の採用と育成を例に考えてみましょう。

リソース活用

業務効率化により生まれたリソースで採用活動、育成活動に注力することができます。
たとえば、リモートワークでの雇用により通勤範囲や育児・介護などの事情に左右されずに優秀な人材を得ることができます。

業務の見える化

今まで属人化されていた業務がクラウド上で共有されることで、人材の流動があってもロスを防ぐことが可能になります。

もちろん人材に関わる部分だけではなく、営業に係るデータがクラウドツールに集約することになるので、隠れたコストや無駄な業務の割り出しが容易になります。
反対に費用対効果の高い業務も割り出せるので、新規出店による集客範囲の拡大、新商品開発、マーケティング戦略を効果的に立案し、売り上げ向上を図ることもできるでしょう。

このように考えると、業務効率化の真の目的は新たの価値の創出であるといえます。
反対に削減にばかり目を向けず、この視点を持つことが成功のカギともいえるでしょう。

04 ITツール定着のために

ただ、ITツールありきで業務を変えようとすると抵抗感を持たれたり、かえって手間が増えたと感じてしまい、うまく定着しないといったことになりがちです。

最も大切なことは業務の切り分けと効果測定です。
最後に失敗しないITツール導入のステップをご紹介します。

STEP1:効率化したい業務を選ぶ
STEP2:優先順位をつける
STEP3:実際に業務を行っている担当者にヒアリングする
STEP4:どうなれば効率化した、と判断できるのか数的に設定する(月/年間隔で)
STEP5:ITツールでの効率化が可能か調査する
STEP6:ツールを選ぶ
STEP7:導入する
STEP8:月次/年次で効果を評価する

社内にITに詳しい社員がいない場合でも1~4までは可能だと思います。
社内で洗い出しをした後で、ITツールの検討に入ることで抵抗感なく導入をすすめることができます。
また、昨今は業務効率化を専門にしたコンサル業も多く存在します。
客観的な視点をもつと言う意味でも、信頼できる業者に相談することも一考の価値があるでしょう。

05 まとめ

働き方改革、業務効率化はこれからの人材難の時代を生き抜くために取りくむべき優先事項となっています。
それを象徴するように、経済産業省は2017年よりIT導入補助金を設置し、主に中小企業のITツール導入と業務効率改善を後押ししています。

「人にしかできない仕事・付加価値の高い仕事に人が打ち込める環境を作る」
この働き方改革の真の目的を達成するために、ITツールの導入をすすめるチャンスです。
補助金の利用も念頭に入れて、自社の業務環境の改善を目指しましょう!

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